隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資源的數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)化進(jìn)程不斷加快，文檔管理信息化建設(shè)已成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)問題。為了適應(yīng)當(dāng)今社會信息化、互聯(lián)網(wǎng)化的發(fā)展趨勢，企業(yè)、學(xué)校、部門等都需要信息化管理。

文檔管理系統(tǒng)通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整個文檔管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)文檔管理，構(gòu)建一個完整的文檔資源共享服務(wù)平臺，支持文檔管理全過程信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流與數(shù)據(jù)流建立在基于服務(wù)模型的系統(tǒng)平臺之上。

文檔管理系統(tǒng)可為企事業(yè)單位文檔現(xiàn)代化管理提供一整套解決方案；文檔管理系統(tǒng)可為使用者提供完整的文檔管理及網(wǎng)路查詢功能，亦可與本單位之辦公自動化及 DPM之設(shè)計過程管理，或結(jié)合 MIS資訊管理系統(tǒng)，形成一套完整的現(xiàn)代化資訊管理互聯(lián)網(wǎng)。

建立多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)字文檔，或跨地域跨部門的大型企業(yè)，容易形成“信息孤島”，難以打破不同地域、不同系統(tǒng)之間的壁壘和界限，信息共享率低，難以實(shí)現(xiàn)整體數(shù)據(jù)的展示和分析。

傳統(tǒng)文檔管理人員的專業(yè)水平參差不齊，不同部門、不同地域的文檔管理工作或多或少地存在著差異，導(dǎo)致文檔資料質(zhì)量難以保證，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)配。

傳統(tǒng)的借閱、查詢、查閱時間長，不能實(shí)現(xiàn)全文檢索，效率低下；沒有互聯(lián)互通的文檔更新速度也不如智能文檔快，這使得大量可供參考的歷史資料復(fù)用程度降低，從而削弱了文檔保存的重要性。

傳統(tǒng)的文檔保存耗費(fèi)大量的紙張和空間，而在調(diào)取和還回過程中，往往會耗費(fèi)大量的時間和精力，造成文檔存調(diào)成本高、難以控制。

傳統(tǒng)文檔的制作材料、溫度、濕度、光線、污染物等因素對文檔的“壽命”影響較大，而這些因素又較難掌握。

從以上幾點(diǎn)可以看出，文檔管理中存在著許多問題，如果不加以解決，雖然不會產(chǎn)生什么實(shí)質(zhì)性的影響，但是仍然會帶來很多的不便。相反，如果能夠解決文檔管理的問題，或許可以讓自己在各方面都得到提升。

文檔管理系統(tǒng)工具的出現(xiàn)，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文檔歸檔模式，不再需要像以前那樣對文檔內(nèi)容進(jìn)行過多的編輯，只需要按照系統(tǒng)工具的提示，一步步地進(jìn)行歸檔、歸檔。一旦發(fā)現(xiàn)不正確的文檔信息，可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更正，省去了傳統(tǒng)的文檔管理模式所需的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)約時間和資源。

若發(fā)現(xiàn)遺漏的文檔資料，可直接插入補(bǔ)充資料，方便快捷，省去因不熟悉其他辦公工具而造成的錯誤；使用者可隨時查閱文檔資料，直接用關(guān)鍵字或其他方式查找文檔資料，只需簡單查找即可，不需翻閱，效率大大提高。文檔相關(guān)文檔的輸出采用統(tǒng)一電子格式，與大多數(shù)計算機(jī)系統(tǒng)兼容，便于打印、傳閱。在信息上報方面，系統(tǒng)工具處理結(jié)果直接加密上傳至上級主管部門，節(jié)省人力、時間。

文檔管理系統(tǒng)工具，在編輯完文檔的基礎(chǔ)信息后，添加掃描后的電子圖片，這樣就能同時打開目錄文檔，方便文檔管理人員查閱和上報文檔。

文檔管理系統(tǒng)工具還能對相關(guān)文檔進(jìn)行相關(guān)編輯，使文檔資料能方便地通過檢索工具查找，使使用者能更好地了解事件的來龍去脈，使文檔內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

同時，該系統(tǒng)工具具有數(shù)據(jù)的傳輸、接收、備份、恢復(fù)等功能，具有用戶管理、日志、事務(wù)提醒等功能。

一般的辦公工具，只能設(shè)置簡單的密碼，很容易泄密，但文檔管理工具可以設(shè)置管理員和查閱人員的權(quán)限，設(shè)置權(quán)限管理，可以設(shè)置權(quán)限管理人員的權(quán)限，達(dá)到保密的目的。當(dāng)查檔人員查檔時，系統(tǒng)會自動記錄并形成查詢?nèi)罩荆瑢?shù)據(jù)傳輸、用戶存取、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行安全設(shè)計，確保文檔使用的安全性。文檔管理系統(tǒng)工具還配有電子鎖，即使有人打開文檔管理員的電腦，也無法打開文檔管理工具。

上面已經(jīng)提到了文檔管理工具的功能，證明它在辦公中仍然是必不可少的，那么現(xiàn)在的問題是如何選擇一款好用的文檔管理工具。

一款可用于文檔管理的工具 Baklib，它具有以下特點(diǎn)：在線協(xié)作，多人協(xié)作，文檔處理，博客建站。

對文檔進(jìn)行集中整理

協(xié)同在線操作

多級權(quán)限管理

禁止復(fù)制水印

支持獨(dú)立域名的設(shè)置

網(wǎng)站共享功能

在現(xiàn)代社會中，文檔現(xiàn)代化管理的重要性不言而喻，實(shí)現(xiàn)起來并不困難。所以重要的是如何有效的實(shí)現(xiàn)方式，這里只是分享了工具工具的幫助，但是真正的選擇，還是要根據(jù)自己的需求，選擇適合自己的。