「小米集團(tuán)」采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型紀(jì)實(shí)3.0

第一新聲

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2022-03-29 14:41

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「小米集團(tuán)」采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型紀(jì)實(shí)3.0

采訪/Eason

編輯/也行

校對(duì)/正宇

策劃/Eason

隨著自上而下對(duì)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的重視，中國(guó)迎來(lái)史無(wú)前例的“數(shù)字化轉(zhuǎn)型”大浪潮。

作為數(shù)字原生企業(yè)，小米集團(tuán)是互聯(lián)網(wǎng)科技發(fā)展的推動(dòng)者。成為全球最年輕的世界500強(qiáng)公司之一，針對(duì)業(yè)務(wù)曾開展三次數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，構(gòu)建線下線上一體化的數(shù)字新生態(tài)體系。

但隨著企業(yè)的迅猛發(fā)展，業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，供應(yīng)商眾多，數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略深入各個(gè)業(yè)務(wù)與智能部門，比如小米在供應(yīng)鏈采購(gòu)業(yè)務(wù)上的重心由運(yùn)營(yíng)型過(guò)渡到戰(zhàn)略型，亟待通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)手段完成采購(gòu)供應(yīng)鏈數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型。

2022年，第一新聲將沿著“數(shù)字中國(guó)”戰(zhàn)略，走進(jìn)產(chǎn)業(yè)深處，圍繞優(yōu)秀的標(biāo)桿案例、標(biāo)桿服務(wù)商，策劃【標(biāo)桿】系列深度內(nèi)容，并在后期評(píng)選數(shù)字中國(guó)-2022年度標(biāo)桿案例與服務(wù)商榜單。

本文聚焦消費(fèi)零售領(lǐng)域，圍繞小米集團(tuán)在采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的歷程，為大家重點(diǎn)介紹小米采購(gòu)數(shù)字化的痛點(diǎn)是什么？通過(guò)什么方式解決的？背后的供應(yīng)商是誰(shuí)？未來(lái)采購(gòu)的數(shù)字化方向是什么？

01

采購(gòu)數(shù)字化1.0：小米中國(guó)區(qū)采購(gòu)線上化

“公司成立之初就設(shè)計(jì)了一個(gè)高效率模型，在每一個(gè)環(huán)節(jié)都要求提高效率，這樣才能做到極高的性價(jià)比。”雷軍曾說(shuō)道。

隨著小米集團(tuán)的業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，供應(yīng)商眾多，在供應(yīng)鏈采購(gòu)業(yè)務(wù)上的重心由運(yùn)營(yíng)型過(guò)渡到戰(zhàn)略型，亟待通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)手段完成采購(gòu)供應(yīng)鏈數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型。2020年，對(duì)小米集團(tuán)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。

于是，“采購(gòu)數(shù)字化項(xiàng)目”開始立項(xiàng)，這既是小米集團(tuán)自上而下的戰(zhàn)略推動(dòng)，也是業(yè)務(wù)部門自下而上的需求推動(dòng)，是兩個(gè)方向共同努力的結(jié)果。

“集團(tuán)希望有一個(gè)數(shù)字化體系做支撐，其中非常關(guān)注中國(guó)區(qū)采購(gòu)的數(shù)字化，采用以點(diǎn)狀為主、網(wǎng)狀為輔的結(jié)構(gòu)，以采購(gòu)這條職能線推進(jìn)集團(tuán)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。”小米集團(tuán)市場(chǎng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人李躍說(shuō)道。

自下而上是因?yàn)樾∶字袊?guó)區(qū)最早有采購(gòu)數(shù)字化的原生需求，集團(tuán)2020年在中國(guó)重啟線下變革。一是開始在中國(guó)區(qū)大面積開店，從2020年10月算起，一年之內(nèi)小米之家從2000家增長(zhǎng)到超過(guò)10000家；二是2020年啟動(dòng)品牌高端化，同年發(fā)布了第一款高端機(jī)小米10；三是啟動(dòng)服務(wù)的體制變革，加強(qiáng)、提升服務(wù)質(zhì)量。

“基于這三個(gè)業(yè)務(wù)，集團(tuán)在市場(chǎng)費(fèi)用、建店費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用等方面有大量的采購(gòu)需求和預(yù)算，而傳統(tǒng)的手工式采購(gòu)對(duì)成本管控和流程管理難以滿足。”李躍介紹，過(guò)去集團(tuán)的采購(gòu)存在諸多痛點(diǎn)。

例如采購(gòu)是線下操作，通過(guò)郵件、內(nèi)部辦公軟件做溝通和記錄，導(dǎo)致從需求到付款的環(huán)節(jié)未打通；流程在不同的信息系統(tǒng)上呈現(xiàn)，所以數(shù)據(jù)也沒(méi)有打通。此外還有效率較低、信息丟失、存檔不利、溝通不暢等情況時(shí)常發(fā)生。

