近年來，國家檔案局相繼出臺《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《電子檔案移交與接收辦法》、《電子檔案管理基本術(shù)語》等系列與電子檔案管理工作的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。如何做好電子檔案的移交與接收工作呢？本文可供參考。

一、電子檔案移交和接收的準(zhǔn)備工作

1.明確移交和接收主體

根據(jù)規(guī)定，各級黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位應(yīng)向同級國家綜合檔案館移交電子檔案，撤并單位應(yīng)向接管單位或同級國家綜合檔案館移交，集團企業(yè)下屬單位應(yīng)向企業(yè)綜合檔案管理機構(gòu)移交。各級移交單位和接收單位應(yīng)當(dāng)切實履行電子檔案的移交和接收職責(zé)，由各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子檔案的移交和接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.規(guī)范移交和接收范圍

屬于國家綜合檔案館或接收單位規(guī)定的接收范圍的電子檔案，應(yīng)當(dāng)向國家綜合檔案館或接收單位移交。一般來說，應(yīng)當(dāng)是對于移交單位較為重要的，同時具有長期保存價值的電子檔案。在移交電子檔案的同時，與電子檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù)、特殊讀取軟件等內(nèi)容也應(yīng)一并移交。

3.確定移交和接收時間

根據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》規(guī)定，電子檔案應(yīng)當(dāng)自形成之日起5年內(nèi)進(jìn)行移交，對于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長移交時間。對于涉密電子檔案的移交時間，暫無明確規(guī)定，但一般均從嚴(yán)執(zhí)行。對于移交和接收頻率，可以采用定期或?qū)崟r的方式。定期即固定一段時間進(jìn)行移交和接收，如每年一次；實時即電子檔案產(chǎn)生后或產(chǎn)生后不久就進(jìn)行移交和接收。一般而言，采用定期的方式能夠節(jié)約傳輸成本。

4.選擇移交和接收方式

電子檔案移交和接收有離線和在線兩種方式，離線方式是指移交單位采用光盤、磁盤等介質(zhì)存儲電子檔案并向接收單位移交；在線方式是指移交單位通過與管理要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)或交換平臺傳輸電子檔案數(shù)據(jù)。有條件的單位可采取在線方式移交和接收，如使用專網(wǎng)的電子公文交換平臺等。

5.建立移交和接收平臺

對于接收單位來說，要便捷、準(zhǔn)確、安全地接收和保管來自眾多移交單位的電子檔案，工作量是非常大的。建立電子檔案移交和接收平臺顯得非常有必要。通過該平臺，可以同時完成電子檔案的接收、檢驗、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等工作，既可以提高電子檔案移交和接收工作的效率，又可以確保電子檔案信息的完整、準(zhǔn)確和安全。

 

二、電子檔案移交和接收的過程

1.組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)

根據(jù)規(guī)定的電子檔案移交范圍，組織相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)，并按照固定形式和要求對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，使之符合接收單位的要求。若采用離線移交，則使用光盤或其他介質(zhì)，按照相應(yīng)的存儲結(jié)構(gòu)和格式要求進(jìn)行轉(zhuǎn)換、存儲，并貼上相應(yīng)標(biāo)簽。過程中應(yīng)檢驗電子檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性、有效性和安全性，包括電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息是否與形成時的原始狀況一致，電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等是否缺損；電子檔案數(shù)據(jù)是否能夠識別有效、存儲可靠、載體完好等。

2.移交和接收電子檔案數(shù)據(jù)

不管移交單位采取離線方式還是在線方式移交電子檔案，接收單位都應(yīng)首先對電子檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗，包括數(shù)據(jù)內(nèi)容是否完整齊全、描述準(zhǔn)確、編目規(guī)范、手續(xù)完備，對于特殊格式的電子檔案，核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。對于離線移交的，還應(yīng)檢查存儲載體外觀是否完好清潔、無劃痕、無損壞、無病毒。之后才能與接收單位辦理交接手續(xù)，雙方填寫《電子檔案移交與接收登記表》，完成交接工作。

3.著錄和保存電子檔案數(shù)據(jù)

接收單位接收了電子檔案數(shù)據(jù)并不意味著移交過程就此結(jié)束，為實現(xiàn)電子檔案的長期存儲和有效利用，接收單位還需要對接收的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄，建立目錄或全文數(shù)據(jù)庫，方便查找和利用；遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)，將電子檔案向其他系統(tǒng)中遷移或在其他存儲設(shè)備中備份，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的長期存儲。

 

三、電子檔案移交過程中的注意事項

1.處理好保密與解密的關(guān)系

在電子檔案的移交和接收過程中，要注意處理好保密與解密的關(guān)系，應(yīng)采取“非密的要積極移交，涉密的要妥善移交”的策略。對于不涉密或已經(jīng)解密的電子檔案，凡是符合移交要求的，有長期保存價值的，都應(yīng)當(dāng)積極主動地進(jìn)行移交和接收。但是對于涉密的電子檔案，應(yīng)在符合國家有關(guān)保密安全的要求下，嚴(yán)格按照涉密信息和涉密載體的管理要求進(jìn)行移交和接收工作。若保密條件不成熟，則應(yīng)暫緩涉密電子檔案的移交和接收工作。

2.確保電子檔案的真實性、完整性和有效性

由于電子檔案自身特點和存儲環(huán)境的特殊性，使其在真實性、完整性和有效性方面容易受到破壞，影響電子檔案的利用價值。因此，在移交和接收過程中，應(yīng)特別注意對電子檔案真實性、完整性和有效性的檢驗，做到“移交前要檢查，接收后要驗證，定期遷移和轉(zhuǎn)換”。即在移交前，移交單位應(yīng)檢查電子檔案的真實性、完整性和有效性；移交和接收過程中，接收單位也需要對電子檔案進(jìn)行檢驗，確認(rèn)無誤后才能接收；在保管過程中，還應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行遷移和轉(zhuǎn)換，以確保電子檔案的長期可讀。

3.不斷探索新技術(shù)在接收和移交中的應(yīng)用

電子檔案的移交和接收是一項長期工作，需要持續(xù)穩(wěn)定的投入。隨著移交的電子檔案越來越多，容量越來越大，對存儲設(shè)備和傳輸通道的要求也越來越高。另外，為了安全有效保管接收來的數(shù)據(jù)，需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和容災(zāi)系統(tǒng)，并對存儲設(shè)備進(jìn)行定期狀態(tài)監(jiān)控、維護、軟硬件更新和升級，這些工作對于一般檔案接收單位來說將是一筆不菲的開支。這需要我們不斷采用新技術(shù)來提高電子檔案移交和接收工作的效率，同時減輕成本壓力。