當(dāng)下正值高校畢業(yè)季，廣大畢業(yè)生們正在緊鑼密鼓的準(zhǔn)備假期旅行、升學(xué)就業(yè)等各類事宜。但每逢此時(shí)，有一個(gè)環(huán)節(jié)卻不容忽視，即關(guān)于畢業(yè)生個(gè)人檔案的存放、轉(zhuǎn)遞問(wèn)題。國(guó)家相關(guān)部門也印發(fā)通知，強(qiáng)調(diào)檔案轉(zhuǎn)遞接收是高校畢業(yè)生就業(yè)工作的重要內(nèi)容，要加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收工作，切實(shí)保障檔案安全。那么，這個(gè)如影隨形甚至追隨自己一生的“小袋子”，究竟有哪些用處，要受到如此高的重視？

畢業(yè)生檔案是學(xué)生畢業(yè)前家庭情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、政治思想表現(xiàn)、身體狀況的文字記載材料，同時(shí)也是用人單位進(jìn)行選拔、管理、服務(wù)等事務(wù)的重要依據(jù)。因畢業(yè)生所處狀況的區(qū)別，其命名有所不同，在校時(shí)叫學(xué)籍檔案，主要包括高中和大學(xué)的學(xué)籍檔案，內(nèi)容一般包含就讀學(xué)校、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、學(xué)習(xí)成績(jī)、老師評(píng)語(yǔ)、休學(xué)退學(xué)、升學(xué)記錄等各類信息。畢業(yè)后離校后，學(xué)籍檔案則遷入到就業(yè)的單位或戶籍所在地人才中心，轉(zhuǎn)為人事檔案。

具體來(lái)看，畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來(lái)。學(xué)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的各類材料證明，然后將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)。此時(shí)的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，其通過(guò)畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序得以實(shí)現(xiàn)。

流調(diào)形式上，若去機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位等用人單位就業(yè)，檔案會(huì)轉(zhuǎn)到用人單位進(jìn)行管理，形成干部人事檔案或職工人事檔案；若去沒(méi)有人事檔案管理權(quán)限的非公單位就業(yè)，檔案會(huì)轉(zhuǎn)去公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，形成流動(dòng)人員人事檔案，統(tǒng)稱人事檔案。

然而出于各種原因，一些大學(xué)畢業(yè)生對(duì)檔案的作用與處理方法并不了解和重視，不清楚檔案有哪些用途，又該如何存放，最終導(dǎo)致“棄檔”“丟檔”等現(xiàn)象愈發(fā)普遍，進(jìn)而影響其日后升學(xué)就業(yè)、職稱評(píng)選等。

一般而言，企事業(yè)單位招聘員工，國(guó)家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)信息作為人才選拔的重要證據(jù)，涉及工作調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)審、工齡認(rèn)定、轉(zhuǎn)正定級(jí)、辦理退休等多項(xiàng)事宜。并且，公務(wù)員考錄、碩士或博士研究生升學(xué)、出國(guó)留學(xué)申請(qǐng)這三大畢業(yè)出路，皆需由檔案保管部門出具相關(guān)證明。此外，入黨申請(qǐng)、社保辦理、住房等同樣需要檔案介入其中，出具相關(guān)證明。

值得注意的是，國(guó)家相關(guān)政策規(guī)定學(xué)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年。但也間接導(dǎo)致一些學(xué)生混淆“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別，誤以為學(xué)校可以長(zhǎng)期保存，便對(duì)自己的檔案“愛(ài)答不理”了。

既然檔案如此重要，并且署名于“我”，那放在自己手里豈不是更踏實(shí)放心，還能隨時(shí)查看。就在近期，一條“母親私拆女兒檔案袋封條導(dǎo)致女兒崩潰大哭”的視頻引發(fā)熱議。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，個(gè)人檔案屬于機(jī)密文件，只有擁有檔案管理權(quán)限的單位才能將其拆開(kāi)查驗(yàn)以及審核密封，沒(méi)有檔案保管權(quán)限的以及個(gè)人是不允許將檔案拆封的，如果不遵守相關(guān)規(guī)定的個(gè)人或者單位，那么有檔案管理權(quán)限的單位可以拒收。

因此，畢業(yè)生檔案是不允許個(gè)人攜帶的，更不允許私自拆封。一旦私自拆開(kāi)，很可能就會(huì)變成“廢檔”或“死檔”，情節(jié)嚴(yán)重的甚至?xí)挥涗浽谡\(chéng)信檔案，影響日后研考、公考等。今年 6 月，人社部、教育部印發(fā)《關(guān)于積極穩(wěn)妥做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收工作的通知》，再次重申“嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案”。人才服務(wù)中心檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人也表示，畢業(yè)生檔案具有涉密性，不屬于個(gè)人財(cái)產(chǎn)，屬于國(guó)家資源，不能私自拆封。