“2020年9月，立項(xiàng)后我們對(duì)不同廠家進(jìn)行了調(diào)研，包括傳統(tǒng)的SAP、用友、金蝶，還有一些互聯(lián)網(wǎng)化的產(chǎn)品等，經(jīng)過(guò)招標(biāo)進(jìn)行綜合比選，包括技術(shù)、報(bào)價(jià)、實(shí)施方案、團(tuán)隊(duì)等維度，最終支出寶從眾多競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手中脫穎而出。”李躍回憶，曾討論走本地化部署+自研這條路線，后來(lái)從實(shí)施周期、成本等綜合因素考慮之后，選擇了SaaS加本地部署，即小米內(nèi)部的技術(shù)人員做支撐，外部服務(wù)商做迭代和優(yōu)化。

SAP

3.4

53條點(diǎn)評(píng)

咨詢產(chǎn)品

免費(fèi)試用

SAP致力于幫助各種規(guī)模企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

客戶案例

合作品牌

用友CRM

3.6

84條點(diǎn)評(píng)

咨詢產(chǎn)品

免費(fèi)試用

專注為企業(yè)提供直分銷融合一體化、移動(dòng)化、自動(dòng)化、社會(huì)化、智能化的銷售、售后與客戶管理解決方案

客戶案例

合作品牌

金蝶KIS

0條點(diǎn)評(píng)

咨詢產(chǎn)品

免費(fèi)試用

金蝶KIS云讓生意更成功生產(chǎn)制造管理上云 · 供應(yīng)鏈管理上云 · 財(cái)務(wù)管理上云

客戶案例

合作品牌

同年12月，基于診斷及調(diào)研，支出寶為小米打造一站式的非生產(chǎn)采購(gòu)管理系統(tǒng)——“易購(gòu)”。

“易購(gòu)”搭建路徑是先解決具體問(wèn)題，再完善系統(tǒng)。核心要解決的問(wèn)題有兩個(gè)。第一是需求的管理確認(rèn)，原來(lái)需求的管理確認(rèn)、項(xiàng)目預(yù)算、審批都是線下，但是各部門之間有很多種的規(guī)則，沒(méi)有形成統(tǒng)一化。

第二是采購(gòu)過(guò)程存在問(wèn)題，包括供應(yīng)商引入、招采、下單、管理、驗(yàn)收，這些過(guò)程沒(méi)有在線上體現(xiàn)，存在信息不對(duì)稱、不合規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)等。

「小米集團(tuán)」采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型紀(jì)實(shí)3.0

2021年4月，“易購(gòu)”一期上線，通過(guò)智能化的采購(gòu)管理SaaS服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了小米市場(chǎng)類采購(gòu)從需求到尋源到訂單到結(jié)算的全流程線上化管理。大幅提高了工作效率以及業(yè)務(wù)合規(guī)性，降低了運(yùn)營(yíng)和管理成本。

02 采購(gòu)數(shù)字化2.0：推行至整個(gè)集團(tuán)

3個(gè)月之后，“易購(gòu)”二期再次上線，并從中國(guó)區(qū)全面推廣至小米集團(tuán)。

二期快速上線，主要是“易購(gòu)”一期在小米中國(guó)區(qū)的試點(diǎn)獲得初步成效。第一個(gè)是上線2個(gè)月就完成了對(duì)小米中國(guó)區(qū)供應(yīng)商的管理。

“作為采購(gòu)方，要管理供應(yīng)商、流程、項(xiàng)目需求等，其中供應(yīng)商是核心抓手。所以在‘易購(gòu)’上線2個(gè)月內(nèi)，我們就把小米中國(guó)區(qū)所有供應(yīng)商都完成了線上的資質(zhì)評(píng)審、認(rèn)證和入庫(kù)。”李躍興奮地說(shuō)道。

第二是完成了從需求到 PO（Purchase Order，訂單）到付款階段的全面閉環(huán)自動(dòng)化管理，即從需求的提起到采購(gòu)策略審批，再到采購(gòu)結(jié)果的審批，再到訂單的驗(yàn)收及付款過(guò)程。因?yàn)榇蛲伺c財(cái)務(wù)共享中心的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了應(yīng)付賬款的自動(dòng)化，顯著降低了付款相關(guān)工作量。

