近幾年，企業(yè)的數(shù)字資產(chǎn)日益成為各大公司關(guān)注的焦點(diǎn)，不論是企業(yè)基本信息、年度報(bào)告等顯性的信息，或是在公司內(nèi)部形成的工作文檔、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等無形的信息，對(duì)于公司的發(fā)展有著無可取代的影響。

許多企業(yè)尤其是知識(shí)型高科技企業(yè)都十分注重自身的知識(shí)和人才的培養(yǎng)，因而企業(yè)的高級(jí)管理人員日益認(rèn)識(shí)到：對(duì)企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)進(jìn)行分類、整理、復(fù)用、流通，能夠大大提升企業(yè)的內(nèi)部知識(shí)流動(dòng)，從而提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

而如何有效地進(jìn)行知識(shí)庫(kù)的建設(shè)，則成為了一個(gè)十分重要的研究課題。

一般情況下，公司的文件都是散落在員工的電腦、手機(jī)等移動(dòng)裝置中，并不能形成一個(gè)整體的總結(jié)和存儲(chǔ)。這就導(dǎo)致了許多問題，例如在查文檔的過程中，你不知道是哪個(gè)人在搞什么鬼，舊的文檔放在哪里都不清楚，或者是看文檔的速度太慢，或者是文檔更新不同步，都會(huì)讓你的工作效率下降。

大部分公司的保密文檔都是給幾個(gè)人共享的，但有些時(shí)候，他們必須要配合，甚至是內(nèi)部的合作，這就不是一般的文檔可以處理的了，而用常規(guī)的文檔，就會(huì)降低工作的速度。此外，如果工作人員對(duì)自己的權(quán)利不了解，很有可能會(huì)被刪掉，甚至是被修改（無法更改），出現(xiàn)這樣的問題，將會(huì)帶來巨大的后果。

在以往的工作團(tuán)隊(duì)中，通常都會(huì)用 QQ、微信、郵箱等形式來進(jìn)行文檔的修改，導(dǎo)致了一份文檔的多個(gè)版本，而當(dāng)團(tuán)隊(duì)的人重新編輯時(shí)，很可能會(huì)發(fā)現(xiàn)自己手中的文檔是不是最近的。

文檔的規(guī)范化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。要強(qiáng)化文檔數(shù)據(jù)的數(shù)字化，就需要重視文檔數(shù)據(jù)的規(guī)范化和規(guī)范化。在新的在線文檔管理體制下，要構(gòu)建一種完整的業(yè)務(wù)流程和流程，并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的工作，并對(duì)其進(jìn)行細(xì)化，并提出相應(yīng)的規(guī)定。

不管是公司的制度檔案，研究報(bào)告，或是商業(yè)計(jì)劃，都會(huì)根據(jù)公司的制度、產(chǎn)品和顧客的需求而變化。如果不及時(shí)地進(jìn)行數(shù)據(jù)的及時(shí)處理，不但會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)與實(shí)際情況不相符，而且會(huì)導(dǎo)致信息不連貫、不能及時(shí)傳達(dá)，延誤工作進(jìn)度，嚴(yán)重影響到公司的經(jīng)濟(jì)效益。所以，要保證這些數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確，充分利用這些數(shù)據(jù)，才能充分利用這些數(shù)據(jù)。

一是要建立完善的文檔管理體系，建立引入人才的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以調(diào)動(dòng)員工的積極性和積極性；二是要強(qiáng)化在線文檔的操作培訓(xùn)，提高文檔管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。

在文檔工作中，采用在線文檔進(jìn)行管理是一種不可避免的發(fā)展。要推動(dòng)企業(yè)的信息化進(jìn)程，就需要在管理上持續(xù)改進(jìn)，在管理體系上，在人員的能力上均有所提升。

運(yùn)用恰當(dāng)?shù)墓ぞ?，可以大大提升辦公的工作效能，從而真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)的知識(shí)的累積。

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