可能學(xué)生或家長(zhǎng)對(duì)檔案存放的安全性及產(chǎn)生相關(guān)管理費(fèi)用有所顧慮，但其實(shí)自 2015 年起，各級(jí)郵政企業(yè)就嚴(yán)格落實(shí)教育部、人力資源和社會(huì)保障部關(guān)于“高校畢業(yè)生檔案可采用郵政 EMS 特快專遞進(jìn)行轉(zhuǎn)遞”的要求，積極穩(wěn)妥做好學(xué)生檔案寄遞工作，確保郵件安全和精準(zhǔn)妥投，并于同年免去人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目的費(fèi)用。

另?yè)?jù)檔案工作從業(yè)者表示，個(gè)人檔案一般會(huì)存放在學(xué)校、人才市場(chǎng)或工作單位。檔案轉(zhuǎn)遞是以公對(duì)公的方式進(jìn)行的，且需單位出具調(diào)檔函。因特殊原因，個(gè)別學(xué)校將人事檔案交給本人轉(zhuǎn)遞，畢業(yè)生須盡快將密封的檔案交給就業(yè)單位，不能“私拆”和“私藏”，否則無(wú)法證明材料的真實(shí)性和完整性。如當(dāng)事人確需查詢相關(guān)檔案，則須由檔案管理人員操作進(jìn)行拆封。一旦不小心拆掉了檔案袋上的封條，需要到相關(guān)單位去重貼封條并蓋章。

可見(jiàn)，檔案的記錄、保存、傳遞等必須符合國(guó)家出臺(tái)的規(guī)定，由人事專職人員完成相關(guān)工作，堅(jiān)守遵循檔案保密性、安全性、真實(shí)性、完整性的原則。

如前文所講，把檔案存放在人才市場(chǎng)具有不少優(yōu)勢(shì)，可以辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、材料證明出具等相關(guān)的工作，能省去許多本來(lái)應(yīng)該由本人親自去辦理的一些工作，有效降低時(shí)間成本。目前，人才市場(chǎng)的檔案管理比較現(xiàn)代化，可以運(yùn)用電子化手段進(jìn)行檔案的管理，便于查詢、審閱和調(diào)檔等相關(guān)的工作。

關(guān)于檔案電子化，北京師范大學(xué)檔案館館員徐宏江曾在 2014 年表示，一方面，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，符合條件的用人單位可以通過(guò)檔案管理平臺(tái)賬號(hào)及時(shí)、快捷地查詢意向人選不涉及隱私的檔案信息；另一方面，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)推動(dòng)高校畢業(yè)生檔案與中國(guó)人民銀行征信、誠(chéng)信檔案、學(xué)籍信息等系統(tǒng)整合。

而鑒于目前畢業(yè)生人事檔案的現(xiàn)狀，有業(yè)內(nèi)人士建議高校強(qiáng)化檔案管理工作的就業(yè)服務(wù)功能，使得用人單位通過(guò)檔案渠道充分了解畢業(yè)生的情況，增加畢業(yè)生的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。此外，一些專家還建議，有關(guān)部門應(yīng)要求高校必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，并提醒畢業(yè)生盡快將檔案轉(zhuǎn)至單位或就業(yè)服務(wù)部門及人才代理機(jī)構(gòu)等人事部門，避免給自己未來(lái)的工作和生活帶來(lái)不便。

事實(shí)上，近些年我國(guó)教育、人社、網(wǎng)信等部門和很多高校都建設(shè)了一定規(guī)模的學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在收到的檔案經(jīng)過(guò)分類規(guī)整后，由專業(yè)的工作人員拆封，核對(duì)檔案內(nèi)容是否完整，經(jīng)復(fù)核后重新封裝，進(jìn)行入庫(kù)上架，后續(xù)再將逐一掃描成電子檔案，實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化”“電子化”，方便查閱。

但受限于地域、網(wǎng)絡(luò)、通信等因素的制約，檔案電子化在數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、互聯(lián)等個(gè)別環(huán)節(jié)上還較為分散，如果后續(xù)能夠?qū)⑦@些數(shù)據(jù)庫(kù)更為緊密的統(tǒng)一整合，把各種個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫(kù)相銜接，就可以建成全面的個(gè)人檔案信息系統(tǒng)，既有利于各部門的信息共享，也受益于學(xué)生的升學(xué)就業(yè)。

結(jié)語(yǔ)

作為記錄學(xué)習(xí)及職場(chǎng)生涯的重要材料，檔案是每個(gè)人從孜孜讀書匠成長(zhǎng)為勤勤社會(huì)人的見(jiàn)證。多數(shù)情況下，我們可能只聞其名不見(jiàn)其形，但理應(yīng)有意識(shí)和責(zé)任去保護(hù)這個(gè)跟隨自己一生的物件。