之前，付款賬戶的對(duì)賬環(huán)節(jié)未打通，發(fā)票、驗(yàn)收單以零散方式對(duì)公支出發(fā)起付款，沒(méi)有統(tǒng)一的系統(tǒng)。同時(shí)，付款需要采購(gòu)在下單前手工預(yù)提，付款時(shí)精確分?jǐn)偅藢?duì)發(fā)票，上傳訂單，驗(yàn)收證明等相關(guān)采購(gòu)單據(jù)一系列工作，工作繁瑣，過(guò)程冗余，給采購(gòu)人員帶來(lái)了較多的工作量。

“易購(gòu)”二期主要有兩方面的升級(jí)：一方面在采購(gòu)品類上進(jìn)行拓展，從小米中國(guó)區(qū)的市場(chǎng)品類拓展到整個(gè)小米集團(tuán)的非生產(chǎn)性采購(gòu)，主要是市場(chǎng)、建店、行政辦公、技術(shù)等品類。

小米集團(tuán)的非生產(chǎn)性采購(gòu)包括5大類，其中市場(chǎng)類包括媒介購(gòu)買、廣告、視頻制作、平面設(shè)計(jì)，線下的活動(dòng)、零售市場(chǎng)的物料。建店類包括小米之家的物料、家具等；服務(wù)類包括物流服務(wù)、客服服務(wù)、售后服務(wù)；行政辦公類主要是辦公用品、保潔、物業(yè)；技術(shù)類包括IT設(shè)備、實(shí)驗(yàn)室設(shè)備等。

另一方面在原來(lái)的基礎(chǔ)功能上迭代，例如招采采購(gòu)策略、供應(yīng)商入庫(kù)的資質(zhì)評(píng)審等功能。

這些背后都是小米和支出寶共同努力的結(jié)果，也證明了“易購(gòu)”確實(shí)發(fā)揮出了價(jià)值。

但是，大型集團(tuán)進(jìn)行采購(gòu)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型并非易事。一般情況下，很多公司的采購(gòu)職能是分散的，既有采購(gòu)部，又有行政部、人事部、IT 部、市場(chǎng)部等。由于各種原因，不同部門的采購(gòu)需求和支出是很難完全統(tǒng)一起來(lái)的，強(qiáng)行統(tǒng)一也容易造成很多問(wèn)題。這就涉及集中采購(gòu)、授權(quán)采購(gòu)、分散采購(gòu)的問(wèn)題。

為此，支出寶為小米建立虛擬的“采購(gòu)共享中心”，利用強(qiáng)大的需求分發(fā)引擎，對(duì)集中采購(gòu)需求、分散采購(gòu)需求進(jìn)行智能的處理及分發(fā)，提高采購(gòu)處理效率，實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)、授權(quán)采購(gòu)、分散采購(gòu)的一站式管理。

此外，伴隨著“易購(gòu)”的實(shí)施，小米集團(tuán)也對(duì)采購(gòu)組織的架構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整。

“小米集團(tuán)此前是業(yè)務(wù)兼做采購(gòu)，是業(yè)態(tài)不分離，后來(lái)集團(tuán)從管理的角度發(fā)現(xiàn)有風(fēng)險(xiǎn)，所以我們拓展了采購(gòu)的職能，未來(lái)采購(gòu)的工作逐漸由業(yè)務(wù)兼做變成采購(gòu)和業(yè)務(wù)協(xié)同的狀態(tài)。例如需求、審批流程等是聯(lián)合協(xié)同內(nèi)控，還協(xié)同財(cái)務(wù)做了很多的設(shè)置工作，包括需求審批的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，審批流的權(quán)限規(guī)定，以及與后端財(cái)務(wù)共享中心的打通等。”李躍解釋道。

上線“易購(gòu)”二期之后，通過(guò)對(duì)品類、功能的迭代，以及對(duì)組織職能的調(diào)整，小米集團(tuán)采購(gòu)過(guò)程中面臨的很多問(wèn)題，現(xiàn)在均得到解決。

例如供應(yīng)商數(shù)量含糊不清，此前沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)可以呈現(xiàn)出與小米集團(tuán)合作的供應(yīng)商到底有多少，每個(gè)品類合作的供應(yīng)商共有多少家？

合作的金額不能實(shí)時(shí)體現(xiàn)，例如小米和某一類供應(yīng)商合作的總體進(jìn)度，此前是從付款系統(tǒng)抓取，但數(shù)據(jù)有延遲性。而“易購(gòu)”以PO作為節(jié)點(diǎn)抓取，PO數(shù)據(jù)代表小米和供應(yīng)商開始合作的狀態(tài)，且時(shí)間和金額兩個(gè)維度的準(zhǔn)確性非常高。

