山西大學(xué)：每一個(gè)師生都擁有了口袋里的知識(shí)庫(kù)
通知傳遞、信息收集層層下達(dá)，觸達(dá)學(xué)生全靠班群；規(guī)章制度文件分布在各個(gè)學(xué)院、部門網(wǎng)站，師生查找不便……
各個(gè)高校，總是會(huì)有這些存在久遠(yuǎn)、難以解決的麻煩。
但山西大學(xué)已經(jīng)不被這些問題困擾了——這所即將有120年歷史的西部名校，在信息化的路上穩(wěn)穩(wěn)地走出了堅(jiān)實(shí)的腳步。
一起看看過去和現(xiàn)在，山西大學(xué)的變化吧：
山西大學(xué)通過騰訊樂享，打造出了一個(gè)全校性的信息門戶，讓每位師生擁有了“口袋里的知識(shí)庫(kù)”。
在山西大學(xué)的樂享上，匯聚了近4萬名師生，每天平臺(tái)的瀏覽次數(shù)都在5萬以上。也就是說，每天每個(gè)山大人都會(huì)使用樂享平臺(tái)至少一次。
也許你會(huì)好奇：怎么能夠讓師生都樂意使用？有哪些功能？怎么能讓信息高速流轉(zhuǎn)？聽說還能替學(xué)校省錢？……
樂樂和山西大學(xué)現(xiàn)代教育技術(shù)學(xué)院副院長(zhǎng)宋毅君聊了聊，一起來取取經(jīng)！
每天每人至少登錄1次
3個(gè)要點(diǎn)就“夠”了！
用“好玩”吸引師生，用“簡(jiǎn)單”便利師生，用“實(shí)用”留住師生。
首先得好玩。如果一啟動(dòng)就鋪天蓋地發(fā)通知，學(xué)生自然會(huì)覺得無聊乏味。
從學(xué)生的角度來考慮，才能帶動(dòng)平臺(tái)活躍：“表白墻”是大家最熱衷“吃瓜”的地方，失物招領(lǐng)、跳蚤市場(chǎng)也是學(xué)生生活的必需品之一，丟了校園卡、撿到了筆記本、搬宿舍買賣物品，學(xué)生也各種渠道來發(fā)布信息。
于是，山西大學(xué)先在樂享上建立了學(xué)生都愛來逛的論壇，開啟失物招領(lǐng)、表白墻、跳蚤市場(chǎng)等板塊，抓住大家的剛需和興趣，引起注意。
隨手拍板塊里，每天都能看到學(xué)生拍下的美麗校園：
失物招領(lǐng)，更是契合了生活所需，“撿到了一張卡”、“卡是我的！”，這樣的場(chǎng)景每天都在發(fā)生：
通過樂享的祝福功能，逢年過節(jié)都送上暖暖祝福：
從學(xué)生的實(shí)際需求考慮，才能讓他們主動(dòng)上樂享。學(xué)生愿意來了，之后發(fā)布各類信息通知、進(jìn)行知識(shí)沉淀，也就有了啟動(dòng)的流量。
夠簡(jiǎn)單
光是好玩，如果不易登陸、不夠簡(jiǎn)單，興趣熱潮過去后，也就門庭冷清了。
眼尖的朋友可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了，上面“失物招領(lǐng)、吐槽墻、隨手拍……”的入口界面，不是騰訊樂享，而是企業(yè)微信工作臺(tái)。
沒錯(cuò)，為了讓大家更加便捷的進(jìn)入，山西大學(xué)將樂享內(nèi)的各個(gè)板塊拎了出來，放在了更加醒目的企業(yè)微信“工作臺(tái)”的位置。無需進(jìn)入應(yīng)用里，就能快速導(dǎo)航，找到自己需要的內(nèi)容。
夠?qū)嵱?/strong>
對(duì)平臺(tái)有了感知、有便捷的入口之后，怎么留住師生？
實(shí)用成為了第一要義。
就像開頭的漫畫展示的，樂享覆蓋了山西大學(xué)師生生活的方方面面——
重要通知一應(yīng)俱全
通過騰訊樂享傳達(dá)信息有三大好處：一是無需師生關(guān)注，自動(dòng)就能精準(zhǔn)觸達(dá)；二是只能允許指定人員看到，不用擔(dān)心信息泄露；三是內(nèi)容可隨時(shí)修改，消息出錯(cuò)了從文檔里修改即可，推送次數(shù)還不受限。
規(guī)章制度一搜盡有
