近幾年，企業的數字資產日益成為各大公司關注的焦點，不論是企業基本信息、年度報告等顯性的信息，或是在公司內部形成的工作文檔、實踐經驗等無形的信息，對于公司的發展有著無可取代的影響。

許多企業尤其是知識型高科技企業都十分注重自身的知識和人才的培養，因而企業的高級管理人員日益認識到：對企業內部的知識進行分類、整理、復用、流通，能夠大大提升企業的內部知識流動，從而提升企業的核心競爭優勢。

而如何有效地進行知識庫的建設，則成為了一個十分重要的研究課題。

一般情況下，公司的文件都是散落在員工的電腦、手機等移動裝置中，并不能形成一個整體的總結和存儲。這就導致了許多問題，例如在查文檔的過程中，你不知道是哪個人在搞什么鬼，舊的文檔放在哪里都不清楚，或者是看文檔的速度太慢，或者是文檔更新不同步，都會讓你的工作效率下降。

大部分公司的保密文檔都是給幾個人共享的，但有些時候，他們必須要配合，甚至是內部的合作，這就不是一般的文檔可以處理的了，而用常規的文檔，就會降低工作的速度。此外，如果工作人員對自己的權利不了解，很有可能會被刪掉，甚至是被修改（無法更改），出現這樣的問題，將會帶來巨大的后果。

在以往的工作團隊中，通常都會用 QQ、微信、郵箱等形式來進行文檔的修改，導致了一份文檔的多個版本，而當團隊的人重新編輯時，很可能會發現自己手中的文檔是不是最近的。

文檔的規范化是一項系統工程。要強化文檔數據的數字化，就需要重視文檔數據的規范化和規范化。在新的在線文檔管理體制下，要構建一種完整的業務流程和流程，并對其進行詳細的工作，并對其進行細化，并提出相應的規定。

不管是公司的制度檔案，研究報告，或是商業計劃，都會根據公司的制度、產品和顧客的需求而變化。如果不及時地進行數據的及時處理，不但會導致數據與實際情況不相符，而且會導致信息不連貫、不能及時傳達，延誤工作進度，嚴重影響到公司的經濟效益。所以，要保證這些數據的真實、準確，充分利用這些數據，才能充分利用這些數據。

一是要建立完善的文檔管理體系，建立引入人才的獎勵機制，以調動員工的積極性和積極性；二是要強化在線文檔的操作培訓，提高文檔管理人員的專業技術水平。

在文檔工作中，采用在線文檔進行管理是一種不可避免的發展。要推動企業的信息化進程，就需要在管理上持續改進，在管理體系上，在人員的能力上均有所提升。

運用恰當的工具，可以大大提升辦公的工作效能，從而真正實現企業的知識的累積。

Baklib是快速構建企業知識庫的 SaaS軟件，該軟件充分發揮了 網上知識庫有效的編輯能力、以及對網上儲存和顯示的能力。有效地克服了個人與公司文檔管理混亂，知識孤立等問題；節約開支，提高員工和員工的工作效能，讓工作更加簡單。