招采項(xiàng)目數(shù)量沒(méi)有統(tǒng)計(jì)，一個(gè)月到底發(fā)生了是20筆還是30筆招采不清楚。此外，也無(wú)法快速統(tǒng)計(jì)到底有哪些部門在提出采購(gòu)需求，這些需求都是哪一類，每一類各花了多少錢？“易購(gòu)”目前能夠體現(xiàn)出來(lái)。

03 采購(gòu)數(shù)字化3.0：將與業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通

“未來(lái)，‘易購(gòu)’的拓展在范圍上從窄到廣，功能上從淺到深。”李躍說(shuō)道。

目前，“易購(gòu)”三期正在建設(shè)中，將會(huì)與小米集團(tuán)更多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)做連接，例如戶外的大牌管理系統(tǒng)，建店系統(tǒng)，資產(chǎn)系統(tǒng)等。因?yàn)?ldquo;易購(gòu)”承載了采購(gòu)職能，但采購(gòu)不是獨(dú)立的，而是與業(yè)務(wù)有粘性和連貫性，承接上下游，上游是業(yè)務(wù)系統(tǒng)，下游是財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

支出寶通過(guò)對(duì)接小米內(nèi)部ERP、OA等管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的高效內(nèi)部協(xié)同。通過(guò)供應(yīng)商端，實(shí)現(xiàn)小米與供應(yīng)商在詢報(bào)價(jià)、訂單確認(rèn)發(fā)貨結(jié)算等高效外部協(xié)同。

此外，李躍強(qiáng)調(diào)，“易購(gòu)”還將探索更多可能性。一方面是數(shù)據(jù)可視化，例如管理看板或者BI看板，希望從管理的角度，智能化的呈現(xiàn)出集團(tuán)每一天花了多少錢，花到哪些部門？

雖然現(xiàn)在有基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，但有一些數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性方面差強(qiáng)人意，且需要模型去導(dǎo)出，而從系統(tǒng)去下載或獲取數(shù)據(jù)的這種采集的方式相對(duì)傳統(tǒng)，公司更想看到諸如合作數(shù)據(jù)、供應(yīng)商的數(shù)據(jù)、預(yù)算等維度的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)。

另一方面是對(duì)項(xiàng)目合同后的管理，因?yàn)?ldquo;易購(gòu)”一期和二期解決的是合同前的采購(gòu)管理，后續(xù)也想實(shí)現(xiàn)對(duì)合同后的履約管理、績(jī)效管理、供應(yīng)商的績(jī)效管理等方面的數(shù)字化。

“我們提到的履約管理是基于采購(gòu)角度或基于項(xiàng)目管理角度，把績(jī)效管理、過(guò)程績(jī)效管理和項(xiàng)目管理融為一體，即項(xiàng)目管理的結(jié)果就是過(guò)程管理，好處是可以更多的去定量分析供應(yīng)商在履約過(guò)程當(dāng)中的狀態(tài)。這個(gè)是后面我們要探討的一個(gè)方向。”李躍說(shuō)道。

對(duì)于企業(yè)如何進(jìn)行采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，李躍有4點(diǎn)建議：“首先每個(gè)企業(yè)的痛點(diǎn)不同，可能關(guān)注成本、效率、合規(guī)、數(shù)字化等，所以一定是基于公司的原生采購(gòu)需求進(jìn)行數(shù)字化；其次在推進(jìn)采購(gòu)數(shù)字化過(guò)程當(dāng)中，誰(shuí)用誰(shuí)來(lái)建言獻(xiàn)策，要關(guān)注使用部門，站在他們的角度考慮問(wèn)題；三是想清楚采購(gòu)的通盤邏輯，有時(shí)候過(guò)度關(guān)注某一點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)，反而達(dá)不到最初的目的；最后是要協(xié)同內(nèi)部的相關(guān)方，因?yàn)橹灰劦较到y(tǒng)，一定與內(nèi)部各部門都有關(guān)系。”

除了采購(gòu)方面，小米集團(tuán)在數(shù)字化方面一直有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)。小米集團(tuán)合伙人、高級(jí)副總裁盧偉冰曾接受媒體采訪時(shí)表示，每多一層渠道，企業(yè)的數(shù)字化能力都會(huì)指數(shù)量級(jí)地衰減。但小米往往能夠做到一個(gè)指令瞬間到達(dá)數(shù)萬(wàn)線下店鋪工作人員，有極高的執(zhí)行力和數(shù)字化能力。

從公司集團(tuán)化管控的角度來(lái)看，如何確保業(yè)務(wù)靈活性的同時(shí)，提高成本管控集約效應(yīng)，確保過(guò)程透明合規(guī)，是每個(gè)快速增長(zhǎng)的高科技行業(yè)所面臨的的共同問(wèn)題，而小米集團(tuán)為國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型打造了標(biāo)桿案例。

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