山西大學(xué)還將“K吧”功能改名為了“知識(shí)門戶”，學(xué)院、部門、社團(tuán)等均可入駐，在各自的門戶里沉淀知識(shí)、傳遞信息、相互交流。
學(xué)術(shù)活動(dòng)線上參與
過去辦講座，在學(xué)校各處張貼海報(bào)進(jìn)行宣傳是傳統(tǒng)方法。“一張35塊錢，平均一次講座至少需要幾百元來進(jìn)行基礎(chǔ)的海報(bào)張貼，但效果卻不明顯”，宋院長(zhǎng)還記得使用騰訊樂享前，辦講座、辦活動(dòng)總會(huì)有一筆不大不小的花銷。
現(xiàn)在，學(xué)術(shù)活動(dòng)全部沉淀到了樂享平臺(tái)里，師生可以收到學(xué)術(shù)活動(dòng)的通知，也能到活動(dòng)頁(yè)面上查看近期活動(dòng)。
更棒的是，活動(dòng)參與者的信息都實(shí)現(xiàn)了線上化，能夠關(guān)聯(lián)到第二課堂，讓第二課堂的學(xué)分錄入工作變得更加輕松。
三個(gè)優(yōu)點(diǎn)
文檔助力高校知識(shí)管理
山西大學(xué)把騰訊樂享玩得有聲有色，不管是學(xué)術(shù)活動(dòng)、校園通知還是制度沉淀，實(shí)際上，“知識(shí)管理”是這一切的核心。
從高校整體角度講，隱性知識(shí)流失造成的重復(fù)的知識(shí)勞動(dòng)，會(huì)帶來非常大的整體資源浪費(fèi)。要解決這種苦惱，就要借助知識(shí)管理，來提高高校的管理水平、服務(wù)質(zhì)量和工作效率。
山西大學(xué)用上千篇文檔，讓校園的各項(xiàng)知識(shí)得到了沉淀與流通，在這個(gè)過程中，除了“增效”，樂享還帶來了“降本”的效果。
“過去，新人入學(xué)都會(huì)發(fā)紙質(zhì)的學(xué)生手冊(cè)，一本幾百頁(yè)，人手一本，成本不少，每年還要更新，舊的不能復(fù)用。”宋院長(zhǎng)介紹說，騰訊樂享上線后，學(xué)生手冊(cè)就移到了線上，不僅0成本，還帶來了多重好處。
三個(gè)文檔優(yōu)點(diǎn)，讓文檔能夠助力高校進(jìn)行知識(shí)管理，實(shí)現(xiàn)降本增效：
隨時(shí)能修改，避免陳舊、錯(cuò)誤信息
隨著制度的調(diào)整，學(xué)生手冊(cè)年年都需要更新，現(xiàn)在，山西大學(xué)不需要印刷實(shí)體冊(cè)子，只需要上傳最新文檔，就可以讓新鮮出爐的信息傳遞到學(xué)生手中了：
文檔預(yù)覽，線上隨時(shí)查看
為了讓pdf、word等上傳的文檔更可讀，文檔預(yù)覽服務(wù)提供了極大便利。
電腦上，文檔可全屏播放，還有翻頁(yè)、演示等各種功能：
支持全文檢索，信息搜索方便
騰訊樂享可全局搜索內(nèi)容，即使是PDF里的文字，也支持在線搜索，師生找信息再也不愁啦～
宋毅君院長(zhǎng)覺得，山西大學(xué)使用騰訊樂享后，最大的好處就是“每一個(gè)師生都擁有了一個(gè)口袋里的知識(shí)庫(kù)”，信息收集、流轉(zhuǎn)、傳達(dá)、搜索都能在一部手機(jī)上簡(jiǎn)單完成，知識(shí)管理越來越輕便化。
高校是知識(shí)密集型組織，擁有最為豐富的知識(shí)資源，進(jìn)行知識(shí)管理、通過對(duì)各種形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行共享與創(chuàng)新，有助于大學(xué)成為學(xué)習(xí)型組織，有助于讓知識(shí)資源發(fā)揮最大用處、提高高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力，更好的完成大學(xué)教學(xué)、科研、服務(wù)社會(huì)、文化傳承的社會(huì)功能。
