BI系統可以通過多種方式分享和分發報表和儀表板，以下是一些常見的方法：

1. 郵件發送：BI系統可以將報表和儀表板以附件形式發送到指定的郵箱，用戶可以通過郵箱查看和下載。

2. Web鏈接分享：BI系統生成一個獨特的Web鏈接，用戶可以通過該鏈接直接訪問報表和儀表板，無需登錄BI系統。

3. 嵌入到網頁或應用程序中：BI系統提供API接口，可以將報表和儀表板嵌入到網頁或應用程序中，方便用戶在自己的系統中查看。

4. 導出為PDF、Excel等格式：BI系統可以將報表和儀表板導出為PDF、Excel等常見的文件格式，用戶可以自行選擇下載和保存。

5. 定時發布：BI系統可以設置定時任務，在指定的時間自動發布報表和儀表板給指定的用戶或用戶組。

推薦的5款商業智能BI系統如下：

1. 觀遠數據（FineReport）：觀遠數據是一款國內領先的BI系統，具有強大的數據處理和可視化能力。它支持多種分享和分發方式，包括郵件發送、Web鏈接分享、嵌入到網頁或應用程序中等。觀遠數據還提供豐富的圖表和報表模板，用戶可以快速創建和定制自己的報表和儀表板。

2. Tableau：Tableau是一款知名的BI工具，提供直觀的數據可視化和交互式分析功能。它支持將報表和儀表板導出為PDF、Excel等格式，也可以通過Web鏈接分享。Tableau還有強大的社區和在線資源，用戶可以分享和討論自己的分析結果。

3. Power BI：Power BI是微軟推出的一款BI工具，與Office 365集成緊密。它提供豐富的數據連接和轉換功能，可以將多個數據源整合到一個報表中。Power BI支持多種分享和分發方式，包括郵件發送、Web鏈接分享、嵌入到網頁或應用程序中等。

4. QlikView：QlikView是一款自助式BI工具，提供直觀的數據可視化和探索性分析功能。它支持將報表和儀表板導出為PDF、Excel等格式，也可以通過Web鏈接分享。QlikView的關聯分析功能非常強大，可以幫助用戶發現數據之間的隱含關系。

5. MicroStrategy：MicroStrategy是一款全面的企業級BI平臺，具有強大的數據整合和分析能力。它支持多種分享和分發方式，包括郵件發送、Web鏈接分享、嵌入到網頁或應用程序中等。MicroStrategy還提供豐富的移動端支持，用戶可以隨時隨地訪問報表和儀表板。

以上是五款商業智能BI系統的簡介，它們都具有各自的特點和優勢，用戶可以根據自己的需求和預算選擇適合的系統。