編者按：這是一個(gè)真正與業(yè)務(wù)相融合的知識(shí)管理系統(tǒng)，筑博設(shè)計(jì)陳主任的分享專業(yè)且精細(xì)，從容而豁達(dá)，不僅有行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，還有做事的方法，更有做人的情懷，讓我們看到了“知識(shí)就是力量，知識(shí)使人快樂(lè)”的精神魅力之所在，以饗諸君。
“我不是一個(gè) it 專業(yè)背景的人，我是來(lái)自于建筑設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)線的。那么，我將從業(yè)務(wù)端和用戶使用端的角度，去跟大家分享一下筑博設(shè)計(jì)整個(gè)知識(shí)平臺(tái)搭建的一個(gè)過(guò)程和成果。” 筑博設(shè)計(jì)知識(shí)管理中心主任陳靖敏這一“另類”而又“別致”的開(kāi)場(chǎng)白很快就吸引了大家的注意力。
筑博設(shè)計(jì)成立于1996年，2019年在深圳交易所正式掛牌上市（股票代碼：300564），是具有建筑設(shè)計(jì)甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃甲級(jí)資質(zhì)、市政（道路、橋梁、給水工程）乙級(jí)資質(zhì)和風(fēng)景園林乙級(jí)資質(zhì)的綜合設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)。
擁有超過(guò)1700名專業(yè)技術(shù)及管理人才，其中高級(jí)工程師、博士、碩士共400余人。在15個(gè)主要城市設(shè)有辦公基地，項(xiàng)目覆蓋全國(guó)30多個(gè)省級(jí)行政區(qū)劃160余個(gè)城市，涵蓋多種業(yè)務(wù)類型，年完成建筑設(shè)計(jì)面積逾2000萬(wàn)平方米。
民營(yíng)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)第一梯隊(duì) 股票代碼 300564 ▼
建筑設(shè)計(jì)行業(yè)是典型的知識(shí)密集型產(chǎn)業(yè)，企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)伴隨了大量知識(shí)的生產(chǎn)、傳播和應(yīng)用，而傳統(tǒng)的企業(yè)知識(shí)管理手段十分粗放，不利于構(gòu)建以“人才”為中心的學(xué)習(xí)型和創(chuàng)新型組織。對(duì)于筑博設(shè)計(jì)而言，面臨如下挑戰(zhàn)：
» 知識(shí)的傳承和轉(zhuǎn)化嚴(yán)重依賴于第一載體“個(gè)人”，而不是取決于第二載體“組織”知識(shí)的共享、協(xié)作、內(nèi)化和創(chuàng)造，缺乏科學(xué)的管理體系和方法支撐公司整體運(yùn)營(yíng)和發(fā)展戰(zhàn)略。
» 整個(gè)主流業(yè)務(wù)覆蓋全國(guó)30省160市，涉及到多個(gè)不同的業(yè)務(wù)歸屬地和業(yè)務(wù)單元，知識(shí)內(nèi)容碎片化、數(shù)量大、來(lái)源多，缺乏統(tǒng)一管理，累積了大量的知識(shí)壁壘。
» 信息技術(shù)的快速發(fā)展，大大拓展了企業(yè)知識(shí)管理的邊界，提升了知識(shí)傳播的速度和便捷性，但同時(shí)也帶來(lái)了知識(shí)爆炸“迷茫癥”和知識(shí)資產(chǎn)“流失”等問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)。
» 城市設(shè)計(jì)、居住、產(chǎn)業(yè)園、綜合體、酒店醫(yī)療等不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的知識(shí)內(nèi)容和數(shù)據(jù)特點(diǎn)區(qū)別較大，需要一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)和框架進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和個(gè)性化的融合管理。
