讓我們從頭開始。知識庫允許您在集中式中心存儲、共享和維護信息。

那么，知識庫軟件如何適合您的知識管理策略呢？一個很好的問題。 

• 存儲。這些信息不是孤立在某人的 USB 記憶棒上、埋在沒完沒了的電子郵件對話中，也不是在您不再使用的項目管理軟件中。知識庫使您可以輕松獲得概述和查看信息 - 特別是如果您選擇具有出色搜索功能的知識庫。
• 分享。您的文件可能存儲在一個位置，但這并不能將其變成免費的信息自助餐桌。相反，您可以管理訪問權限并查看誰有權訪問和訪問了特定文檔。只需單擊幾下，您就可以快速共享文檔，而且始終是最新版本。
• 維持. 當您在電子郵件線程中搜索正確的報告時，很容易意外選擇錯誤的文件。通過使用分析，您可以添加和編輯信息以及查看需要填補的空白。

定期維護知識庫可以獲得的一些好處包括：

• 清除過時信息時降低錯誤風險
• 為客服人員節省時間，因為您提供易于理解的公司和產品信息。
• 通過基于分析和反饋創建新文檔來減少不必要的工作——為了信息而避免信息。
• 通過深思熟慮的數據庫滿足讀者的需求，提高客戶滿意度。
• 通過定期維護您的知識庫，降低對數據庫大修的需求。

讓我們看一下創建和維護強大知識庫的一些最有用的策略。

為您的知識庫選擇正確的設計

無論您是從頭開始建立知識庫還是審查您的設計以進行改進，您都需要特別考慮兩件事：內容層次結構和界面。

內容層次結構

您的內容層次結構是您向讀者呈現信息的方式。是否易于概述和理解？您還可以通過添加相關內容的鏈接來引導讀者體驗。

干凈的界面

外觀與公司品牌一致，知識庫與公司網站的其他部分很好地集成在一起。

分配用戶權限

管理訪問權限是確保您的知識庫安全并僅與合適的人共享的關鍵。 

如果您正在創建一個外部知識庫，那么您很可能希望讓每個人都可以訪問它。另一方面，如果您要創建內部知識庫，則需要根據團隊、角色或管理級別來控制訪問。

衡量文章的有效性

您可以通過多種方式收集信息，以了解您的知識庫內容的有效性。對于您的內部知識庫，您可以直接向團隊成員尋求反饋。

您是否使用外部知識庫進行客戶服務？然后與您的支持團隊聯系，了解他們經常遇到的問題。這些問題是否得到了回答，或者回答得足夠好？客戶對知識庫有什么反饋？

添加和改進知識庫的內容

您是否使用您的知識庫與員工或客戶共享支持文章和信息？然后，您需要考慮一些事情來改善用戶體驗。

• 添加其他知識庫文章
• 改進知識庫內容——以及用戶體驗
• 刪除過時的信息

這里推薦一款知識庫&幫助手冊制作工具——Baklib

Baklib做為一款適用私有化布署的SaaS云產品，具備易搭建、專業知識轉移與備份數據簡易、應用入門非常容易及手機端感受不錯的優勢。幫助企業打造出一個高效率、實用的云空間公司知識庫系統。完成向內專業知識協作和對外開放品牌宣傳的網站內容管理方法。通過改進客戶體驗來提升客戶使用率和用戶留存率， 進而使企業的利潤增加。