企業知識管理體系怎么搭建和運營？

Baklib

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2022-06-02 19:10

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企業本身的業務需求、外部各類標準規范的要求、數字化轉型趨勢帶來的便利，讓更多的企業開始搭建知識庫，開始試圖通過知識管理去提升組織的效率和創新能力。KMCenter的研究也顯示了，從二十一世紀的20年代開始，大部分機構都會開始知識管理之路，知識庫和知識管理正在成為現代化企業的標準配置和元能力。

在談論這個問題之前，我們先來看看一些在企業中常見的問題。

你給員工的培訓是不是都培訓的技能，他很厲害了，一旦離職，能給企業留下什么？
為什么你老板知道的很多有用的咨詢，下面的人卻一問三不知？
專業的問題是不是往往沒人懂，不停的給客戶、同事、新人培訓，重復浪費大量時間？
激發OKR創意，輔導KPI指標，這些背后的經驗和做法能不能變成既定工作流程？
是不是信息和配套文件跟不上組織、產品、流程的迭代，大家總是暈頭轉向？
新員工入職是不是了解公司和工作的非常有限？工作上手慢，又沒有人去教？

以上這些問題是不是戳到了你的痛處，如果是的話，接著往下看，看看企業進行知識管理會給企業帶來哪些好處。

提高跨部門信息分享效率，達到加值效果：讓關鍵信息進行集中整合，方便檢索，減少查找時間；
加速企業的創新和經驗積累：把工作創新，經驗積累等已固化的知識變成既定流程，通過個人與企業間的傳遞和重組，增加知識的價值和積累，提高創新能力，降低營運成本；
能夠建立起來標準的企業法則：建立企業知識管理里的標準化信息，標準化解決方案、標準化流程及操作手冊，標準化服務等，提高業務流程的效應速度和響應質量；
降低員工離職的知識損失：企業的知識系統被整合和管理，會隨著時間和經驗成幾何式增長，不會因為員工的離職，而造成企業無法成長或知識中斷的困局；
提高新員工的融入速度：完善的知識培訓和既定的知識參考，可以讓新員工迅速融入工作，發揮價值。

了解了以上知識管理對于企業的好處，也就明白了知識管理對于企業來說還是很有必要的。那么想要實施知識管理、搭建知識管理體系該如何做呢？

知識管理的核心操作步驟，分為四個層次：

這是知識管理架構實施，是將組織存量的知識進行梳理，建立知識分類結構和體系，同時規定各部門和職能的知識產出要求。

知識體系的架構通常分為：

共享知識：指企業固定不變可共享部分，比如規章制度
顯性知識：指既定明確參考使用部分，比如產品手冊
體系知識：指當下使用的具體操作方式或解決方案，比如SOP手冊
再生知識：指利用員工經驗和最佳創意積累的成熟經驗，比如業務共會筆記；

通過梳理知道組織有什么知識、通過分類將這些知識放到固定的維度和分類下，提高員工發現和定位的效率，保存了顯性的資源。

許多組織和機構并沒有全面的知識管理，也沒有做以上基礎層次的知識管理工作，但基于組織運營中的核心需求發現需要去做知識管理的工作，就用知識管理的方法去解決這些問題。

比如有許多企業大學從培訓、員工教育和人才培養的角度去做知識管理，收集各種課件、課程視頻、最佳實踐等資源，建立知識庫支撐員工學習。

還有從質量管理角度做知識管理，為了更好地質量管理要求沉淀經驗教訓，便于改進優化之前的質量問題等。相似的還有從標準化角度、創新角度的切入。

這種知識管理推動方式相對于僅僅站在知識立場上的推動，效果更好一些，原因在于這種情景下知識管理的目標明確而聚焦，將職能的需求轉化成對于知識的需求，更容易見到成效。但在實踐中，這個層次仍然存在著問題，歸納起來就是：

知識的層次性較低，大部分是業務產出（各類報告、圖紙、經驗總結）的各類知識原料，而員工工作中核心需要的能夠真正指導工作的知識內容欠缺，更缺乏更高層次的流程知識、情景和戰略的知識

知識組織的層次較低。依然是按照傳統的知識分類、導航、搜索方式進行，無法解決使用者“不知道自己不知道”的問題。

該層次的核心在于：

全面：各業務、職能全面的知識管理，而不僅僅是第一層基礎的管理或者第二層點的管理；支撐多種目的，既包括效率的重用和復用質量的穩定性與提升，也包括高層次的決策、創新等。

能力：通過系統的知識管理培訓、研討和實際工作，管理層和員工大都具備了知識管理的意識和能力，他們樂于用知識管理的方法去解決面臨的問題，并且具備了相應的內容（知識生產、組織、模型的構建）。企業層面提供相應經費和人員支持，建立了系統的知識管理組織結構和考核激勵制度，每個部門和團隊都有明確的知識管理目標與方向。另一個方面是，專業人員和業務專家具備知識管理的相應能力，可以基于需求去組織知識圖譜、場景圖譜，支撐核心工作。
價值：通過知識管理對于組織各層級的管理者和員工、各類型工作的支撐，直接產生價值，促進績效達成，形成良性循環持續投入

自動化是知識管理應用的技術實現層，市場上有很多軟件，也有很多辦公軟件平臺可實現知識應用的技術展現，暢想一下就是：未來的知識管理很重要職能是由人生產出標準化的知識，然后讓機器去實現，而競爭優勢在于誰最先標準化這些知識，誰能創造出新知識。

搭建知識管理體系，其基礎是搭建知識庫。

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