變“死檔案”為“活寶庫”，某市委市政府創新檔案管理新模式

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一、項目背景

目前，隨著電子化進程的不斷加速，電子檔案相關政策也在逐步推行，檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數據，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程。

但組織在進行檔案管理過程中，存在著收集、整理、管理、利用等方面的痛點：

· 檔案分散在不同部門和各個系統，收集麻煩，缺乏統一標準；

· 檔案手動整理工作量大，重復量大，電子紙質檔案無法同步

· 檔案的鑒定、銷毀步驟復雜，評定程序繁瑣，無法得到有效管理

· 檔案利用效率低，檔案查詢難，一份檔案無法多人同時借閱

通過永中數字檔案管理系統，某市政府成功實現信創環境下的電子檔案管理建設，按照保障電子文件真實性、完整性與有效性原則，實現檔案數據共享與流程提速，為政府人員的工作減負提效。

二、解決方案

永中軟件在該項目建設中，以高效率的數字化檔案業務管理和可靠的信息資源服務為宗旨、以建立全市檔案數字化綜合管理平臺為核心、以滿足檔案利用者和檔案管理者的需求為目標，基于智能檢索技術實現全市檔案信息資源的共享和檔案管理的現代化。

檔案管理系統架構圖

永中檔案管理系統架構圖

永中數字檔案管理系統，使用先進的數據采集工具，方便客戶及時的捕獲各業務系統預歸檔的數據,通過強大的自定義表單及工作流引擎、即時消息服務,實現客戶在檔案收集、利用、鑒定等環節的在線審批業務流程，對檔案的收集、整理、移交、歸檔、統計和利用等進行全過程信息化管理。系統采用B/S結構和分級授權管理，可以滿足不同地域檔案的集中式或分布式規范化管理，并且通過系統提供的元數據策略及電子文件完整性校驗策略，可確保電子文件的長期保存與利用。

三、使用情況

1、實現線上檔案全生命周期管理

永中檔案管理系統提供個人管理中心、檔案收集中心、檔案管理中心、檔案保存中心、檔案利用中心、業務管理中心、流程管理中心、系統管理中心、安全管理中心九大模塊，按照各種類型的檔案管理規范和標準，綜合運用數字化管理手段，實現檔案的接收、鑒定、移交、借閱、統計、年檢、銷毀等功能，同時還可以對數字進行修改、維護，對庫房進行管理等系列功能，實現線上檔案全生命周期管理。

檔案全生命周期管理

2、委辦局OA無縫對接，提升檔案科學管理水平

以前“無紙化辦公”的理念總是難以落到實處，如何實現檔案線上流程化是某市政府面臨的一大難題。引進該系統后，可直接對接83個委辦局的OA，可批量對檔案數據進行調整、修改與刪除，可滿足用戶通過互聯網進行快速、準確地查詢檔案資料的需要，實現了檔案管理工作的信息化、即時化、流程化、規范化管理，提升了某市政府科學化管理水平。