對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，對(duì)辦公時(shí)產(chǎn)生的大量辦公文檔進(jìn)行高效的版本管理，是溯源版本的重要方式，是非常重要的，今天，小編就將介紹文檔版本管理辦法，文檔版本管理意義的內(nèi)容，一起來(lái)看看吧，希望對(duì)你有所幫助。

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2.7

14條點(diǎn)評(píng)

咨詢產(chǎn)品

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文檔版本管理辦法，文檔版本管理意義

1.文檔版本管理意義

• 存儲(chǔ)分散：工作流程過(guò)程中生成的圖紙、文檔、清單文件存儲(chǔ)在個(gè)人計(jì)算機(jī)上,得不到統(tǒng)一管理，同事之間的信息交流不及時(shí)，溝通不暢通。
• 精細(xì)的CAD圖紙無(wú)法查看預(yù)覽：精細(xì)的CAD圖紙?zhí)笠灾麓蜷_(kāi)緩慢，經(jīng)常無(wú)法預(yù)覽或預(yù)覽失敗。
• 數(shù)據(jù)丟失或泄漏:圖紙文檔管理不到位，沒(méi)有借助專業(yè)的圖文檔管理軟件軟件進(jìn)行規(guī)范管理，人員變更時(shí)交接有遺漏，可能導(dǎo)致重要的圖紙文檔的丟失外泄， 缺少安全防護(hù)，意外刪除或病毒入侵會(huì)導(dǎo)致文件丟失。
• 史版本混亂：制造型企業(yè)經(jīng)常會(huì)修改，一份圖紙文件可能會(huì)被多人多次修改，查找不便，很容易引起版本混亂，難以確定最終的有效版本。
• 外部文件協(xié)作不便：公司與客戶、合作伙伴之間的圖紙文件交流頻繁，文件協(xié)作麻煩。
• 外出辦公不便：外出辦公時(shí)圖紙文檔的傳輸、審批不便。

2.文檔版本管理辦法

• 圖紙資料歸檔存儲(chǔ)與共享：將文檔集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一編碼管理,提高圖文檔使用便利性。
• 圖紙文檔模板管理:根據(jù)團(tuán)隊(duì)、部門等需要?jiǎng)?chuàng)建各類圖紙文檔模板，工作人員可通過(guò)選擇對(duì)應(yīng)模板快速創(chuàng)建圖紙文檔，統(tǒng)一文件樣式。
• 歷史版本管理：同一個(gè)圖紙文檔每修改一次，新版本會(huì)代替舊版本，之前所有的舊版本會(huì)被有序管理在歷史版本功能模塊中，歷史版本可用于數(shù)據(jù)追溯，版本重用，參考借鑒等。
• 水印保護(hù)：當(dāng)圖紙文檔導(dǎo)出或作他用時(shí)，可能通過(guò)系統(tǒng)添加水印。
• 權(quán)限管理：通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置各崗位的工作人員對(duì)各功能模塊、目錄文件夾、具體圖紙文檔的使用權(quán)限。
• 流程協(xié)作管理體系：通過(guò)制定對(duì)應(yīng)公司的工作流程步驟,實(shí)現(xiàn)管理流程化,圖紙文檔從創(chuàng)建、協(xié)同、沉淀與再利用的全生命周期管理。

       保存好企業(yè)的圖文文檔，首先對(duì)企業(yè)理清自身業(yè)務(wù)有好處，其次也有利于未來(lái)復(fù)盤，記錄留檔。高效的企業(yè)一定有合格的文檔版本管理系統(tǒng)，以上就是文檔版本管理辦法，文檔版本管理意義的內(nèi)容，感謝您的閱讀。