周大福攜手法大大電子合同，簽約提效90%！
近日，由智享會與法大大聯(lián)合出版的《工作模式與內容的靈活管理》調研報告正式發(fā)布。在數(shù)字化浪潮席卷各行各業(yè)的當下，企業(yè)該如何順應時代發(fā)展、完善工作模式與內容的靈活管理，是人力資源管理者亟需思考的問題。
報告中詳細解析了8大名企的未來辦公模式探索之路，我們將與您逐期分享欣旺達、周大福、軟通動力、中駿集團、VMware、帝斯曼、開利、鼎捷軟件8家企業(yè)的最佳實踐案例，以期為您提供企業(yè)靈活管理方式的參考。
本期案例：周大福（全球知名珠寶品牌）
分享嘉賓：周大福人力資源高級經(jīng)理王維中
項目背景
周大福珠寶集團擁有龐大的零售網(wǎng)絡，截止目前于中國內地超1000個城市設立超過6000家門店，并推動電子商務業(yè)務的迅速發(fā)展，實施“雙動力”策略，在全渠道零售環(huán)境下成功突圍而出。按年度銷售額來看，周大福已穩(wěn)居全球珠寶行業(yè)領先地位。在全球奢侈品品牌排名中，周大福排名第八，也是中國唯一進入排名前十的公司。公司保持每年新增1000家門店，覆蓋城市越來越多。
在員工數(shù)量多、地域分布廣的情況下，通過傳統(tǒng)方式簽署各類文件，完成人力資源制度民主程序開展、勞動合同簽訂、制度簽閱，績效、考勤、到調離、薪資確認等工作的過程中，要文件打印、蓋章申請、郵寄及存檔的門店超6000家，耗時費力，相關工作頻次高、耗時長、監(jiān)管及回收難、成本高、勞動風險高等問題凸顯，給公司人力資源管理帶來前所未有的挑戰(zhàn)，同時大量的紙張使用也不符合綠色可持續(xù)發(fā)展理念。通過科技手段降本增效，應對快速發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)已勢在必行。于是周大福開始試點電子簽等新技術解決以上痛點。
電子簽名應用場景
近年來，在各級人社部門的政策推動下，電子合同在人力資源領域迎來爆發(fā)式發(fā)展。周大福則早就在鹽田區(qū)人力資源局的支持下，成為了首個由政府指定進行電子勞動合同試點的企業(yè)。
周大福電子簽名具體應用場景如下：
1、電子勞動合同
公司被政府選定為試點單位后，高度重視電子勞動合同試點工作，認真研究，依據(jù)《勞動合同法》和《電子簽名法》相關規(guī)定，突出創(chuàng)新性和可行性，形成電子勞動合同試點建設方案，并于2020年7月完成實施并簽署廣東省第一張電子勞動合同。
項目回顧
2019年1-7月：在鹽田區(qū)人力資源局指導下，周大福珠寶梳理業(yè)務痛點，提出人力資源數(shù)字化解決方案，并正式提出試點申請。
2019年8月：鹽田區(qū)人力資源局向國家人力資源與社會保障部提交《鹽田區(qū)部級深化構建和諧勞動關系綜合配套改革試點實施方案》，周大福電子勞動合同試點項目為入選“創(chuàng)新勞動合同管理機制”唯一項目。
2019年12月：國家人力資源與社會保障部正式批準鹽田區(qū)方案，周大福成為首家政府支持試點創(chuàng)新勞動合同管理機制的單位。
2020年4-6月：周大福試點方案經(jīng)過法院、人社局、勞動仲裁院、大學法學院等多方專家評估后，取得政府主管部門同意實施。
2020年7月：項目啟動并完成電子勞動合同簽署。
周大福電子勞動合同方案涉及勞動關系建立、勞動關系監(jiān)督與服務、勞動爭議調解與案件審理三大流程，通過流程設計、技術設計兩大保障電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足《電子簽名法》等規(guī)定的要求，并能支持勞動司法流程的數(shù)據(jù)取證。
