視頻會(huì)議設(shè)備的發(fā)展已經(jīng)改變了全球公司的游戲規(guī)則。即使大家工作在不同的區(qū)域，通過視頻會(huì)議也能及時(shí)解決工作中的問題。即時(shí)的會(huì)議將信息分發(fā)給整個(gè)遠(yuǎn)程辦公團(tuán)隊(duì)，因此可以節(jié)省許多有價(jià)值的時(shí)間。下面就讓小編給大家介紹一下關(guān)于如何開好一場遠(yuǎn)程視頻會(huì)議，讓我們一起來看看吧。

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如何開好一場遠(yuǎn)程視頻會(huì)議

開好一場視頻會(huì)議第一步：固定會(huì)議時(shí)間

       開啟高效遠(yuǎn)程會(huì)議的第一步就是為遠(yuǎn)程會(huì)議確定一個(gè)合適的日期及時(shí)間。

       建議為團(tuán)隊(duì)會(huì)議選擇一個(gè)固定的時(shí)間，例如在每周一召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議，固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議時(shí)間有助于團(tuán)隊(duì)成員合理規(guī)劃日程安排，并形成一個(gè)持續(xù)的溝通渠道。

       為分布式團(tuán)隊(duì)找到適合每一個(gè)人的會(huì)議時(shí)間并不容易，特別是當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員身處不同時(shí)區(qū)。

開好一場視頻會(huì)議第二步：設(shè)定會(huì)議規(guī)則

       一旦確定了會(huì)議日期和時(shí)間，制定一套遠(yuǎn)程會(huì)議規(guī)則就非常重要了，這將幫助團(tuán)隊(duì)充分利用每一次會(huì)議。可以通過郵件分享團(tuán)隊(duì)成員這些規(guī)則，或者將它們作為討論要點(diǎn)添加到會(huì)議議程中。

       下面是一些遠(yuǎn)程會(huì)議的指導(dǎo)方針：找一個(gè)沒有背景噪音的地方；有人發(fā)言時(shí)將自己的麥克風(fēng)靜音；盡量開啟視頻，這樣每個(gè)人都能看到你的面部表情；在會(huì)前熟悉會(huì)議議程，并準(zhǔn)備好發(fā)言；不輕易打斷他人的發(fā)言，你可以先寫下自己的想法，之后進(jìn)行說明；開會(huì)時(shí)不要盯著手機(jī)或做其他事情；為每個(gè)討論話題設(shè)定時(shí)間限制。

開好一場視頻會(huì)議第三步：提前規(guī)劃議程

       沒有議程規(guī)劃的會(huì)議必定是一場無效且混亂的談話，因?yàn)榇蠹铱赡苄枰ㄙM(fèi)15～20分鐘來弄清楚這次會(huì)議的目的。

       會(huì)前商討會(huì)議議程，清晰的討論話題不僅能幫助團(tuán)隊(duì)成員為會(huì)議做適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，還能促進(jìn)會(huì)議討論，讓每個(gè)人（特別是比較內(nèi)向的團(tuán)隊(duì)成員）都感到有權(quán)利參與討論。

開好一場視頻會(huì)議第四步：分配會(huì)議角色

       “怎樣才能讓遠(yuǎn)程員工在開會(huì)時(shí)保持專注？”，這可能是每個(gè)分布式團(tuán)隊(duì)都在經(jīng)歷的問題。

       建議為參會(huì)者分配并輪換不同的會(huì)議角色：討論協(xié)調(diào)人、會(huì)議計(jì)時(shí)員和會(huì)議記錄員。這有助于提高會(huì)議的參與度，促使參會(huì)者為會(huì)議的成功投入更多的精力。另外，在會(huì)議討論中，詢問特定參會(huì)者的意見也有助于提升成員的會(huì)議參與感。

開好一場視頻會(huì)議第五步：會(huì)議紀(jì)要和任務(wù)

       會(huì)議記錄對分布式團(tuán)隊(duì)尤其重要，它可以幫你將討論想法記錄下來，當(dāng)有遠(yuǎn)程成員錯(cuò)過會(huì)議時(shí)，會(huì)議紀(jì)要將更快幫助其同步信息。如前所述，在遠(yuǎn)程會(huì)議中，可以指定團(tuán)隊(duì)中的一人記錄討論點(diǎn)，指定另一成員在會(huì)議結(jié)束時(shí)檢查分配的任務(wù)。

       使用會(huì)議桌特有的「會(huì)議紀(jì)要」和「任務(wù)管理」功能為團(tuán)隊(duì)打造了一個(gè)集中的信息樞紐，成員可以快速了解優(yōu)先項(xiàng)及項(xiàng)目任務(wù)，讓團(tuán)隊(duì)保持在既定運(yùn)行軌道上。

開好一場視頻會(huì)議第六步：會(huì)后跟進(jìn)

       會(huì)議是大多數(shù)頭腦風(fēng)暴和決策制定的地方，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人應(yīng)在會(huì)后跟進(jìn)關(guān)鍵要點(diǎn)。在會(huì)議結(jié)束后通過電子郵件重述決策或行動(dòng)，有助于加強(qiáng)決定和明確信息。

       跟進(jìn)的另一個(gè)重要部分是詢問與會(huì)者參會(huì)體驗(yàn)，以及是否有意見反饋，以使團(tuán)隊(duì)會(huì)議更富有成效，讓未來的遠(yuǎn)程會(huì)議更高效。

       促進(jìn)團(tuán)隊(duì)交流與合作的最好方法之一是，在管理遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)時(shí)安排定期的團(tuán)隊(duì)會(huì)議，通過會(huì)議交流，讓團(tuán)隊(duì)共享最新信息，對新想法進(jìn)行集體討論，并確定明確的優(yōu)先級。以上就是小編為大家介紹的關(guān)于“如何開好一場遠(yuǎn)程視頻會(huì)議”的全部內(nèi)容啦，希望能給大家?guī)韼椭?/p>