基礎資料為系統實施的準備數據或初始數據，主要包括物料編碼、計量單位定義、物料配方及其工藝制程數據，客戶/供應商相關資料,  部門設置資料，倉庫資料，財務基礎資料，核算期間設置，往來單位維護等，是系統啟動的基石，也是系統未來運行是否良好的基石，其重要性不言而喻。

1．物料主檔部分：

（1）物料代號

1) 唯一編號；

2) 簡明，不要太長；

3) 由數字或字母組成，有一定的編碼原則。

（2）物料的其它信息（屬性）

1) 同設計管理有關的信息——如：圖號、物料名稱、重量、體積、版次、生效日期、失效日期；

2) 同物料管理有關的信息——如：來源類型、采購與存儲的計量單位及轉換系數、損耗率、訂貨批量、存放位置（倉庫、貨位）、批號、安全庫存量、訂貨策略及訂貨量的調整因素、采購員代碼，對于外購件來說，還應有主供應商等；

3) 計劃管理有關的信息——如：各種提前期（運行、準備、檢驗、累計）、需求時界與計劃時界、預測代碼、獨立需求或相關需求、計劃員代碼等；

4) 成本管理有關的信息——如：材料費、人工費、外協費、制費等，累計成本、計劃價格。

（3）物料編碼

基于物料編碼問題，我們首先要求決定物料編碼的使用范圍和使用時期，分析代碼的具體特征，根據各種代碼類型的特點和用途，決定每個對象的編碼方法。以及必須遵循的以下五點編碼原則：

1) 系統性—代碼組織應該具有一定的系統性，便于分類和識別。

2) 通用性—代碼的結構要簡單明了，位數少。

3) 使用性—代碼應便于使用，容易記憶。

4) 擴展性—代碼要便于追加，追加后不引起體系的混亂。

5) 效率性—代碼系統應適宜于計算機處理，處理效率要高。

（4）ERP系統編碼原則分析與設計

1) 計算機對物料資源的管理，首先是對每一種物料給予一個唯一的標識，即代碼。

2) 代碼（Code）是對人名、產品名、零件名、部門名、地區名等所給予的相應的符號。這種符號可以是專門記號或省略記號。在企業業務管理過程中，代碼是很重要的，利用代碼可以識別不同數據。

3) 代碼對計算機管理來說也是很重要的。代碼是進行信息分類、校核、合計及檢索的鍵。利用鍵來識別每一個記錄，區別處理方法，進行分類和校核，利用鍵能克服項目參差不齊的缺點，節省內存和外存空間，并且能提高處理的速度。此外，代碼還可以代表一定的邏輯意義。綜上所述，做好代碼化工作是很重要的，只有代碼化，才能做到系統化、標準化和有效地進行處理。

4) 零件代碼是MPS、庫存、物料清單準確性的依據，因為零件代碼出錯，將會引起計劃、物料清單等的錯誤。

5) 零件代碼設計是根據需求分析中所作的對原有零件代碼的調查、計算機化的使用要求和決定系統方案時所確定的代碼化的對象，分別對各個零件代碼作專門的設計。

2．物料清單（BOM）

物料清單(BOM—Bill Of Materials)是說明產品結構（配方）的技術文件。它表明了產品的總裝件、分裝件、半成品、零件，直到原材料之間的結構（配比）關系，以及每一組裝件所需要的下屬各部件（原料 ）的耗用數量。物料清單是一種樹形結構，稱為產品結構（配方）樹。具體表現形式如下圖：

上圖為一個三級的BOM結構，表示產品A由1個部件B，3個部件C和2個部件D組成。而部件B又是由3個原材料E，2個原材料F和4個原材料G組成。其它依此類推。

BOM是正規計劃系統的基礎。出于計劃的目的，企業的物料清單有時必須重構。應當強調的是，不是由于MRPII為企業帶來了重構物料清單的工作負擔，而是由于MRPII為企業重構物料清單的客觀需求提供了實現的可能性和使用這種新方法的可能性。

物料清單是一個制造企業的核心文件。各個部門的活動都要用到物料清單，生產部門要根據物料清單來生產產品，倉庫要根據其進行發料，財務部門要根據其來計算成本，銷售和訂單部門要通過其確定客戶定制產品的構形，維護部門要通過其了解需要什么備件，生產控制部門要根據其來計劃物料和能力的需求……

l 物料清單的用途

BOM是由母件及子件所組成的關系樹，BOM可以自頂向下分解的形式或是以自底向上跟蹤的形式提供信息。分解是從上層物料開始將其展開成下層零件；跟蹤是從零件開始得到上層物料。將最終產品的需求或主生產計劃中的項目分解成零件需求是MRP建立所有低層零件計劃的關鍵的一步。BOM的具體用途：

Ø 是計算機識別物料的根據

Ø 是編制計劃的依據

Ø 是配套和領料的依據

Ø 根據它來進行加工過程的跟蹤

Ø 是采購和外協的依據

Ø 根據它進行成本的計算

Ø 可以作為報價參考

Ø 進行物料追溯

Ø 使設計系列化，標準化、通用化

l BOM一體化

BOM的用途很多，也有很多種類：設計圖紙上的BOM計劃，計算最終產品裝配的制造BOM，計算成本BOM，保養維修的BOM等。計劃BOM是根據MRP的需要，把0層的產品與BOM脫離關系，而把1層或更低層的組件提到最終項目的地位，這樣就建立起一個新的模塊化的用于計劃的BOM，這種BOM能適應預測，主生產計劃和物料需求計劃的需要。