如何最大程度保障采購訂單能夠及時準確到貨？

答案是——采購合同線上化。

采購合同是企業采購活動中的重要環節，作為和供應商確定采購內容、價格、數量、質量標準、交貨期限、付款方式等重要條款的保障。

在傳統的紙質合同管理中，與供應商簽署合同前，既要與供應商溝通、確認合同關鍵要素，也要在公司內部多方對合同進行審核確定。合同簽署后要在公司內部簽字、蓋章，整個流程涉及部門較多，導致耗費大量時間和人力成本，而且紙質版合同多且繁雜，管理不便，還易出現合同遺失、泄露的風險。

另外，傳統的紙質合同管理存在沒法驗證對方人員和公司真實性的問題，可能存在合同詐騙的風險，如簽約對象張冠李戴、線下蓋“蘿卜章”等，從而影響公司正常經營。

為提高采購效率和管理質量，越來越多企業開始采用數字化工具。其中采購合同管理軟件是企業實現采購數字化的關鍵組成部分，可以幫助企業更好地協調和管理供應鏈，提高效率、準確性和安全性。

● 電子簽章，靈活審批和簽署

大部分采購合同管理軟件會提供電子簽章服務，可在線簽訂合同，也就是我們常說的電子合同。

部分人覺得：電子合同=電子版合同，實際上兩者并不等同。電子版合同是指把傳統紙質合同的內容以電子文件的形式進行掃描、存儲和傳輸的合同，雖然與傳統紙質合同對比，提高了效率和便捷性，但仍存在被篡改的風險。而合法有效的電子合同是指締約各方在互聯網上通過第三方電子簽約平臺、采用可靠電子簽名技術形成的數據電文。

簡單來說，就是一種通過技術手段實現電子檔形式可直接簽字簽章的合同表現形式，具有鎖定簽約主體真實身份、有效防止文件篡改、精準記錄簽約時間三個特點。

使用電子合同不僅可以提高合同簽署的速度和準確性，還可以有效降低商業風險和成本，提高供應鏈的可靠性和穩定性。

企企通采購合同管理除了可以與電子簽章集成，還支持與OA、移動端應用集成等方式，并可按類型靈活配置，為用戶提供更多便利。

● 采購合同管理全過程在線化，提高效率

合同的處理，涉及條款/條款庫、合同模版、格式范本、審批及電簽、電子合同庫、合同履行到歸檔等過程，在線化處理合同，可高效協同、狀態管控、動態查詢，極大提高工作效率和準確性。

第一步：合同創建。在線創建采購電子合同并上傳合同的各項信息，包括合同編號、合同金額、合同期限、交付要求、付款方式等，簡單快捷。

第二步：合同審核。通過軟件在線對采購合同進行審核，檢查合同條款是否符合企業的規定和要求，避免采購過程中的風險和法律責任的同時還加快了合同簽訂速度，提高采購效率。

第三步：合同簽署。當合同審核通過后，采購人員和供應商在合同管理軟件上進行電子簽名，以確保雙方在合同內容和意向上達成一致。值得一提的是，簽訂電子簽名前需要進行實名認證，有效保障合作的真實性。

第四步：合同執行。在采購合同簽署后，合同管理軟件可以幫助企業實時監控采購合同的執行情況并跟蹤變更和調整情況。臨近付款到期日、合同續簽日期等信息會自動提醒和預警，利于企業及時發現和解決問題，避免合同履行過程中出現延期、質量問題等情況，提高供應鏈風險管理能力。

第五步：合同歸檔。合同管理軟件可以將合同存儲在云端，并提供合同搜索和訪問功能，便于企業管理和查看采購合同，同時提高供應鏈透明度。

企業還能夠根據合同簽訂數量、合同金額、合同執行情況等進行數據分析，評估采購績效和供應商績效，制定更好的采購策略和供應鏈優化方案。

● 合同規范化，使傳統文本變為可控流程

將合同文本轉變為結構化的控制條款、文本內容，有效控制后續的業務單據，確保價格、結算及付款能夠按合同條款進行，有效避免在傳統的紙質管理或半自動化管理下導致的遺失錯漏，如合同查找困難、合同丟失、不能按合同結算和付款等。使整個合同管理鏈條上的上下游單據相互關聯，實現雙向溯源。

最后，不管是企業的行業類型存在差異，還是規模大小不一，企業對采購合同管理的模式、流程基本都是大同小異。因此，只要有需求，每個企業都能夠通過采購合同管理軟件實現采購合同在線化，提升企業自身采購管理能力和市場核心競爭力。