會議簽到的作用是準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)，更好地安排會議工作。會議簽到是一項(xiàng)重要的工作，也是會中任務(wù)的重要內(nèi)容之一。秘書人員應(yīng)在查核到會人員后，將情況報(bào)告主持人，以便確定會議能否按時(shí)召開。

會議簽到的作用是什么

簽到是出席會議人員到會的第一件事，參加會議人員在進(jìn)入會場時(shí)一定要簽到。有些會議只有達(dá)到一定人數(shù)才能召開，否則會議通過的決議無效。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。

如果可能，使用計(jì)算機(jī)簽到。如果人員較多，規(guī)模較大，最好使用專門的會議簽到系統(tǒng)，尤其是租賃使用能兼顧到方便性和節(jié)省成本的目的。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人，工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。 如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

會議簽到系統(tǒng)是為了實(shí)現(xiàn)各政府、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所召開會議的簽到數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和信息查詢過程自動化，實(shí)現(xiàn)會議管理自動化專門研制的所開發(fā)的非接觸射頻卡會議簽到系統(tǒng)。本系統(tǒng)采用了最先進(jìn)的非接觸RFID技術(shù)，與會人員只需通過會議簽到機(jī)區(qū)域，便可快速同時(shí)完成多人會議簽到操作。它方便了參會人員的出席簽到、會議管理人員的統(tǒng)計(jì)和查詢；為有效地掌握、管理參會人員出入和出席情況提供了輕松的解決方案。