電子文檔知識(shí)庫(kù)管理：項(xiàng)目數(shù)據(jù)每年正以成倍量級(jí)遞增，而這當(dāng)中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占比約80%，并且項(xiàng)目員工時(shí)長(zhǎng)都需要調(diào)閱這些文檔數(shù)據(jù)。但傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔具有耗費(fèi)大量人力管理，且不具備大文件、海量文件處理能力，導(dǎo)致使用體驗(yàn)不佳，無法良好的管理企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)。

所以對(duì)于企業(yè)來說，做好電子文檔的管理是十分重要的，那么如何進(jìn)行高效簡(jiǎn)潔的電子文檔管理呢？

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)缺少了檔案工作者的前期參與，電子文檔從形成到積累最后到歸檔過程中沒有明確統(tǒng)一的制度規(guī)范，導(dǎo)致工作人員在開展工作的時(shí)候隨意性過大，造成了電子文檔的歸檔不完整。

由于信息技術(shù)更新過快，電子文檔永久保管難度大， 電子文檔的真實(shí)性、完整性和可靠性缺少有效技術(shù)支撐。由于電子文檔信息易更改、易復(fù)制、易傳輸，給電子文檔的真實(shí)性、完整性帶來極大的沖擊。

從目前的情況來看，很多負(fù)責(zé)電子文檔管理的工作人員仍基于紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，而對(duì)電子文檔的管理水平和效率不高，對(duì)檔案信息化技術(shù)管理和計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備知識(shí)的掌握仍顯不足。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)電子文檔信息安全構(gòu)成威脅。電子文檔管理過程中，必須以信息安全為前提，加強(qiáng)防護(hù)軟件、訪問控制技術(shù)、病毒攔截等信息安全技術(shù)的應(yīng)用，確保系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)的安全 。

目前，各單位自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和單位內(nèi)各系統(tǒng)之間， 自動(dòng)化程度參差不齊，無法兼容，大多數(shù)軟件使計(jì)算機(jī)成為了檢索工具。如此以來，信息資源的共享和真正的自動(dòng)化管理就無法真正實(shí)現(xiàn)。

電子文檔因?yàn)殪`活性的特征，且由于計(jì)算機(jī)發(fā)展技術(shù)及觀念上的原因 , 電子檔案的法律效力沒有明確規(guī)定， 現(xiàn)階段要想具有法律效力尚存在困難。

很顯然，每個(gè)人都很喜愛文檔管理系統(tǒng)在操作方面有很好的便捷性，這樣的系統(tǒng)方便更多人操作以及惠及到更多崗位的工作人員，另一方面這樣的文檔管理系統(tǒng)對(duì)提升相關(guān)的工作效率也有至關(guān)重要的作用。

與此同時(shí)我們也發(fā)現(xiàn)了好的文檔管理系統(tǒng)還有著非常規(guī)范的管理體系，多種優(yōu)質(zhì)的管理方法在該文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用帶給了人們專業(yè)的管理知識(shí)，也培養(yǎng)了更多員工關(guān)于文檔歸類管理的意識(shí)。

相信不管是個(gè)人還是公司都希望文檔管理方面要注重安全性，而優(yōu)質(zhì)的文檔管理系統(tǒng)在安全方面的研究和實(shí)行做得非常扎實(shí)，具體表現(xiàn)為文檔的誤操作以及安全防護(hù)能力提升很大。

統(tǒng)一電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)規(guī)范的工作流程檔案部門要從電子文檔生成、文檔收集歸檔、文檔保存利用等各階段全程指導(dǎo)和控制管理，對(duì)電子文檔的命名分類、登錄著錄、收集歸檔、保密維護(hù)等制訂有效的管理措施，實(shí)現(xiàn)電子文檔形成歸檔及查閱利用等各環(huán)節(jié)的運(yùn)作和管理均在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下與檔案管理同步發(fā)展。

Baklib具有文檔知識(shí)庫(kù)云管理的功能，海量文件科學(xué)存儲(chǔ)分類，一鍵查找調(diào)閱，及時(shí)獲取和共享，提高工作效率的同時(shí)，大大減少人力管理運(yùn)維成本。

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