» 大量的知識(shí)內(nèi)容以CAD設(shè)計(jì)文件、圖形圖像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主，比較難去做一個(gè)結(jié)構(gòu)化的處理，無(wú)法精準(zhǔn)識(shí)別、搜索和利用。
“隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化技術(shù)為我們提供了一種企業(yè)知識(shí)管理、傳承和創(chuàng)新的新手段與新契機(jī)。我們從19年開(kāi)始在內(nèi)部去搭建這個(gè)知識(shí)管理平臺(tái)，那么，我也是從業(yè)務(wù)線轉(zhuǎn)到了這個(gè)板塊。”陳主任講到，他希望通過(guò)科技賦能讓知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的一種新質(zhì)生產(chǎn)力，提高公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益。
內(nèi)部成立“知識(shí)管理中心”的通知 ▼
長(zhǎng)期以來(lái)，筑博設(shè)計(jì)集聚了大量的專家資源，有一個(gè)專門的“筑博技術(shù)委員會(huì)”，這個(gè)是以項(xiàng)目特點(diǎn)去做一個(gè)劃分的，就像有城市設(shè)計(jì)、居住產(chǎn)業(yè)園、綜合體、酒店醫(yī)療等，每一個(gè)下面又包含了項(xiàng)目研究、技術(shù)資料、論文論著、成果案例等等。
我們充分意識(shí)到，只有將我們的知識(shí)管理系統(tǒng)和核心流程與專家資源進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分利用和挖掘出專家擁有的隱性知識(shí)，才能建立一個(gè)真正專業(yè)有效、安全可靠、服務(wù)到位的知識(shí)管理體系和共享平臺(tái)。于是，公司在2020年專門成立了一個(gè)“知識(shí)管理中心”，明確了4個(gè)主要目標(biāo)：
分享：一個(gè)公司內(nèi)部項(xiàng)目信息、知識(shí)即時(shí)分享的線上平臺(tái)
效率：多個(gè)以快速應(yīng)用，快速反饋為目標(biāo)的設(shè)計(jì)工具庫(kù)
積累：一套促進(jìn)知識(shí)沉淀，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的知識(shí)管理機(jī)制
成長(zhǎng)：一套支持員工與企業(yè)共同成長(zhǎng)的知識(shí)體系
知識(shí)管理是需要全員參與的事情，要能夠凝聚高層領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人和基層員工的共識(shí)，“知識(shí)管理中心”要做的工作就是組織、鼓動(dòng)和推廣，形成良性互動(dòng)和正循環(huán)，讓知識(shí)持續(xù)不斷的產(chǎn)生價(jià)值，陳主任說(shuō)道。
那么，我們其實(shí)總共是有7個(gè)步驟，我簡(jiǎn)化了一下來(lái)說(shuō)我們整個(gè)知識(shí)平臺(tái)搭建的一個(gè)過(guò)程：
第一步：組建團(tuán)隊(duì)，明確我們的工作思路。這個(gè)是在整個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程中非常重要的事情，因?yàn)橹R(shí)管理一定是從上至下的，上端有足夠的支持力，才能夠推動(dòng)我們下一步各個(gè)項(xiàng)目工作的穩(wěn)步向前。所以，我們?cè)谇捌诖罱讼嚓P(guān)的集團(tuán)內(nèi)部的顧問(wèn)委員會(huì)，由我們的集團(tuán)高級(jí)副總裁來(lái)?yè)?dān)綱掛帥，選了四家主要的分公司來(lái)參與我們第一期平臺(tái)的搭建，包括我們的城市公司總監(jiān)。
