企業電子文檔管理需要注意的點及解決措施

Baklib

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2022-05-31 11:20

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隨著計算機技術和網絡在企業管理中的普遍應用，電子文件成了企業業務活動中最直接的記錄。電子文件作為一種數字化信息，從產生、處理、傳遞至整理、保管、利用，形成電子檔案，豐富了檔案管理內容，也對檔案工作人員提出了一個新的課題。

要做好電子文檔管理，首先要了解文件的生命周期。簡單說，就是一個類型的文件從創建、修改、審批、定稿、分發、歸檔、銷毀的整個周期中會遇到什么操作，經手人有哪些，從而制定合適的管理規范。

1.文件密級設立。電子文檔管理的第一要素就是文件的密級。什么樣的文件是可以外發的，什么樣的文件是公司內部可以分享的，什么樣的文件是僅限特定的部門才能查閱的，什么樣的文件是僅特定的人能查看的。文件密級設定后才能保證文件在管理中的安全性。

2.文件和組織架構的關系。密級設定后，還需要明確文件的歸屬及和組織架構的關系。這一點不同的企業管理要求會有很大的差異。還要處理好文件在不同部門間的流轉問題。對于電子文檔來說，文件在部門間的流轉一定要處理好多副本問題和副本銷毀問題。

3.版本管理。電子文檔一定存在一個多版本問題，版本管理的核心要素是：一個文件的所有版本應該都是統一管理的。并且要維護好分支。常用的思路是版本名和分支名來區分文件版本。

4 .統一集中。這里有三個問題，一個是什么樣的文件需要統一管理。（目前一般就是所有和業務相關的文件都要統一管理），一個是如何收集。一個是誰來管（不同階段不同人管理還是全生命周期都可以管理）。這個可以是制度上的，也可以是操作規則上的。但最高效的肯定是借助工具。

5.分類，查詢。要管理好電子文檔的分類，一定是需要多維度的。傳統的文件夾結構是單一緯度的，很難符合要求。我們可以借助數據庫和標簽來管理。在規范制定時，要理清楚文件管理需要的維度才能進行分類。可以先總結需要的最少維度，譬如：按部門、按項目、按文件使用場景、按文件類型、按文件密級、按文件狀態。最簡單的方式可以主要維度用文件結構，其他維度用標簽補足。電子文檔最好使用搜索引擎來進行查詢，這里有個關鍵點就是“要區分不同查詢者的權限來推送查詢的結果，同時文件名也是文件內容的一部分，文件名也會泄漏文件信息“

6.歸檔及消亡。企業文件隨著企業正常是不斷增多累積的，可以視為歸檔是文件生命周期的終點之一。如何歸檔？歸檔后存儲在哪里？誰來管理歸檔？

7.冷熱的管理。長期不用的文件、存檔的文件、經常被引用的文件、目前一直都使用的文件的存儲方式和保存方式應該有所區別。以提高文件的使用效率。

文檔工作是企業全局工作的重要組成部分，企業領導及文檔管理部門領導要提高對文檔管理工作重要性的認識，進一步解放思想，摒棄舊觀念，樹立新觀念，適應新形勢，以開放、前瞻性的視角在更高的層面上籌劃文檔工作的發展方略，積極尋找文檔工作同企業中心工作的結合點，實實在在地解決文檔工作中存在的問題和困難，促使企業文檔工作快速發展。

堅持推行文書部門或業務部門立卷歸檔的制度，同時檔案部門要積極主動地協助立卷部門做好工作，發揮部門、業務部門熟悉文件形式和辦理過程的優點，提高案卷質量和工作效率，作為一個文書工作人員或檔案管理人員，應以高度負責的精神做好自己的本職工作。

一般情況下文件可以根據六種特征立卷，按問題特征立卷、時間特征立卷、名稱特征立卷、作者特征立卷、通訊特征立卷、地區特征立卷，把若干具有相同特征的文件組合在一個案卷內，這就是按文件特征立卷，是一種比較科學的方法，通常是根據文件的實際情況，靈活地結合運用2～3個特征來組立一個案卷，只要掌握基本的方法，再根據本企業的實際情況，靈活抓住文件的主要特征，然后根據文件數量多少，保存價值，文件之間的聯系等方面情況，結合其他特征細分，能更好的為企業檔案工作服務。

由于嚴格的組織管理和生產程序是確保產品質量，增加企業生存和競爭力的關鍵，而嚴格的組織管理和生產程序主要是由執行組織管理職能和規定生產程序的現行文件來體現，所以提供豐富的價值的借鑒性史料，便于機關日后工作中對有關文件的繼續貫徹執行。在文書材料中，有的效用是一次性的或短時期的。實踐證明，對這類文書材料保存最好的方法就是及時地裝訂成卷。按照一定的制度由文書檔案室或交檔案館進行科學管理。以備及時地調卷、查考和利用。

為了使這項管理走入良性循環發展軌道，需要不斷提高其管理者的素質。具體包括：　　

提高文件與檔案管理機構素質人才的構成比例

高素質的文件與檔案管理者群體的形成是提高其信息工作整體水平，從而全面、有效地服務于企業各項活動的前提和基礎。　　

加強對在職文件與檔案管理者的培訓

提高企業高素質的文件與檔案管理者的構成比例，加強對其在職人員，特別是中青年專業技術骨干的繼續教育，是使文件與檔案管理者工作適應企業跨世紀可持續發展需要的重要人才保障。

加強企業文檔管理者的觀念創新

文檔工作者如果沒有創新的認識，文檔工作的創新就無從談起。因此，文檔工作者要適應文檔工作網絡化的要求，在工作中滲透創新思想、開展創新實踐。企業領導者應當充分認識企業文檔職能型、管理型、知識型、信息型的特點，科學把握企業發展與企業文檔管理的內在聯系，注重發揮文檔的潛在生產力，并對文檔工作給予應有的支持。企業文檔工作者應當順應企業文檔事業發展趨勢，樹立“管理型、信息型、服務型”觀念，加強自身職業修養，否則就難以提高檔案服務水平。　　

提高企業檔案管理者學習創新

要做好新時期的文檔工作，隊伍建設至關重要。一方面，檔案人員要樹立正確的價值觀，要樹立學習上不進則退的思想。另一方面，企業管理者要以新的方式、新的觀念全方位發掘、培養、選拔檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷嘗試采用新的模式激勵檔案人員充分發揮其聰明才智，為企業發展提供智力支持。

企業文檔管理隊伍建設應朝著知識結構綜合化、年齡結構階梯狀、性別比例適度、高學歷人員所占比例適當的目標努力，只有這樣才能實現企業檔案工作的持續、長久、高效發展。檔案工作者不僅應掌握如何合作計算機網絡、如何利用復讀機處理信息等技術，還應學會利用網絡進行檔案信息的應用開發、用計算機網絡管理檔案，實現檔案信息資源共享。

提到了文檔管理產品，這里就不得不提到Baklib。它可以說是集以上三種產品于功能一身的一款在線文檔編輯軟件。

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