會議服務中注意事項有:會場環境,細節服務不能少;會場布置,座位原則不能錯;會議人員,保證到會不缺席等;會議前應該準備好相關資料;盡可能提前練習(若是需要發言)等。
會議服務中注意事項有哪些
1、會場環境,細節服務不能少
一方面檢查會議資料、會議物品是否發放全部到位,裝訂是否存在錯誤;另一方面檢查會議設備是否調整好,包括音響話筒、電腦、空調燈光,確保話筒擺放標準、正確、音量適中、電源可靠,投影正常使用,空調提前開放,燈光開啟,避免忽明忽暗。這次會議要用到可視化平臺,一定要提前調試好,確保直播的信號暢通。
2、會場布置,座位原則不能錯
“先定中間,再定左右”,主要領導的左手邊是次要領導的,依此類推。這次是長桌會,市領導做一頭,兩邊根據名單職務,打印好的座次牌依次排好。同時要確認打印的姓名是否正確。
3、會議人員,保證到會不缺席
一方面做好會議人員的簽到工作,會前十分鐘確定好參會人員是否到位,及時注意人員的變化,做好溝通聯系;另一方面此次會議有交流發言,要按照順序做好發言席的準備及話筒的相關工作。
4、會議前應該準備好相關資料
會議前要提前準備好所有相關的資料,包括所有參會人員的完整資料,要注意區分不同會議人員的角色并按照不同角色準備資料,如若在會議過程中需要給參會人員發放禮品或紀念品也要提前準備,與會議相關資料一同準備齊全置于所有的資料文件袋內發放給參會人員。
5、盡可能提前練習(若是需要發言)
如果需要陳述工作內容或是要進行提案什么的,最好時間多演練一下,就算緊張,至少把該說的都要說清楚,而且練習也可以讓你更加自信,在會議上可以表現更更加游刃有余,不僅同事對你刮目相看,就連領導也會對你贊賞有加的。
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