如何用騰訊會議開一場高效的會議
疫情讓遠程會議的需求呈爆發式增長，各路視頻會議工具紛紛借勢涌出。大廠如騰訊、華為、飛書，垂直賽道如小魚易聯、Zoom都在這一階段走到在協同辦公服務產品的聚光燈下。
眾多產品中，騰訊會議在分類下載量中長期高居榜首。一方面，基于多年的音視頻通訊經驗，騰訊會議能夠為用戶提供清晰、穩定、流暢的高品質會議。另一方面，它簡潔友好的用戶體驗和免費使用也吸引了大量的用戶。
那么，這樣成熟的工具怎樣能為每位職場人充分所用，在遠程會議中保證會議效率、達成會議目標、讓每位會議參與者和領導都有所收獲呢？我們不妨按從議準備、會議過程、會議結束三部分來著手。
良好的計劃等于成功的一半。一份預備清單會為高效會議做好鋪墊，形成框架。這份清單即會議核心五大要素，包含主題、目標、參會人、時間及時長、所需準備。對于會議組織者而言，這樣的準備能幫助所有參會人聚焦會議，了解這場會議自己能發揮的作用，并且提前做好安排。
騰訊會議的預約會議功能目前線上版本非常全面貼心。這五個核心要素的輸入中簡潔清晰，通過快捷輸入和選擇即可迅速完成。會議開始前的通知可以友情提示到參會者準時參會。
常規功能外，值得一說的是騰訊會議在預訂中提供了的數字化助力。比如，對于開會前的所需準備，參會人可以上傳已有的文檔，方便參會人提前查閱，釋放開會看詳細文檔的時間，擔心安全性還可以加密。比如，發起人可以根據會議的類型，一鍵設置成日會，只約一次即可，極度適合項目站會。
新版本的騰訊會議還增加了特邀預約，為參會者發送會議邀請函。這個功能超越了工具的信息傳遞屬性，讓參會者感受到了重視。對于關鍵人物或者客戶來說，都可以在會議準備階段搭建一個獲得用戶好感的入口。
會議一旦開始，對于會議組織者或主持人的要求就提到了更高的位置。線下會議中我們常用的一個詞是“控場”。在視頻會議里，“控場”因遠距離帶來了困難，但同時，騰訊視頻的很多小工具能幫助會議組織者做更有力的把控。在這里，不得不提其中兩點輕巧的設計：
第一點是對人員進出機制和發言控制的便捷性。
根據會議進程需要，組織者可以迅速通過邀請讓需要的人員加入會議，無論是微信、鏈接還是郵箱、二維碼，都可以保證在不影響現在會議進行的情況進行。
會議過程中難免會出現打斷、跑偏或者言辭激烈等情況，這個時候，組織者如果在和發言者委婉溝通后發現形勢仍然不好轉變，便可以直接對個體進行靜音達到禁言的效果、保證整體情況按計劃繼續。
第二點是對會議氛圍把控手段的豐富性。這點真的非常“騰訊”了，畢竟紅包是微信的常用工具，放在這里亦是在工具屬性上增加了社交度，讓原本高度嚴肅的會議也可以借助紅包形式熱絡起來。在議題討論過程中，沒有什么節奏是發紅包不能帶起來的。
會議結束后，一份詳實的會議紀要是必不可少的。騰訊會議優先做在用戶前面，在已結束的會議后附上了會議紀要的模板。在這個會議模板中，參會者和發起者均可記錄基礎信息，議題內容、結論和問題、任務追蹤，涉及到相關人員，直接一步艾特相當高效能。即便不直接應用模板，結構也可以借鑒輸出自己的會議紀要。
對于所有已結束的會議，會議組織者和參與者都可以用會議主題或人員名稱搜索快速找到當時的會議，很適合回追特定會議中的信息。搜索下面的歷史會議列表本身也可以作為會議復盤的參考。
“工欲善其事，必先利其器”。遠程會議的類型和目的千千萬萬，相同的是，我們都要投入時間和精力。既然如此，有騰訊會議這樣效率高體驗佳的工具在手，有什么理由不不好好使，多多用，愉悅地開啟一場場視頻會議呢？
本文作者：石璐，36氪企服點評經授權發布。
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