電子勞動合同方案通過試點并驗收后，周大福將電子簽技術全面應用于人力資源管理各類場景。
2、績效管理
周大福處在珠寶零售行業(yè)，需要每月跟員工溝通銷售目標及確認績效結果。現(xiàn)通過周大福智人APP，可以使用電子簽完成以上的簽署工作。
3、日常考勤
以前周大福使用紙質形式簽署考勤表，在2021年之后開始使用電子簽形式完成日常考勤表的簽署與確認。
4、公示文件
企業(yè)內部變更員工制度及獎金制度后要做公示。在上線電子簽之前，周大福通過電子郵件將公示文件發(fā)送至全國各個門店，門店員工下載打印后粘貼至店內，每位員工簽名后將紙質版文件存檔，其程序相對復雜。但現(xiàn)在周大福所有的公示文件均可通過智人APP使用電子簽完成簽署，員工可以在APP上查看公示文件，如果員工有任何疑問也可通過平臺聯(lián)系HR，溝通后再簽署。
5、證明類文件
在職證明、離職證明、收入證明，以及人事流程里關于調薪的具體信息等等，以往均是員工線下簽署，而現(xiàn)在企業(yè)員工薪資調整、獎金發(fā)放的確認函都將使用電子簽的方式。
在整個應用場景上，除了勞動合同、考勤、績效等以往已經(jīng)應用電子簽的場景，周大福希望人事流程里涉及到員工簽名的所有場景，都應用電子簽的方式。為公司降本增效，也為員工提供更好體驗。
多維度價值體現(xiàn)
內部推廣
周大福開始推行電子簽時，綜合了各方需求，提倡優(yōu)先使用電子簽簽署人力資源文件，同時亦保留紙質版方式給大家選擇。并通過各渠道宣導，無論是電子簽名還是線下簽署，都是有相同的法律效力的。如果員工離職之后想要獲取曾經(jīng)簽署過的文件，也可以通過周大福的招聘微信公眾號下載其簽訂過的所有電子簽文件。所以從實際推行的效果來看，員工的接受程度相對較高，目前而言，周大福每年大概會簽100萬份以上的電子合同。
電子簽的法律效力及勞動爭議
企業(yè)在應用電子簽時，最關鍵并不在于技術本身是否存在問題，而是在于監(jiān)管部門或法院的認可程度，以及存在糾紛后仲裁如何判定。現(xiàn)在國家人社部和各地人社部門都出臺了電子簽在勞動關系領域的認定和爭議處理細則，整體而言，政府對于電子簽在勞動領域方面的認知程度和接受程度都在與時俱進，監(jiān)管部門的流程也在不斷完善。周大福電子簽功能除了擁有與紙質簽署同等的法律效力以外，也鏈接到公證處、司法鑒定中心，當某些個案需要數(shù)據(jù)舉證，相關機構出具的《數(shù)據(jù)取證保全報告》等可以為司法流程提供支撐。
上線電子簽的建議
1、先梳理內部流程，再上線電子簽
建議企業(yè)應先梳理內部流程，最好先梳理各環(huán)節(jié)中的審批流程或者是審批過程中的節(jié)點所使用的文檔工具，回顧企業(yè)人力資源的閉環(huán)情況。因為系統(tǒng)只是提升效率的工具，更重要的是要在前端走通所有流程，形成一個閉環(huán)，在整個環(huán)節(jié)和流程走通之后，再考慮用技術來助力業(yè)務，這樣整體效率提升會更加明顯。
2、周大福的具體應用
周大福在推行電子簽之前，就已經(jīng)推行了績效管理的信息化系統(tǒng)。因為企業(yè)每個月都要進行一次目標分解和最終達成率的確認。在梳理了業(yè)務數(shù)據(jù)和HR的考核周期之后，再推行績效系統(tǒng)和電子簽，有這樣具體的步驟才能提升整體的效率。
3、從應用頻次高、風險系數(shù)低的場景開始推廣
建議先選擇應用頻次高、風險低的場景，例如當月的出勤結果、績效目標或績效結果，門店的員工每人每月要簽署三份，通過高頻次的應用，逐步建立和培養(yǎng)員工的行為習慣，讓員工熟悉和接受電子簽，再擴大推廣范圍，例如電子合同、勞動合同以及人事相關的入轉調離等應用頻次相對低的場景。
