在疫情的催化下，遠程視頻會議已經成為企業必修課。在技術進步和市場需求的雙重驅動下，視頻會議軟件在穩定性、延遲度、兼容性（多端同步）、在線人數、清晰度等方面更加優秀。在會議輔助功能上（同步字幕、背景、美顏、錄制、回放、存儲、共享、翻譯等）也更加豐富。

打工人也學會了線上會議的操作技巧。比如為會議設定更明確的主題，將會議日程加入日歷提醒參會人，提前準備會議文檔資料，參會人數盡量在7人以下等等。

但這遠遠還不足以解決遠程視頻會議的痛點。“用什么軟件開會不重要，不會開會才是致命傷。”再次居家辦公后，打工人對于遠程辦公的種種幻想已經破滅。雖然不用通勤打卡，但從996變成了007，每天醒來就要線上會、老板隨時拉人開會、開攝像頭直播上班····居家辦公的場景下，多少老板把視頻會議生生開成了“遠程監控”。

其實，看打工人對于遠程會議的吐槽，大多數還是關于開會本身的。換句話說，員工并不是不想開線上視頻會議，只是不想開無效、無聊、無關的線上視頻會，更不愿意成為天天開會“工具人”。

“視頻會議就像風箏，風箏飛得有多高，最重要的還要看拉線的人是誰。”在36氪企服點評微信下，有用戶這樣留言，這其實也是視頻會議軟件廠商的煩惱。畢竟除了做營銷傳播，誰也不愿意被用戶“怒打一星”。

到底是哪些因素才是企業低效無效開會的真正原因？

在開會之前，除了要做好會議要求、議題議程、發布順序的討論，其實還有一項特別重要的工作，那就是確定會議的類型。

在職場日常中，主要有三種類型的會議。一是信息溝通型會議，顧名思義就是傳達同步信息，使得信息在團隊成員中保持暢通，比如項目會、業務會、培訓會、宣講會等等。二是分析討論型會議，是基于一個固定的主題展開深度討論。比如頭腦風暴會、分享會、策劃會、復盤會等等。三是決策辯論型會議，主要是要通過會議得出明確的結論，比如股東會、研發會、績效會、業務會等等。

第二種會議是花費時間最長的，也是最讓人頭疼的會議類型，因為耗時長、說話亂、沒有目標沒有結果而聞名職場。特別是在遠程視頻會議的場景下，老板說完后開始大家踴躍發言，參會者回應一段長長的沉默，別提多尷尬了。

所以，針對不同類型的會議，會議發起者/主持人需要制定不同的策略，提前做好準備。比如信息類的會議需要提前分享文檔，并在會議前期為所有參會人留出時間熟悉文檔內容。而分析討論型會議最重要的是控制方向和節奏，可以制定一些參會規則，比如限制每個人的發言時間，會議沉默時間超過5分鐘則需要主持人介入，設置“會議觀察員”在跑題時發出提醒等等。而決策辯論型會議，則要重點關注參會人的情緒，做好出現沖突和矛盾的準備，并設置辯論的規則。

視頻會議容易分心的一個重要原因，就是缺乏面對面的眼神交流和肢體語言。所以，作為會議的主持人，無論在什么樣的會議環境下，都要采取積極主動的姿態。

有一些技巧非常重要。比如，直視攝相機，與發言者/參會者保持“眼神接觸”，在辦公的場所而不是臥室參加會議，開會期間保持儀態，保持積極而洪亮的發言聲音等等。

當然，長時間保持這些動作也是非常令人疲憊的。在視頻會議輔助功能越來越多的情況下，我們不止可以利用美顏，設置虛擬開會背景，更應該去觀察我們在視頻會議中呈現的姿態、聲音和表現，并刻意去練習直視攝像頭，找到一個自己舒服的姿態和方式。

會議主持人永遠都是線上會議的靈魂。好的主持人能夠掌握會議節奏，保證會議的高效，并能夠激發參會人互動的熱情——即使是在線上。

經驗豐富的主持人通常會用合適的問題，提升用戶參與的積極性。比如說問題抓住痛點核心，問題具體而清晰，并且指向明確，不斷根據大的問題細分拆分小問題等。

用問題抓住參會者的心，還需要主持人對參會者的了解足夠到位。對各個參會人業務越熟悉，就越能提出抓住人心的關鍵問題。思考關鍵問題的時間越長，開會的效率就更高，時間也就更短。

當然，在某些會議上，即使主持人盡了最大的努力也無濟于事，那就是管理者的“演說”或“問責”型的會議。演說型會議老板的特點是沒有時間限制，動輒離題千里。但問責型會議更可怕，通常情況下管理者本身就是主持人，每個人發言后管理者會針對性地提出問題。而這些問題都帶有某種程度的消極色彩，通常會被參會者視為挑戰或者問責，比如“問題的根本原因是什么？”“中間出了什么問題？誰在負責這件事？”

這些對抗性的問題會把線上會議的氣氛變得更加緊張，主持人在提問的時候，需要重新思考問題，克制自己問責的沖動，重點是引發參會者去思考怎樣解決問題，或者主動去提出可以協調哪些資源幫助團隊解決這個問題。

在開會這件事上，視頻會議軟件最大的突破在于對開會數據的記錄。比說通過統計，每個人都能看到自己每年每月每天在開會上花了多少時間，參加了多少種類型的會議，團隊會議召開的頻率，參會時每個人發言的時長等等。

這些數據對于開好線上視頻會議越來越重要。聰明的老板會定期研究這些數據，調整視頻會議的規劃，擬定更聰明的策略保證會議的效果，找到企業最適合的會議模式。

此外，員工的真實反饋同樣重要。定期進行員工反饋可以發現視頻會議存在的巨大風險，比如開會造成了員工的挫敗感，長時間的線上會議造成員工需要加班來完成工作，對于會議過程中的提問感到了冒犯和敵對等等，以及員工對于視頻會議工具的使用體驗。如果現在公司統一使用的視頻會議工具無法滿足當前開會場景需求，就要考慮換其他的更便捷能提高開會效率的產品。