知識管理是運用信息技術(shù)，通過對知識的取得、整合、轉(zhuǎn)換、分享、應(yīng)用與創(chuàng)新等一系列活動，使知識不斷產(chǎn)生、累積與升華，以便更有系統(tǒng)、更有效地運用知識去創(chuàng)新的管理。民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中形成和積累了大量有查考利用價值的檔案，這些知識資源在企業(yè)的發(fā)展過程中起到了不可替代的促進作用。因此，在知識管理視角下如何進一步管好、用好這些檔案，使民營企業(yè)檔案工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，是民企檔案工作面臨的一項全新課題。

 

民營企業(yè)檔案工作中存在的問題分析

新時期民營企業(yè)在興起與發(fā)展的過程中形成了大量檔案，但由于民企重生產(chǎn)，疏于檔案管理工作，在檔案工作出現(xiàn)管理信息化水平低、信息資源管理體制尚未形成、知識服務(wù)意識不強等諸多問題。知識經(jīng)濟時代，信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實體管理模式無法有效地收集管理易逝的、流動的、脆弱的電子文件。許多民知識管理視角下民營企業(yè)檔案工作研究企檔案機構(gòu)和人員面對電子文件的涌現(xiàn)，采取“鴕鳥政策”，固守傳統(tǒng)的檔案實體管理模式。面對信息技術(shù)發(fā)怵，無法應(yīng)對電子文件的沖擊，任由電子文件自生自滅，結(jié)果造成大量的檔案資源流失，甚至有的檔案人員只保管有領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章的重要紙質(zhì)文件，對電子文件一概不管，致使部分員工離職時隨意拷貝甚至刪除公司電腦中的電子文件。

民企檔案管理面臨上述困境的根本原因在于傳統(tǒng)檔案管理無法適應(yīng)外部環(huán)境的急劇變化，從知識管理角度審視企業(yè)檔案工作，可以為民企檔案管理變革提供新的思路，即通過挖掘企業(yè)檔案的知識價值，為民企創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度建立和市場競爭日益激烈的要求。

 

知識管理視角下民營企業(yè)檔案工作的對策

在知識經(jīng)濟時代，能夠指導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作創(chuàng)新管理理念與管理模式的就是知識管理理論。因為知識管理理論是知識經(jīng)濟時代的管理范式，它能從各個層面為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。民營企業(yè)應(yīng)從實際需求出發(fā)，打破傳統(tǒng)的企業(yè)檔案歸檔范圍和分類方法，把企業(yè)真正需要的檔案管起來，使檔案工作真正成為企業(yè)核心能力建設(shè)的重要組成部分。為較好地發(fā)揮民企檔案信息決策之源、發(fā)展之基的作用。

1.民營企業(yè)應(yīng)做好檔案收集工作，使檔案知識資源體系化

民營企業(yè)檔案的集中收集，是避免檔案散失、損壞、維護其安全、完整的必要手段。在通常情況下，民營企業(yè)檔案的收集有三種方式：

（1）職能部門收集。指由文件的形成或經(jīng)辦部門實行的收集工作，并由專人負(fù)責(zé)保管。

（2）檔案部門收集。指由檔案部門（或辦公室）對民企檔案實行統(tǒng)一收集和保管。

（3）個人收集。指在科技、生產(chǎn)、管理活動中形成的文件材料由責(zé)任人自行收集。

由于民營企業(yè)檔案的收集是伴隨各項民營企業(yè)活動的結(jié)束而自然開展的一項工作，通常由各職能部門完成。要做好檔案材料的收集工作，應(yīng)實行 “三納入”、“四同步” ，即把檔案工作納入民企整體規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入企業(yè)工作計劃和規(guī)章制度；把文件材料的形成積累、 整理歸檔納入各項工作程序，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍；要求布置（如工作任務(wù)）、檢查、總結(jié)、驗收（如科研工作）各項工作與布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作同步。

2 .民營企業(yè)應(yīng)建立知識產(chǎn)權(quán)檔案，為維護企業(yè)權(quán)益提供保障

我國加入世界貿(mào)易組織后，越來越多的民企處于應(yīng)對反傾銷、反補貼等貿(mào)易爭端的第一線，維護企業(yè)的合法權(quán)益，提高企業(yè)自身素質(zhì)，必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案為依據(jù)。檔案的憑證和法律作用是其它材料不可取代的。因此，民企檔案部門應(yīng)該認(rèn)真做好知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集、管理和服務(wù)工作，緊緊圍繞自主創(chuàng)新的需要，主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)、超前服務(wù)，進一步增強檔案利用效果，讓眾多的檔案信息成為具有知識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)核心競爭知識。從檔案管理角度來看，這是新的課題，需要很好的研究和規(guī)范。各級檔案部門加強對民營企業(yè)專利、品牌等涉及知識產(chǎn)權(quán)檔案的建檔指導(dǎo)，使檔案工作在保護企業(yè)產(chǎn)品產(chǎn)權(quán)中發(fā)揮重要作用，成為企業(yè)競爭“基石”。在民企檔案工作的實踐中，有很多范例值得我們借鑒。如：2003年8月，日本豐田起訴吉利汽車公司侵犯其知識產(chǎn)權(quán)，當(dāng)時被業(yè)界稱為“我國汽車知識產(chǎn)權(quán)第一案”。最終吉利集團依靠完整的專利檔案，維護了自己的合法權(quán)益。

