企業如何搭建一個有效的知識管理系統

Baklib

+ 關注

2022-04-12 14:53

638次閱讀

21世紀是知識經濟時代，企業管理也正在由對實物的管理轉向對知識的管理，單純的金融資本或物質資源來作為企業生存發展資本的時代已經一去不復返，知識管理作為企業嶄新的管理模式，如何卓有成效地進行知識管理、如何靈活運用金流、物流、人才流、知識流已經成為現代企業管理創新與發展最為重要的問題。

進行知識管理就需要搭建知識管理系統，對于企業來說，建立知識管理系統的過程其實是建立“外腦”的過程。“外腦”幫助企業管理大規模信息，把零散的知識點規則化、系統化，使之變成有序的知識網絡，以供隨時調用來解決問題。

那么本文討論的內容就是“企業如何搭建有效的知識管理系統”。

①文檔功能無法集中存儲，文件資料共享困難，嚴重影響公司的業務正常運行；資料文檔缺乏目錄結構，排序產生混亂，查找資料無從下手，協同共享困難。

②文件分散在不同電腦、服務器或系統中，難以統一備份，不清楚員工對文件有過哪些操作，工作出現問題，無法實際追溯，文檔存儲不在本地，核心資料易泄露。

③沿用傳統的管理模式，知識管理也僅是達到文檔管理，知識在沉淀后無法得到應用，同時對于基礎知識地圖、知識推送、學習培訓等達不到管理目的，無法形成企業知識網。

在了解方法和技巧之前，我們應該明確什么樣的知識管理系統對于企業來說是有效的。

情境敏感性要求應該能夠理解知識要求的上下文情境。

用戶敏感性要求應當能夠根據用戶的知識背景和經驗對知識進行整理組織，這對于特定知識尋求者來說是最有用的。

處理靈活性要求應能處理任何形式的知識，包括不同主題、結構和媒介。

學習智能化要求應當了解它的使用者和它所貯存的知識，隨著時間的流逝，它為使用者提供知識的能力應因此而不斷提高。

建設性要求應能推斷出用戶的知識需求，并能超出用戶所表達的需求對關聯的知識作出提示。

建立企業內部知識庫的第一步是得到內部員工的認可和肯定。企業需要向內部員工解釋知識管理的優勢，并傳達知識對其發展的有利影響。只要大多數員工認為這是可行的，他們在真正建立知識庫系統時就會減少很多阻力。

為了讓員工對知識庫有更大的熱情和熱情，他們可以將員工分享的知識與激勵掛鉤。知識分享是一件好事。如果分享知識的人能夠根據知識的價值獲得相應的獎勵，更多的員工將參與其中，并為知識庫提供更有價值的知識。

構建內部知識庫系統不僅僅是員工傳輸文件，而是需要專人負責管理和維護。首先，文檔的格式是否可以在電腦和手機上打開；根據需要或內容對文檔進行分類和標簽配置，有利于員工及時找到相應的文檔并獲得答案。

借助相應的軟件，企業可以根據自己的實際需要和預算規劃，在市場供應商中選擇最適合自己企業的知識庫軟件。同時要保證數據安全，存儲空間大。

如果你想建立一個完整的團隊知識管理系統，你必須使用團隊知識管理平臺來管理和存儲團隊知識文檔。一個好的平臺可以使團隊知識系統的建設更容易，從而事半功倍。

一個好的團隊知識平臺至少要做到以下幾個方面：

穩定，知識安全不丟失。文檔安全是首要考慮因素，所以平臺最好由大廠提供。
存儲空間大，內容不泄露。團隊知識和信息包括許多秘密。平臺必須仔細選擇。非常小的第三方平臺可能不那么安全。
區分個人文檔和團隊文檔。方便成員使用，因為成員也有自己的知識庫，需要區分。
多級目錄，多成員權限，多文檔權限。各種目錄用于分類和層次管理。各種權限是領導管理的需要。
查看使用方便，分享方便。方便的使用和快速的共享非常重要。在使用方面，需要滿足多終端的特點，以滿足不同的應用程序場景。分享包括成員之間的分享和外部人員的分享，輕操作更好。
最好提供多人聯合編輯，編輯后可直接保存到平臺上。無需傳輸和下載，多人編輯可以使工作流程更容易。直接保存到平臺也是一個非常重要的功能。