如何把企業(yè)內(nèi)部碎片信息系統(tǒng)化？

Baklib

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2022-06-21 11:40

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在這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，企業(yè)內(nèi)部會(huì)存在大量的碎片化知識(shí)，雖然表面上或許對(duì)企業(yè)沒有很大的影響，但實(shí)際不然。如果能把這部分知識(shí)有效地利用起來，對(duì)于企業(yè)能起到意想不到的作用。所以，現(xiàn)在最關(guān)鍵的問題就是如何把企業(yè)內(nèi)部碎片信息系統(tǒng)化。

公司在發(fā)展趨勢(shì)全過程中會(huì)造成很多的專業(yè)知識(shí)，而依據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，公司數(shù)據(jù)每一年以200的速率提升，在其中80%之上數(shù)據(jù)以文檔、電子郵件、圖片信息等碎片化數(shù)據(jù)信息散落于公司內(nèi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的每個(gè)角落。公司可以立即應(yīng)用的構(gòu)造，系統(tǒng)軟件化的專業(yè)知識(shí)信息僅占公司全部專業(yè)知識(shí)總數(shù)的10%，而此外90%的專業(yè)知識(shí)都?xì)w屬于無法運(yùn)用的隱藏專業(yè)知識(shí)，這對(duì)公司來講毫無疑問是一種極大的知識(shí)奢侈浪費(fèi)，怎樣對(duì)這種專業(yè)知識(shí)開展合理管理是一項(xiàng)機(jī)構(gòu)發(fā)展觀的重要。

從三個(gè)方面來看企業(yè)知識(shí)的碎片化問題：

管理困難：文件分散在不同的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器或系統(tǒng)中，難以統(tǒng)一備份。不清楚員工在文件中有哪些操作，工作中存在問題，無法實(shí)際追溯。文件存儲(chǔ)不是本地的，核心數(shù)據(jù)很容易泄露；搜索速度慢，效率低；知識(shí)庫(kù)版本管理混亂。
數(shù)據(jù)孤島：公司在信息化管理的過程中，可能先后采用了CRM、HRM、ERP等多種管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)然被封存在各種系統(tǒng)中，信息之間缺乏相互聯(lián)系的渠道，缺乏統(tǒng)一的界面，大量的信息，孤立的數(shù)據(jù)，多系統(tǒng)的相互獨(dú)立性成為公司信息管理的障礙，數(shù)據(jù)孤島的形成。
知識(shí)非個(gè)性化：企業(yè)中不同的人對(duì)知識(shí)和信息的切入點(diǎn)和關(guān)注點(diǎn)有本質(zhì)區(qū)別。許多企業(yè)的信息系統(tǒng)通常是一千人，組織成員不能根據(jù)需要獲得，知識(shí)和信息不能分類，知識(shí)不能有效積累和利用。

碎片化的企業(yè)知識(shí)往往會(huì)帶來一系列問題：

安全風(fēng)險(xiǎn):安全監(jiān)控、信息保護(hù)、信息安全傳遞、身份識(shí)別、權(quán)限控制等。對(duì)于相對(duì)敏感的文件，知識(shí)庫(kù)安全缺乏保障；員工離職或轉(zhuǎn)崗后，信息可能會(huì)丟失或泄露，文件安全將受到嚴(yán)重威脅。

協(xié)同共享難：管理系統(tǒng)功能不能集中存儲(chǔ)，知識(shí)庫(kù)不能有效協(xié)同共享，沒有目錄結(jié)構(gòu)。

知識(shí)賦能困難：不能將文檔管理與日常業(yè)務(wù)中的問題相結(jié)合，不能將知識(shí)應(yīng)用于沉淀后，不能形成企業(yè)知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。

小編認(rèn)為，想要企業(yè)知識(shí)從“碎片化”到“系統(tǒng)化”，要做好知識(shí)管理，搭建企業(yè)知識(shí)庫(kù)，將碎片化知識(shí)集中存儲(chǔ)起來。通過搭建知識(shí)庫(kù)使企業(yè)內(nèi)部知識(shí)系統(tǒng)化可能是最簡(jiǎn)單但卻最有效的方式。

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