3.推進民營企業(yè)檔案實行知識管理，是將檔案服務(wù)工作提升為知識服務(wù)活動的重要途徑

知識經(jīng)濟是直接依賴知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟，其本質(zhì)特征是：在整個社會生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識產(chǎn)品的生產(chǎn)支配了物質(zhì)產(chǎn)品的生產(chǎn)而居于主導(dǎo)地位，腦力勞動上升為人類勞動的主要形式。在知識經(jīng)濟時代，知識成為了關(guān)鍵的經(jīng)濟資源和比較優(yōu)勢的主導(dǎo)的、甚至可能是唯一的源泉。知識經(jīng)濟作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟、工業(yè)經(jīng)濟的全新的經(jīng)濟形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應(yīng)。知識管理強調(diào)通過知識應(yīng)用、知識創(chuàng)新，最大限度地實現(xiàn)知識的價值，充分發(fā)揮知識在經(jīng)濟活動中的作用，以順應(yīng)知識經(jīng)濟這種 “空前關(guān)注知識的價值”的要求。

知識管理的出發(fā)點是促使人們重新認(rèn)識企業(yè)檔案的價值：企業(yè)檔案作為一種重要的知識載體，已不僅僅是簡單的“歷史記錄”，而是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，是企業(yè)展望未來的窗口。為此，檔案管理應(yīng)該從關(guān)注對檔案實體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。在檔案收集過程中，應(yīng)該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強隱性知識的記錄與收集，加強非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集工作拓展為知識積累活動。在檔案整理過程中，應(yīng)該在檔案實體分類的基礎(chǔ)上，按照用戶的檢索偏好與利用習(xí)慣，進行多維度、深層次的檔案內(nèi)容的知識分類，從而使檔案整理活動演變?yōu)橹R組織活動。

在檔案鑒定過程中，不僅重視檔案的憑證價值、 長遠價值和保存價值，更要關(guān)注檔案的情報價值、 現(xiàn)實價值和利用價值，從而使檔案鑒定工作創(chuàng)新為知識評價活動。在檔案利用服務(wù)過程中，應(yīng)該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化手段，開展主動服務(wù)、個性化服務(wù)、 全過程服務(wù)與超前服務(wù)，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案，而不僅僅是檔案實體本身，從而將檔案服務(wù)工作提升為知識服務(wù)活動。

4.將民營企業(yè)家人事檔案納入人事部門的管理和服務(wù)范圍

民營企業(yè)家在創(chuàng)業(yè)的過程中，積累了大量的有保存價值的檔案材料，這是一筆可貴的知識財富。對于他們來說，能有一份像機關(guān)事業(yè)單位的職工記載人生軌跡的人事檔案，不僅能對他們進行全面公道的評價，這也是維護企業(yè)及其個人合法權(quán)益的重要憑證和依據(jù)，同時能夠充分體現(xiàn)黨和政府對民營企業(yè)家在政治上的關(guān)心，有利于在全社會創(chuàng)造支持民營企業(yè)的輿論環(huán)境，激勵各類人才支持民營企業(yè)的發(fā)展，參與民營企業(yè)的建設(shè)，努力營造人才興企的良好氛圍，促進民營經(jīng)濟快速健康發(fā)展。在建立民營企業(yè)家人事檔案的過程中，應(yīng)本著免費和自愿的原則，加強管理、優(yōu)化服務(wù)，按照國家人事檔案管理規(guī)范，將記錄企業(yè)家個人的學(xué)歷、政治經(jīng)歷、科研成果、受表彰獎勵情況等有保存價值的材料以及企業(yè)家個人的創(chuàng)業(yè)史和企業(yè)的發(fā)展史收集歸檔，并竭誠為民營企業(yè)家服務(wù)。

5.建立企業(yè)電子質(zhì)量檔案，使民企檔案技術(shù)管理水平不斷提高

在民企建立 “企業(yè)電子質(zhì)量檔案” 的目的，就是要以誠信的姿態(tài)、過硬的產(chǎn)品質(zhì)量，為全面展示企業(yè)誠信的形象提供平臺。電子質(zhì)量檔案包括企業(yè)的基本狀況、質(zhì)量認(rèn)證、計量標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備檢測、質(zhì)量監(jiān)督與違法行為以及企業(yè)的誠信信息的征集、信用等級的評定、誠信數(shù)據(jù)庫的開發(fā)等內(nèi)容。這些由企業(yè)和質(zhì)監(jiān)部門共同建立的電子質(zhì)量檔案將使政府進一步加大對產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)控力度，使政府宏觀調(diào)控與決策更富實效。電子質(zhì)量檔案的推廣應(yīng)用，為企業(yè)建立健全標(biāo)準(zhǔn)化、計量、質(zhì)量檢測、質(zhì)量管理和質(zhì)量信用體系，提高科學(xué)決策水平，實現(xiàn)質(zhì)量工作電子化、效能化監(jiān)管，以及在行政管理部門與企業(yè)之間構(gòu)筑網(wǎng)上互聯(lián)快捷服務(wù)方面，都有著重要意義。

 

民營企業(yè)檔案是記錄和反映企業(yè)各項活動和歷史面貌的第一手材料，是生產(chǎn)、 經(jīng)營、管理和科研等各項工作的依據(jù)和參考，也是企業(yè)的寶貴財富。從知識管理的角度審視民企檔案工作，檔案實行知識管理，將有助于民營企業(yè)增加技術(shù)和知識儲備，促進企業(yè)保護好知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強有力的保障；有助于民營企業(yè)在國際國內(nèi)市場競爭中增強抵御風(fēng)險的能力，并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護企業(yè)的經(jīng)濟利益和合法權(quán)益；有助于民營企業(yè)構(gòu)筑企業(yè)信用體系，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營理念，提升企業(yè)的文化品位；有助于促使民企檔案工作很好地適應(yīng)外部環(huán)境變化的要求，通過挖掘企業(yè)檔案的知識價值，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度建立和市場競爭日益激烈的要求。