第二步：確定了我們的核心的工作內(nèi)容，因?yàn)樯婕暗轿覀儗I(yè)內(nèi)的一些內(nèi)容特別的發(fā)散，所有問(wèn)題不可能在第一階段100%解決，我們先解決百分之七八十。所以，我們首先是選了我們的主流業(yè)務(wù)居住建筑和醫(yī)療，第二是我們選取了培訓(xùn)模板、項(xiàng)目分享以及專題總結(jié)等五個(gè)模塊，先來(lái)做第一期知識(shí)平臺(tái)的搭建。同時(shí)，我們也有個(gè)實(shí)體的庫(kù)也是在做的，后續(xù)我們就會(huì)持續(xù)地去補(bǔ)充維護(hù)，然后根據(jù)業(yè)務(wù)反饋的一個(gè)情況再去做迭代。
第三步：確定平臺(tái)的基本框架，我們前期是從業(yè)務(wù)的角度去仔細(xì)梳理了我們知識(shí)管理的幾個(gè)應(yīng)用的場(chǎng)景：
場(chǎng)景1：培訓(xùn)，就是新人怎么樣快速去上手，提高新人的設(shè)計(jì)效率、設(shè)計(jì)水平，如制圖標(biāo)準(zhǔn)、建模技巧、表達(dá)技巧等；
場(chǎng)景2：出具一些能夠快速出圖的模板文件、參考繪圖的優(yōu)秀例圖，如投標(biāo)模板、立面深化模板、施工圖例圖等；
場(chǎng)景3：一些能夠快速套用的文件，部品模塊（CAD）、材料庫(kù)、樓戶型庫(kù)等，一些有用的、比較好的、有品質(zhì)的設(shè)計(jì)文件，我們希望它能夠沉淀下來(lái)；
場(chǎng)景4：快速檢索公司內(nèi)外有的優(yōu)秀案例，我們內(nèi)部已經(jīng)建成了一些優(yōu)秀的項(xiàng)目案例，那么我們也希望有一個(gè)公司內(nèi)部的平臺(tái)能夠跨城市、跨分公司去分享這部分的內(nèi)容；
場(chǎng)景5：我們的一些專題，對(duì)某些問(wèn)題深入研究的資料，如強(qiáng)排、極小戶型、歸家流線等，內(nèi)部有一些在過(guò)程中產(chǎn)生的極好的經(jīng)驗(yàn)，我們?cè)趺礃釉谶@個(gè)上面去做沉淀和積累？
我們前期梳理的典型的就是這么五個(gè)場(chǎng)景，再往下就是經(jīng)過(guò)我們多次和領(lǐng)導(dǎo)及不同業(yè)務(wù)部門一起推敲，最終形成了我們平臺(tái)一期的7個(gè)大的框架，包括工作指引、設(shè)計(jì)模板、設(shè)計(jì)素材、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目案例、專題研究和項(xiàng)目地圖。
第四步：做內(nèi)部的業(yè)務(wù)線的調(diào)研。
調(diào)研1：調(diào)研了4家分公司，中間有多級(jí)多次的座談會(huì)，從高到低有顧問(wèn)級(jí)、部門經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)助理等，涉及到整個(gè)業(yè)務(wù)條線工作的每一級(jí)的同事；
調(diào)研2：有做定向的深訪，比如說(shuō)我們會(huì)對(duì)一些總店或者是一些業(yè)務(wù)比較專長(zhǎng)的這種人員，去做一些定向的訪談；
調(diào)研3：我們也有問(wèn)卷的形式，去詢問(wèn)一些比較可以定性的問(wèn)題，希望大家能夠去給我們一些專業(yè)性的這種建議；
調(diào)研4：我們也考察了公司，重點(diǎn)考察了深圳、上海和成都的標(biāo)桿設(shè)計(jì)企業(yè)，去做了一些訪談和了解，交流他們?nèi)绾未罱ㄟ@個(gè)體系。
