對于想知道怎樣搭建一個好的知識庫管理系統(tǒng)的人來說，擁有正確的流程非常重要。這個過程不需要很復雜，但如果您想要個滿足更多需求的知識管理系統(tǒng)，它確實需要非常的全面。 

1. 定義你的受眾

知識庫適用于誰？就像任何內容一樣，講師指南需要高度針對明確的受眾。 

例如，如果您正在為產品用戶創(chuàng)建介紹性手冊，請以對他們最有幫助的方式創(chuàng)建和呈現信息。如果您要為銷售團隊的客戶主管創(chuàng)建培訓手冊，請執(zhí)行相同的操作 — 以有助于他們高效工作的方式創(chuàng)建和展示信息。

2.概述您的內容

在您開始創(chuàng)建之前，建立一個您將用來充實系統(tǒng)大綱。雖然您的系統(tǒng)可能包含特定于您的流程或產品的任意數量的部分，但請考慮添加以下內容：

• 介紹：介紹內容并設定期望作為介紹的一部分。為什么要做這個系統(tǒng)？它是給誰的？如果您正在為新員工創(chuàng)建，請考慮添加您的企業(yè)愿景和使命宣言，并說明為什么培訓是入職流程的重要組成部分。
• 目錄：添加目錄使您的目標受眾更容易在他們需要的確切時間找到他們需要的特定信息。
• 目標：讓目標受眾應該能夠使用特定產品或遵循特定流程。將此信息作為目標部分的一部分。目標在您的目標受眾消費您的內容時為他們提供了一些可以努力的方向。
• 說明：描述如何逐步使用您的產品，或逐步引導目標受眾完成一個過程。
• 摘要：說明是全面的。在更詳盡的說明旁邊添加摘要。您的目標受眾中的一些成員會發(fā)現這些摘要對以后的復習很有幫助。
• 常見問題解答：花時間集思廣益，對有人使用您的產品或遵循您的流程時可能出現的所有可能的問題進行頭腦風暴。在您的常見問題解答部分中盡可能多地回答這些問題。 
• 聯(lián)系方式：無論您的培訓手冊多么全面，無論您的常見問題解答多么詳盡，問題仍然會出現。為您的目標受眾提供明確的渠道來提出這些問題。

3. 根據需要跟蹤使用情況和更新

您需要通過知識庫的訪問進行相關的分析。分析讓您知道有多少人正在訪問您的手冊以及他們如何使用它們。

不要停留在分析上。一旦您有了要分析的數據，就可以使用您的分析來更新您的知識庫系統(tǒng)。不斷更新和優(yōu)化它們，將您的知識庫視為可以隨時更改的動態(tài)內容，以獲得最大的影響。

4. 創(chuàng)建反饋渠道

這是作為最后一步提到的，但這是您在整個手動創(chuàng)建過程中需要做的事情：從關鍵利益相關者那里獲得反饋。 

如果您正在為內部團隊知識庫，請與將使用該系統(tǒng)的經理和一線工作人員交談。進行定期檢查，使這些利益相關者能夠審查大綱和初稿。使用他們的反饋進行更新。

面向外部受眾的知識庫也是如此。在現有用戶或客戶上測試您的內容，然后使用您的學習來優(yōu)化您的手冊。

無論是為內部受眾還是外部受眾創(chuàng)建的，都應提供清晰的反饋渠道。同樣，反饋渠道也需要您定期更新它們以最大限度地提高性能。

不要忘記設計注意事項

雖然知識庫手冊本質上是實用，但設計仍然很重要。通常包括以下內容：

• 品牌：通過包含企業(yè)品牌，目標受眾與您的企業(yè)愿景和使命聯(lián)系起來。
• 顏色：顏色有一種心理學。通過在培訓手冊中包含引人入勝的顏色來利用這一點。大多數公司都有一級、二級甚至三級品牌顏色。深入了解您的調色板，以使知識系統(tǒng)在視覺上盡可能令人愉悅和引人入勝。
• 層次結構：通過使用適當的標題和副標題來引導觀眾的視線。同樣，適當的層次結構可以幫助您的目標受眾使用培訓手冊作為參考，隨時快速找到他們需要的信息。
• 圖形/插圖：通過使用圖形和插圖來強化關鍵思想和概念。學術環(huán)境包括不同類型的學習者。在企業(yè)環(huán)境中也是如此。有效的圖形和插圖可以幫助您吸引視覺學習者。

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