當下正值高校畢業季，廣大畢業生們正在緊鑼密鼓的準備假期旅行、升學就業等各類事宜。但每逢此時，有一個環節卻不容忽視，即關于畢業生個人檔案的存放、轉遞問題。國家相關部門也印發通知，強調檔案轉遞接收是高校畢業生就業工作的重要內容，要加強高校畢業生檔案轉遞接收工作，切實保障檔案安全。那么，這個如影隨形甚至追隨自己一生的“小袋子”，究竟有哪些用處，要受到如此高的重視？

畢業生檔案是學生畢業前家庭情況、學習成績、政治思想表現、身體狀況的文字記載材料，同時也是用人單位進行選拔、管理、服務等事務的重要依據。因畢業生所處狀況的區別，其命名有所不同，在校時叫學籍檔案，主要包括高中和大學的學籍檔案，內容一般包含就讀學校、入學時間、畢業時間、學習成績、老師評語、休學退學、升學記錄等各類信息。畢業后離校后，學籍檔案則遷入到就業的單位或戶籍所在地人才中心，轉為人事檔案。

具體來看，畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換而來。學生畢業后，在其學籍檔案中放入該畢業生的各類材料證明，然后將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構。此時的學籍檔案正式成為人事檔案，其通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序得以實現。

流調形式上，若去機關、國有企事業單位等用人單位就業，檔案會轉到用人單位進行管理，形成干部人事檔案或職工人事檔案；若去沒有人事檔案管理權限的非公單位就業，檔案會轉去公共人才服務機構管理，形成流動人員人事檔案，統稱人事檔案。

然而出于各種原因，一些大學畢業生對檔案的作用與處理方法并不了解和重視，不清楚檔案有哪些用途，又該如何存放，最終導致“棄檔”“丟檔”等現象愈發普遍，進而影響其日后升學就業、職稱評選等。

一般而言，企事業單位招聘員工，國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關信息作為人才選拔的重要證據，涉及工作調動、職稱評審、工齡認定、轉正定級、辦理退休等多項事宜。并且，公務員考錄、碩士或博士研究生升學、出國留學申請這三大畢業出路，皆需由檔案保管部門出具相關證明。此外，入黨申請、社保辦理、住房等同樣需要檔案介入其中，出具相關證明。

值得注意的是，國家相關政策規定學生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。但也間接導致一些學生混淆“學籍檔案”與“人事檔案”的區別，誤以為學校可以長期保存，便對自己的檔案“愛答不理”了。

既然檔案如此重要，并且署名于“我”，那放在自己手里豈不是更踏實放心，還能隨時查看。就在近期，一條“母親私拆女兒檔案袋封條導致女兒崩潰大哭”的視頻引發熱議。根據相關規定，個人檔案屬于機密文件，只有擁有檔案管理權限的單位才能將其拆開查驗以及審核密封，沒有檔案保管權限的以及個人是不允許將檔案拆封的，如果不遵守相關規定的個人或者單位，那么有檔案管理權限的單位可以拒收。

因此，畢業生檔案是不允許個人攜帶的，更不允許私自拆封。一旦私自拆開，很可能就會變成“廢檔”或“死檔”，情節嚴重的甚至會被記錄在誠信檔案，影響日后研考、公考等。今年 6 月，人社部、教育部印發《關于積極穩妥做好高校畢業生檔案轉遞接收工作的通知》，再次重申“嚴禁個人自帶檔案”。人才服務中心檔案管理相關負責人也表示，畢業生檔案具有涉密性，不屬于個人財產，屬于國家資源，不能私自拆封。

可能學生或家長對檔案存放的安全性及產生相關管理費用有所顧慮，但其實自 2015 年起，各級郵政企業就嚴格落實教育部、人力資源和社會保障部關于“高校畢業生檔案可采用郵政 EMS 特快專遞進行轉遞”的要求，積極穩妥做好學生檔案寄遞工作，確保郵件安全和精準妥投，并于同年免去人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費等名目的費用。

另據檔案工作從業者表示，個人檔案一般會存放在學校、人才市場或工作單位。檔案轉遞是以公對公的方式進行的，且需單位出具調檔函。因特殊原因，個別學校將人事檔案交給本人轉遞，畢業生須盡快將密封的檔案交給就業單位，不能“私拆”和“私藏”，否則無法證明材料的真實性和完整性。如當事人確需查詢相關檔案，則須由檔案管理人員操作進行拆封。一旦不小心拆掉了檔案袋上的封條，需要到相關單位去重貼封條并蓋章。

可見，檔案的記錄、保存、傳遞等必須符合國家出臺的規定，由人事專職人員完成相關工作，堅守遵循檔案保密性、安全性、真實性、完整性的原則。

如前文所講，把檔案存放在人才市場具有不少優勢，可以辦理轉正定級、職稱評定、材料證明出具等相關的工作，能省去許多本來應該由本人親自去辦理的一些工作，有效降低時間成本。目前，人才市場的檔案管理比較現代化，可以運用電子化手段進行檔案的管理，便于查詢、審閱和調檔等相關的工作。

關于檔案電子化，北京師范大學檔案館館員徐宏江曾在 2014 年表示，一方面，應該實現檔案的電子化和網絡化，符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時、快捷地查詢意向人選不涉及隱私的檔案信息；另一方面，國家有關部門應推動高校畢業生檔案與中國人民銀行征信、誠信檔案、學籍信息等系統整合。

而鑒于目前畢業生人事檔案的現狀，有業內人士建議高校強化檔案管理工作的就業服務功能，使得用人單位通過檔案渠道充分了解畢業生的情況，增加畢業生的就業競爭力。此外，一些專家還建議，有關部門應要求高校必須嚴格執行檔案轉遞制度，并提醒畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門及人才代理機構等人事部門，避免給自己未來的工作和生活帶來不便。

事實上，近些年我國教育、人社、網信等部門和很多高校都建設了一定規模的學生信息數據庫。在收到的檔案經過分類規整后，由專業的工作人員拆封，核對檔案內容是否完整，經復核后重新封裝，進行入庫上架，后續再將逐一掃描成電子檔案，實現“數字化”“電子化”，方便查閱。

但受限于地域、網絡、通信等因素的制約，檔案電子化在數據庫的建立、互聯等個別環節上還較為分散，如果后續能夠將這些數據庫更為緊密的統一整合，把各種個人信息數據庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統，既有利于各部門的信息共享，也受益于學生的升學就業。

結語

作為記錄學習及職場生涯的重要材料，檔案是每個人從孜孜讀書匠成長為勤勤社會人的見證。多數情況下，我們可能只聞其名不見其形，但理應有意識和責任去保護這個跟隨自己一生的物件。