最后，我們收攏歸納形成了13類意見(jiàn)，涉及到平臺(tái)的框架、內(nèi)容和形式等方方面面，形成了我們平臺(tái)搭建比較重要的一個(gè)依據(jù)，包含檢索、速度、安全、參與機(jī)制、歸檔的形式、新人培訓(xùn)、地方性經(jīng)驗(yàn)共享、文本參考等，這些都是我們通過(guò)調(diào)研得到的一些比較專業(yè)性的內(nèi)容。
第五步：確定合適供應(yīng)商。其實(shí)，我們也是多方比較之后選擇了鴻翼作為我們的這個(gè)知識(shí)平臺(tái)的供應(yīng)商。首先，確實(shí)需要找到有相關(guān)類似的業(yè)務(wù)應(yīng)用案例的公司會(huì)比較好，鴻翼做過(guò)天華知識(shí)管理體系的搭建，跟我們的業(yè)務(wù)是比較類似的；其次，我也解了一下對(duì)于知識(shí)管理有四大類的服務(wù)形式，我們最終選擇了具有獨(dú)立企業(yè)內(nèi)容管理產(chǎn)品的鴻翼作為我們的整體的供應(yīng)商。
選擇具有“獨(dú)立企業(yè)內(nèi)容管理產(chǎn)品”的鴻翼 ▼
第六步：資料收集與內(nèi)部需求梳理。在溝通過(guò)程中，鴻翼也給了我們一些很好的意見(jiàn)和建議，因?yàn)樗恢皇且粋€(gè)平臺(tái)，更是涉及到管理。比如說(shuō)我們用戶端的需求梳理出來(lái)，可能就是戶型項(xiàng)目的戶型文本模型和范圖，平臺(tái)搭建后所有信息的錄入其實(shí)需要落實(shí)到所有數(shù)據(jù)的來(lái)源是誰(shuí)，誰(shuí)來(lái)提供這些資料，這個(gè)也是跟我們后期整個(gè)知識(shí)平臺(tái)運(yùn)維非常相關(guān)的事情。因?yàn)槟阋堰@個(gè)知識(shí)內(nèi)容做到持續(xù)，它應(yīng)該是有穩(wěn)定的一個(gè)來(lái)源，穩(wěn)定的一個(gè)上傳的路徑和穩(wěn)定上傳的一個(gè)方式，包括它的分類的系統(tǒng)標(biāo)簽的信息、展示的要求、推薦的邏輯等等，這些點(diǎn)都是跟整個(gè)鴻翼項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)逐項(xiàng)去討論確認(rèn)的。
第七步：平臺(tái)建設(shè)。我們是從2020年的9月開(kāi)始去做這個(gè)知識(shí)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，三個(gè)月之后完成了所有模塊，到2021年的3月，在內(nèi)部正式上線。
知識(shí)管理平臺(tái)頁(yè)面展示 ▼
下面就從我們自己平臺(tái)建設(shè)和業(yè)務(wù)邏輯的角度跟大家分享一下我們最終的這個(gè)結(jié)果，包括有7個(gè)模塊：
知識(shí)管理平臺(tái)架構(gòu) ▼
它是一個(gè)集團(tuán)內(nèi)部跨部門的資訊發(fā)布平臺(tái)，為新員工提供一個(gè)快速了解公司情況，掌握基礎(chǔ)工作原則的通道。
該板塊以快速高效出圖為目標(biāo)，以設(shè)計(jì)流程為線索，通過(guò)提供各階段不同深度參考性文件，幫助設(shè)計(jì)人員提高工作效率、保證基本成果質(zhì)量。
設(shè)計(jì)模板流程節(jié)點(diǎn) ▼
它是一個(gè)重點(diǎn)服務(wù)方案階段的素材庫(kù)，以成果為導(dǎo)向，包含總圖、戶型、SU模型、文本等常用素材的優(yōu)秀案例庫(kù)，可通過(guò)不同標(biāo)簽進(jìn)行針對(duì)性的搜索，進(jìn)一步提高工作效率。
模塊4：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)
這是一個(gè)重點(diǎn)服務(wù)中后期為主的設(shè)計(jì)資料庫(kù)，為不同專業(yè)提供范圖模板、參考資料、規(guī)范查詢等。
它作為一個(gè)集團(tuán)項(xiàng)目的概覽窗口，通過(guò)效果圖預(yù)覽對(duì)全集團(tuán)項(xiàng)目進(jìn)行初步閱覽篩選，幫助了解各業(yè)務(wù)單元的項(xiàng)目信息，是一個(gè)廣度的分享。
