電子文檔知識庫管理：項目數據每年正以成倍量級遞增，而這當中非結構化數據占比約80%，并且項目員工時長都需要調閱這些文檔數據。但傳統的紙質文檔具有耗費大量人力管理，且不具備大文件、海量文件處理能力，導致使用體驗不佳，無法良好的管理企業知識資產。

所以對于企業來說，做好電子文檔的管理是十分重要的，那么如何進行高效簡潔的電子文檔管理呢？

辦公自動化系統在設計時缺少了檔案工作者的前期參與，電子文檔從形成到積累最后到歸檔過程中沒有明確統一的制度規范，導致工作人員在開展工作的時候隨意性過大，造成了電子文檔的歸檔不完整。

由于信息技術更新過快，電子文檔永久保管難度大， 電子文檔的真實性、完整性和可靠性缺少有效技術支撐。由于電子文檔信息易更改、易復制、易傳輸，給電子文檔的真實性、完整性帶來極大的沖擊。

從目前的情況來看，很多負責電子文檔管理的工作人員仍基于紙質檔案的管理經驗，而對電子文檔的管理水平和效率不高，對檔案信息化技術管理和計算機相關設備知識的掌握仍顯不足。

網絡環境對電子文檔信息安全構成威脅。電子文檔管理過程中，必須以信息安全為前提，加強防護軟件、訪問控制技術、病毒攔截等信息安全技術的應用，確保系統、網絡、數據庫的安全 。

目前，各單位自動化辦公系統和單位內各系統之間， 自動化程度參差不齊，無法兼容，大多數軟件使計算機成為了檢索工具。如此以來，信息資源的共享和真正的自動化管理就無法真正實現。

電子文檔因為靈活性的特征，且由于計算機發展技術及觀念上的原因 , 電子檔案的法律效力沒有明確規定， 現階段要想具有法律效力尚存在困難。

很顯然，每個人都很喜愛文檔管理系統在操作方面有很好的便捷性，這樣的系統方便更多人操作以及惠及到更多崗位的工作人員，另一方面這樣的文檔管理系統對提升相關的工作效率也有至關重要的作用。

與此同時我們也發現了好的文檔管理系統還有著非常規范的管理體系，多種優質的管理方法在該文檔管理系統的應用帶給了人們專業的管理知識，也培養了更多員工關于文檔歸類管理的意識。

相信不管是個人還是公司都希望文檔管理方面要注重安全性，而優質的文檔管理系統在安全方面的研究和實行做得非常扎實，具體表現為文檔的誤操作以及安全防護能力提升很大。

統一電子文檔管理標準，制定科學規范的工作流程檔案部門要從電子文檔生成、文檔收集歸檔、文檔保存利用等各階段全程指導和控制管理，對電子文檔的命名分類、登錄著錄、收集歸檔、保密維護等制訂有效的管理措施，實現電子文檔形成歸檔及查閱利用等各環節的運作和管理均在檔案部門的統一監督指導下與檔案管理同步發展。

Baklib具有文檔知識庫云管理的功能，海量文件科學存儲分類，一鍵查找調閱，及時獲取和共享，提高工作效率的同時，大大減少人力管理運維成本。

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