如何真正將企業(yè)知識管理做出價值？

Baklib

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2022-05-11 14:29

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企業(yè)本身的業(yè)務(wù)需求、外部各類標準規(guī)范的要求、數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢帶來的便利，讓更多的企業(yè)開始搭建知識庫，開始試圖通過知識管理去提升組織的效率和創(chuàng)新能力。

KMCenter的研究也顯示了，從二十一世紀的20年代開始，大部分機構(gòu)都會開始知識管理之路，知識庫和知識管理正在成為現(xiàn)代化企業(yè)的標準配置和元能力。

但與傳統(tǒng)的職能管理和業(yè)務(wù)管理相比，知識管理作為元管理對于大部分企業(yè)而言，要做好這項工作都意味著深刻的管理變革，并不容易而且很容易低估起難度，出現(xiàn)的狀況就是“做知識管理的多，但真正做的好的少”，許多單位的知識管理都是開始時躊躇滿志，但做起來后一地雞毛：沒有真正對核心業(yè)務(wù)和工作產(chǎn)生價值。

既然企業(yè)知識管理已經(jīng)成為了戰(zhàn)略層面的重要任務(wù)，這就需要企業(yè)管理者提升意識，積極推動企業(yè)知識庫的構(gòu)建，從根源上推動該項工作的落地和實施，如果缺乏相關(guān)經(jīng)驗，那么可以從以下幾個方面入手：

建立知識管理委員會，負責知識管理的總體規(guī)劃和流程運行，以及專家?guī)斓墓芾怼?/div>

企業(yè)首先需要根據(jù)企業(yè)所在的行業(yè)和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，識別出行業(yè)和戰(zhàn)略所需要的知識和能力，并將知識進行系統(tǒng)化和結(jié)構(gòu)化，理清各知識的邏輯關(guān)系。

其次，還要識別出哪些是外部知識，哪些是組織內(nèi)部需要擁有的自由知識。

最后，組織還須識別出哪些知識是空白的，尤其是和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略緊密相關(guān)的知識。同時，組織需要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略需求，定期對知識地圖進行更新并升級。

知識保留的有限度可以按下圖的流程，基于企業(yè)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和人員的離職風險的評估，確定知識的保留和抽取的優(yōu)先度，并定期更新。

這一點充分證明做好企業(yè)知識管理只靠管理者的推動還遠遠不夠，還需要員工彼此之間可以相互交流知識，使知識由個人的經(jīng)驗擴散到組織的層面。在企業(yè)內(nèi)部，員工可以通過查詢組織知識獲得解決問題的方法和工具。反過來，員工好的方法和工具通過反饋系統(tǒng)可以擴散到組織知識里，讓更多的員工來使用，從而提高組織的效率。

充分利用IT、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實現(xiàn)知識管理的信息化和數(shù)字化。首先，企業(yè)可以基于知識地圖建立知識的存儲、檢索、查閱等的知識庫信息平臺，搭建屬于自己的知識庫。

想要搭建起一個完整的團隊知識管理體系，必然要借助團隊知識管理平臺，用以管理存放團隊知識文檔。好的平臺能讓搭建團隊知識體系這件事變得更簡單，從而達到事半功倍的效果。

一個好的團隊知識平臺至少要做到以下幾個方面：

（1）穩(wěn)定，知識安全不丟失

文檔的安全是首要考慮因素，所以平臺最好由大廠提供。

（2）存儲空間大，且內(nèi)容不泄密

團隊知識、資料包括許多機密，平臺一定要謹慎選擇，非常小的第三方平臺可能沒有那么有保障。

（3）個人文檔和團隊文檔加以區(qū)分

方便成員使用，因為成員也有自己的知識庫，需要加以區(qū)分。

（4）多級目錄，多種成員權(quán)限，多種文檔權(quán)限

多種目錄是為了分類與層級管理。多種權(quán)限則是leader的管理需要。

（5）利于查看使用，分享便捷

使用方便和分享快速很重要。就使用而言，需要符合多終端的特點，這樣才能滿足不同的應(yīng)用場景。分享則包括成員間的分享，以及向外部人員的分享，輕量操作為佳。

（6）最好還提供多人共同編輯，而且編輯完能夠直接保存到平臺

多人編輯能夠讓工作流程更簡單，不需要傳輸下載。直接保存到平臺也是非常重要的功能。

很多工具都把“編輯”與“保存”分離開了，編輯依托于別的工具，到保存的時候在納入管理保存工具之下。流程的銜接性不友好，要在多個系統(tǒng)中切換。復(fù)雜的操作流程會提高分享門檻。

（7）帶一些溝通功能，如評論等

能夠?qū)ξ臋n進行評論可免去需要來回切換至IM工具的繁瑣過程。評論最好是劃詞評論，能夠更清晰地了解評論針對的是哪部分內(nèi)容。

全球而言，在上述7點中做的比較好的一個是Google Docs，另一個是Office 365。但在國內(nèi)Google Docs需要翻墻才能使用，這無形之中將眾多用戶拒之門外。而office 365的服務(wù)處于國外，所以流暢度也不佳，導(dǎo)致體驗非常糟糕。因此并不是特別不推薦。

國內(nèi)做得較好的團隊知識管理平臺是Baklib，一款知識庫搭建軟件。Baklib的界面非常簡潔，支持跨平臺、跨終端使用。畢竟是國內(nèi)產(chǎn)品，所以比較符合國人的使用習慣，背靠其公的技術(shù)積淀，因此產(chǎn)品在穩(wěn)定性和安全方面應(yīng)該還是能得到很好的保證的。

有關(guān)“協(xié)作文檔”功能，也就是上面提到的第6點，不少云盤聲稱自己也能夠進行協(xié)作，實際上提供的只是“版本覆蓋”功能。也就是一個人完成自己的部分后，將文檔上傳到平臺上，另一個人再下載，編輯完成后再上傳覆蓋。而在Baklib上，所有文檔不僅能夠自動保存在云端，還支持在云端進行編輯，即寫即存，把編輯和上傳的步驟合二為一。它還支持多人同時編輯同一份文檔，省去很多復(fù)雜流程，從而降低了使用及分享團隊文檔的門檻。