它是一個(gè)針對(duì)優(yōu)秀項(xiàng)目的展示版塊，提供項(xiàng)目的總圖、技術(shù)圖紙模型等項(xiàng)目信息進(jìn)行閱覽，是一個(gè)“精度”的分享。
項(xiàng)目管理案例庫(kù)頁(yè)面展示 ▼
該版塊主要針對(duì)一些企業(yè)培訓(xùn)、項(xiàng)目及專業(yè)專題、企業(yè)年度總結(jié)等進(jìn)行及時(shí)分享，幫助設(shè)計(jì)師進(jìn)行深度學(xué)習(xí)。
接下來(lái)，簡(jiǎn)單說(shuō)一下我們現(xiàn)在上線之后的一個(gè)運(yùn)維的情況，主要包括三個(gè)方面：內(nèi)容的錄入、推廣和平臺(tái)的持續(xù)優(yōu)化。
錄入：上線之后，2021的主要工作是收集完善平臺(tái)各模塊的功能和內(nèi)容。平臺(tái)它不是一個(gè)一蹴而就的事情，它是一個(gè)持續(xù)去維護(hù)的事情，我們整個(gè)2021年都在做各項(xiàng)板塊內(nèi)容的錄入，從最開(kāi)始的4家分公司擴(kuò)展到了現(xiàn)在的16家分公司，按照計(jì)劃的方式，按照任務(wù)的方式，每年每季度去下發(fā)一定的上傳的任務(wù)。目前，在平臺(tái)上的文件其實(shí)已經(jīng)應(yīng)該有上十萬(wàn)多，這個(gè)是以我們項(xiàng)目為單元的一個(gè)數(shù)量。
推廣：通過(guò)外部交流可以了解行業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理動(dòng)向，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的知識(shí)管理經(jīng)驗(yàn)；內(nèi)部推廣則是提升使用率，促進(jìn)員工參與知識(shí)管理，形成知識(shí)管理正向循環(huán)的重要手段。
平臺(tái)的搭建，非常需要去借鑒相關(guān)類似業(yè)務(wù)的企業(yè)的一些經(jīng)驗(yàn)，比如說(shuō)我們?cè)诖罱ㄆ脚_(tái)的前期以及搭建完成之后，都有與天華、水石、CCD鄭忠設(shè)計(jì)、廣東省建筑設(shè)計(jì)研究院、華匯等多家設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)，保持一種持續(xù)的、友好的交流學(xué)習(xí)關(guān)系。從我們行業(yè)來(lái)說(shuō)，其實(shí)是有很強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，但對(duì)于知識(shí)的分享，我覺(jué)得確實(shí)也應(yīng)該是跨越這種公司的差別的，因?yàn)樗且患佑幸饬x的事情。
內(nèi)部推廣著重以巡講的方式，在公司的16家業(yè)務(wù)單元都去做了相應(yīng)的宣講，去推廣我們平臺(tái)的應(yīng)用。目前知識(shí)平臺(tái)已逐步形成了用戶認(rèn)知和粘性，常用用戶的數(shù)量和登錄頻次也隨著平臺(tái)內(nèi)容的豐富穩(wěn)步增長(zhǎng)。
優(yōu)化：平臺(tái)上線之后，其實(shí)我們也是有收到一些反饋的信息，會(huì)有一些功能不滿足大家使用的情況。其實(shí)，這個(gè)平臺(tái)的搭建是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，我們會(huì)做很多的一些功能的優(yōu)化和一些頁(yè)面功能的新增，逐步滿足大家的需求。
“技術(shù)的發(fā)展始終是要為人服務(wù)的，數(shù)字化技術(shù)能提升我們的幸福感、獲得感和安全感，讓生活和工作更加美好。”一個(gè)非IT專業(yè)出身的信息化負(fù)責(zé)人用她的精彩實(shí)踐為我們揭示了企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的真諦。
