企業文件涵蓋了企業的核心知識、文化內涵、商業經驗等無形資產。越來越多的管理者意識到文檔管理在企業管理中的重要性。企業文檔管理是一項必須做好的系統工作。然而，如何提高企業文檔管理水平是許多管理者應該考慮的問題。

 

通常，公司文檔分散在各種員工的工作計算機和移動設備中，沒有統一的歸納和存儲。這將導致問題，如在尋找信息時不知道文檔在誰手中，舊文件存儲位置記憶模糊，無法快速找到，這將極大地影響工作效率。此外，在項目負責人變更、員工入職、辭職等情況下，文件轉移無法順利連接。

目前，大多數企業的內部信息和秘密文件只允許少數人共享和流通，但有時涉及上下級之間的合作，甚至公司內外的合作都超出了傳統文件管理方法的控制范圍。此外，由于人員權限不明確，核心文件的細節被錯誤地修改和刪除，甚至不時惡意刪除。

在工作組中修改文檔時，通常由QQ、微信、電子郵件等傳輸，導致文檔的多個版本。在下載和保存時，很容易區分哪個是最新版本。團隊不能保證修訂后的最新版本，這極大地影響了合作的效率。

企業對文檔管理的需求分為三個層次。

 

存儲首先需要足夠的存儲空間，其次需要技術安全。

目前，AES-256加密標準廣泛應用于市場上的團隊文檔管理工具備份數據，廣泛應用于軍事和金融行業。

在網絡傳輸中，一般采用SSL加密通道或HTTPS加密技術，保證傳輸安全，一般用于網銀和支付系統的傳輸。

(1)團隊管理

提供的賬上限應大于公司人數；

能夠建立公司組織結構，根據不同層次的部門對不同團隊的文檔進行管理；

能夠對成員進行不同的權限管理，確保可控。

 

(2)文檔管理

可進行多級目錄分類，合理分類整理；

設置文件權限，確保文件不泄露給無關內部人員；

可設置共享鏈接權限，確保文件不泄露給無關外部人員；

如果能在本地創建一個文件夾，文件夾中的文件可以自動同步到云端，這樣會更方便管理文件。

支持文檔文本，即多人同時編輯文本，避免傳輸過程，提高工作效率；

支持合作表，滿足一些簡單的表格使用場景；

支持歷史版本的查看和恢復，防止文檔崩潰或后期內容錯誤造成的數據損失，最好查看每個版本的具體修訂部分；

可以對文件進行評論，直接與文檔溝通，可以省去在即時通訊平臺上再次討論的麻煩。如果能支持評論一些文字，溝通會更方便；

要求編輯方法靈活，最好線上線下編輯；

有些人有用markdown編輯器的習慣，比如PM或技術人員，所以最好支持markdown，這是加分項。

盡可能多的終端通用，以滿足不同的團隊文檔使用場景。

上述問題可以通過一站式文檔管理平臺輕松解決。

 

負責各環節的文檔管理人員可以通過相應的系統流程完成企業文檔從收集、輸入、整理、歸檔到再利用的全生命周期管理，跨部門、跨區域實現文檔的全生命周期管理。同時，系統會清晰地記錄文檔流通的痕跡、流程審批結果等，文檔流通的每一步都要安排清楚。

 

操作簡單：打開瀏覽器就可以用，不懂編程技術會用Word就能輕松編輯文檔，隨時編輯、隨時更新、隨時發布。

專業的文檔綜合管理平臺，配備完善的文檔搜索和借還功能，使文檔應用更加簡單。

大量文檔，一鍵搜索：員工可以通過組合搜索、全文搜索、二次搜索、自然語言搜索等搜索功能，一鍵快速找到所需信息。

通過流程借還：通過企業文檔借還功能，員工可以通過流程申請領導在線審批，擺脫紙質審批的低效束縛；同時，借款人、用途、借款時間將逐一記錄，以便后續跟蹤。更完善的是，系統還將提供歸還提醒功能，文檔使用統計功能，幫助企業文檔應用更加標準化。

首先，系統中的每個分類都應該單獨設置權限；此外，授權對象、權限內的可訪問密度和可操作行為可以根據工作需要靈活設置。各種授權方式和支點可以深入定義每個用戶在每個模塊中對每個信息的可操作行為，靈活滿足企業的精細管理需求。此外，當企業安全戰略發生變化時，企業應隨時調整定義的權限制度，以支持不斷發展的管理和業務需求。