作為一家主要以銷售為主要業(yè)務(wù)的貿(mào)易型企業(yè)，在匯泉洋酒約350人的員工中，銷售人員占比達(dá)到了80%，一年為拓展業(yè)務(wù)發(fā)產(chǎn)生的差旅費、業(yè)務(wù)招待等各類費用報銷單高達(dá)3w余張。3w張報銷單據(jù)，對于原先的匯泉洋酒的財務(wù)人員而言，并不是什么輕松的事。銷售人員每月線下集中報銷一次，每張單據(jù)純?nèi)斯徍耍喊l(fā)票驗真查重，是否符合費用報銷標(biāo)準(zhǔn)，是否超出費用預(yù)算，對于總共只有10余人的財務(wù)部門來說，只能是勉力支撐。

匯泉洋酒遇到的問題：

• 員工線下報銷，提單過程繁瑣，單據(jù)流轉(zhuǎn)周期長；
• 領(lǐng)導(dǎo)審批不靈活，耗時久，報銷時效低；
• 紙質(zhì)單據(jù)與憑證數(shù)量多，信息復(fù)雜，財務(wù)審計審核工作量巨大；
• 無可視化數(shù)據(jù)報表，管理者難以及時發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整管理策略。

而如今，匯泉洋酒業(yè)務(wù)不斷壯大，需要處理的報銷單量從3w余張增加至5w張，但“未添人”的財務(wù)部門也能滿足當(dāng)下的業(yè)務(wù)需要，快速有效地處理業(yè)務(wù)上的費用問題。

這一切的變化都始于匯泉洋酒開始推進(jìn)費用報銷數(shù)字化。

02 “數(shù)字化勞動力”讓企業(yè)加量不加人

• 報銷單處理量從3w增至5w,財務(wù)人員0增加
• 業(yè)務(wù)端報銷頻次從1月1次提升至1周1次，差旅報銷時間成本耗用節(jié)省30%

在匯泉洋酒選型時，萬總坦言到一開始考慮過國外的報銷系統(tǒng)，但通過深入對比后，發(fā)現(xiàn)國外的報銷系統(tǒng)成本比較高，而系統(tǒng)中設(shè)置的一些準(zhǔn)則與規(guī)則也與和本土企業(yè)的使用習(xí)慣不同，本土的報銷產(chǎn)品更適合國內(nèi)的企業(yè)，成本更低，靈活性更高。

智能報銷：智能識票減輕員工填單負(fù)擔(dān)；智能審核能力讓業(yè)務(wù)端與財務(wù)端減少溝通成本；憑證集成、多維費控等能力減輕財務(wù)低價值的重復(fù)工作的負(fù)擔(dān)，并幫助企業(yè)提升財務(wù)管控效率；

在這樣一個“數(shù)字化勞動力”的助攻下，人員提效的效果是十分明顯的。業(yè)務(wù)單據(jù)雖增加50～60%，但財務(wù)在無添人的情況下，也能快速處理響應(yīng)。業(yè)務(wù)端不用手工填寫報銷單，智能識票能力和智能審核能力能夠快速幫助判斷，發(fā)票的問題，也能根據(jù)預(yù)設(shè)的財務(wù)制度和預(yù)算情況智能判斷該單據(jù)的問題，不用來回溝通拖慢審核進(jìn)度，財務(wù)審核工作減輕，而銷售人員報銷頻次也從1個月提升至每周報銷一次，大大減輕了員工的墊資壓力。

生態(tài)平臺對接：實現(xiàn)多系統(tǒng)穩(wěn)定對接，從出差申請到機酒預(yù)訂，員工全程無需切換系統(tǒng)，擁有絲滑的出差體驗。

對于有大量出差需求的匯泉洋酒的業(yè)務(wù)端來說差旅報銷輕松了許多，業(yè)務(wù)人員不用切換于多個APP進(jìn)行機票、餐飲等的預(yù)訂，在報銷系統(tǒng)中即可完成，大大縮短差旅報銷所占用的時間，將時間投入拓展業(yè)務(wù)中去。

03 費控數(shù)字化可以作為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的入門首選

談到匯泉洋酒企業(yè)目前的數(shù)字化建設(shè)情況，萬總表示公司財務(wù)端和供應(yīng)鏈端數(shù)字化程度已經(jīng)達(dá)到70%-80%，接下來的精力也將重點放在提升業(yè)財融合的精細(xì)化程度上，提升數(shù)據(jù)分析能力為企業(yè)決策提供有力支撐。

在回顧匯泉洋酒的數(shù)字化建設(shè)之路，萬總有以下幾點實踐建議：

1. 數(shù)字化建設(shè)不是線下流程的照搬。企業(yè)在做戰(zhàn)略規(guī)劃的時候，首先要先考慮清楚當(dāng)下的業(yè)務(wù)適不適合做數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字化轉(zhuǎn)型不只是把線下的東西直接搬到線上去，引進(jìn)新技術(shù)的同時，也要梳理好業(yè)務(wù)流程，將不規(guī)范的流程規(guī)范化；另外，系統(tǒng)上線之后，一定要糾正習(xí)慣，切換的新模式中去，否則管理隱患依舊不會暴露，也會導(dǎo)致數(shù)字化的失敗。

2. 推動項目，高層決策者這個角色很重要。因為在項目推進(jìn)過程中，容易暴露出一些管理方面的問題，一些破舊立新的阻力，因此一定要有在企業(yè)中話語權(quán)比較重的這樣一個角色的支持和協(xié)調(diào)。

3. 費用報銷數(shù)字化可以作為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的入門首選，尤其是快消、金融等行業(yè)。如果傳統(tǒng)企業(yè)轉(zhuǎn)型，費用報銷是一個非常好的切入口，接觸面比較廣，流程比較規(guī)范，更容易梳理；此外，很多數(shù)字化項目需要1～1.5年的沉淀，它的作用才會顯現(xiàn)出來。而報銷數(shù)字化周期較短，收效快、管理的不合規(guī)性會明顯下降，能夠在各個方面建立信心。

4. 無論是CFO或是CIO，懂業(yè)務(wù)是關(guān)鍵。財務(wù)數(shù)字化項目由誰來主導(dǎo)不是最主要的問題，要深入業(yè)務(wù)，懂業(yè)務(wù)，帶著為業(yè)務(wù)提效降本的心態(tài)去服務(wù)而不是管控。