實驗室庫存和資產管理軟件可簡化流程并滿足實驗室需求

現如今的實驗室比以往任何時候都更具創新性和生產力。實驗室管理者更傾向于簡化實驗員的工作流程并減少依賴于人工的操作。庫存管理和資產管理是管理者用來保持高效工作和協同作業最有效的兩個應用。

庫存管理與資產管理

庫存管理簡化了對實驗室化學品和儀器設備的追蹤及監管流程。選擇一個匹配度高的系統可以有效地節約實驗過程中的時間和金錢成本，并防止實驗過程中因人工操作導致結果的偏差而引起的不必要延誤。Agilent Crosslab資深產品經理Heather Lorenz提出：“無法及時監測實驗室試劑庫存余量或儀器設備使用狀況，會嚴重影響實驗進度，造成極大的浪費與損失。因此，庫存管理只是提高實驗室運營效率和資產管理邁出的第一步”。

通過評估人工記錄實驗數據、人工核對化學品使用和庫存情況、以及其他人工機械性、重復性的工作所花費的時間，可以證明庫存管理系統將給大多數的實驗室帶來實驗效率的有效提升。Vertére公司的銷售經理Joe Sheehan說：“我建議實驗室精力可以評估當前花在手工制作各類報表、為很多其實實驗室里已經有的化學品（但不知道在哪里）而重復下采購訂單等事情上所花的時間。”

同時，實驗室規模也同樣會影響化學品管理效率，一旦該實驗室擁有超過50名實驗室員，實驗室的儀器和藥品申領、歸還和溯源追查的過程就會變得復雜，因此，更需要使用一個一體化程度高的庫存管理系統來進行管理。

而資產管理系統則是改進實驗室運營效率的另一個重要舉措。實驗室儀器設備的使用率、運行狀況等相關數據是非常有價值的，基于積累的海量歷史及實時數據可以為儀器設備的采購提供非常有效的建議。資產管理系統可以將這些信息與數據進行整合分析，生成該實驗室所有儀器設備的最新使用情況報告。除此之外，實時監管和維護儀器使用狀態、更新存檔數據及校準記錄等都是支持實驗室合規的重要功能。

資產管理系統可以靈活搭配不同的功能模塊以滿足不同實驗室的需求，總體功能可以概括為是“允許用戶通過定位追蹤、設備運行狀況、實際利用率等來管理他們的資產。”Lab Asset Manager運營和業務發展副總裁 Suzanne Martinez 解釋說。Martinez 表示，各種規模的實驗室都可以通過資產管理系統中受益，尤其是那些地域分布廣且實驗室內儀器設備的數量和種類較多的實驗室。通過對實驗室數智化監控，更好地了解實驗室的運作模式，有助于找到合理的方式提效降本。

一些資產管理系統可以讓用戶進行儀器設備的預約使用，以及處理高級元數據功能，“可以與其他物聯網設備的監測數據相連接（如溫度和濕度），支持移動端用戶的界面交互，使得數智化設備所提供的數據分析和監控能驅動的實驗室相關決策的制定” PerkinElmer 全球技術服務部前投資組合總監Steve Morandi說。

使用實驗室智能管理系統時要考慮的因素

“所有優秀的實驗室管理方案都需要考慮三大主要因素：人員、技術和流程，”Lorenz解釋說，“具體來說包括如何優化軟件功能使用（人員）、了解軟件應用范圍（流程）以及實時監管實驗室儀器和試劑（技術）等都應該在實驗室運行管理方案中被考慮到。”

市面上現有的各類管理系統都能提供的各自的優勢和功能，所以選擇與自己實驗室需求匹配度高的系統非常重要。對于資產管理， Martinez建議多對比幾種同類型的產品，應選擇一個靈活性高（以便可以根據公司不同時期需求的變化而給出對應的解決方案）且支持多端使用和信息實時共享（以便于所有部門的實驗員都可以隨時查詢）的系統。“生命科學類實驗室面臨的挑戰是很難找到一種專門針對實驗室管理的系統”Martinez補充說。

Morandi 建議在選擇購買管理系統之前，實驗室管理者需要提出在實驗室監測管理方面的明確的需求，應考慮實驗室類型（例如 是否要符合GxP合規要求等）、區域性實驗室還是全球性實驗室、分析儀器數量、多品牌儀器供應商服務的多樣性、特定實驗室工作流程的關鍵性、實驗室環境數據獲取的重要性、數據安全性和網絡彈性等。

優化庫存管理系統

如果您的實驗室有需求使用庫存管理系統進行監管，那么有很多可以通過系統來減少運營和時間成本、以及節省實驗室資源的優化機會。根據Lorenz的說法，管理優化的結果受人為因素影響很大，“采用系統來幫助管理實驗室庫存不僅與所選的系統上的具體功能有關，更重要的事對實驗室工作人員管理理念的引導與賦能，以便于可以使系統發揮做大的功效。雖然，系統具體功能的使用可以培訓，但更需要把用系統來管理實驗室的理念融入到日常的運營工作中。”

Sheehan 表示：“被優化的系統將包含基本數據，為用戶提供必要訪問權限，并簡化數據庫的記錄的管理。” 他提出了一些可以實現這一目標的方法。首先，“通過減少數據輸入錯誤來保證數據的一致性。” 使用化學品目錄可以防止重復記錄和減少人為記錄的錯誤，并最大限度地減少實驗員的重復工作。Sheehan 說，“制定流程計劃去簡化和標準化管理數據庫接收到的監測數據。” “采用直觀、可視化的解決方案會更易于實驗員使用。” 他還建議選擇“允許為角色設定特定任務和為各地實驗室設定特定配置”的系統解決方案，以便實驗員對特定實驗室的某些特定儀器有特定的使用操作權限。

庫存和資產管理系統都可以有效的節省實驗室的時間和金錢成本，協助實驗室日常運營監管的順利進行。將時間投入到探索最優的實驗室管理流程和培訓人員應用流程可以最大限度的提高實驗室工作和運營的效率，提高投資回報率。