通知傳遞、信息收集層層下達，觸達學生全靠班群；規章制度文件分布在各個學院、部門網站，師生查找不便……

各個高校，總是會有這些存在久遠、難以解決的麻煩。

但山西大學已經不被這些問題困擾了——這所即將有120年歷史的西部名校，在信息化的路上穩穩地走出了堅實的腳步。

一起看看過去和現在，山西大學的變化吧：

山西大學通過騰訊樂享，打造出了一個全校性的信息門戶，讓每位師生擁有了“口袋里的知識庫”。

在山西大學的樂享上，匯聚了近4萬名師生，每天平臺的瀏覽次數都在5萬以上。也就是說，每天每個山大人都會使用樂享平臺至少一次。

也許你會好奇：怎么能夠讓師生都樂意使用？有哪些功能？怎么能讓信息高速流轉？聽說還能替學校省錢？……

樂樂和山西大學現代教育技術學院副院長宋毅君聊了聊，一起來取取經！

用“好玩”吸引師生，用“簡單”便利師生，用“實用”留住師生。

首先得好玩。如果一啟動就鋪天蓋地發通知，學生自然會覺得無聊乏味。

從學生的角度來考慮，才能帶動平臺活躍：“表白墻”是大家最熱衷“吃瓜”的地方，失物招領、跳蚤市場也是學生生活的必需品之一，丟了校園卡、撿到了筆記本、搬宿舍買賣物品，學生也各種渠道來發布信息。

于是，山西大學先在樂享上建立了學生都愛來逛的論壇，開啟失物招領、表白墻、跳蚤市場等板塊，抓住大家的剛需和興趣，引起注意。

隨手拍板塊里，每天都能看到學生拍下的美麗校園：

失物招領，更是契合了生活所需，“撿到了一張卡”、“卡是我的！”，這樣的場景每天都在發生：

通過樂享的祝福功能，逢年過節都送上暖暖祝福：

從學生的實際需求考慮，才能讓他們主動上樂享。學生愿意來了，之后發布各類信息通知、進行知識沉淀，也就有了啟動的流量。

光是好玩，如果不易登陸、不夠簡單，興趣熱潮過去后，也就門庭冷清了。

眼尖的朋友可能已經發現了，上面“失物招領、吐槽墻、隨手拍……”的入口界面，不是騰訊樂享，而是企業微信工作臺。

沒錯，為了讓大家更加便捷的進入，山西大學將樂享內的各個板塊拎了出來，放在了更加醒目的企業微信“工作臺”的位置。無需進入應用里，就能快速導航，找到自己需要的內容。

對平臺有了感知、有便捷的入口之后，怎么留住師生？

實用成為了第一要義。

就像開頭的漫畫展示的，樂享覆蓋了山西大學師生生活的方方面面——

通過騰訊樂享傳達信息有三大好處：一是無需師生關注，自動就能精準觸達；二是只能允許指定人員看到，不用擔心信息泄露；三是內容可隨時修改，消息出錯了從文檔里修改即可，推送次數還不受限。

山西大學還將“K吧”功能改名為了“知識門戶”，學院、部門、社團等均可入駐，在各自的門戶里沉淀知識、傳遞信息、相互交流。

過去辦講座，在學校各處張貼海報進行宣傳是傳統方法。“一張35塊錢，平均一次講座至少需要幾百元來進行基礎的海報張貼，但效果卻不明顯”，宋院長還記得使用騰訊樂享前，辦講座、辦活動總會有一筆不大不小的花銷。

現在，學術活動全部沉淀到了樂享平臺里，師生可以收到學術活動的通知，也能到活動頁面上查看近期活動。

更棒的是，活動參與者的信息都實現了線上化，能夠關聯到第二課堂，讓第二課堂的學分錄入工作變得更加輕松。

山西大學把騰訊樂享玩得有聲有色，不管是學術活動、校園通知還是制度沉淀，實際上，“知識管理”是這一切的核心。

從高校整體角度講，隱性知識流失造成的重復的知識勞動，會帶來非常大的整體資源浪費。要解決這種苦惱，就要借助知識管理，來提高高校的管理水平、服務質量和工作效率。

山西大學用上千篇文檔，讓校園的各項知識得到了沉淀與流通，在這個過程中，除了“增效”，樂享還帶來了“降本”的效果。

“過去，新人入學都會發紙質的學生手冊，一本幾百頁，人手一本，成本不少，每年還要更新，舊的不能復用。”宋院長介紹說，騰訊樂享上線后，學生手冊就移到了線上，不僅0成本，還帶來了多重好處。

三個文檔優點，讓文檔能夠助力高校進行知識管理，實現降本增效：

隨著制度的調整，學生手冊年年都需要更新，現在，山西大學不需要印刷實體冊子，只需要上傳最新文檔，就可以讓新鮮出爐的信息傳遞到學生手中了：

為了讓pdf、word等上傳的文檔更可讀，文檔預覽服務提供了極大便利。

電腦上，文檔可全屏播放，還有翻頁、演示等各種功能：

騰訊樂享可全局搜索內容，即使是PDF里的文字，也支持在線搜索，師生找信息再也不愁啦～

宋毅君院長覺得，山西大學使用騰訊樂享后，最大的好處就是“每一個師生都擁有了一個口袋里的知識庫”，信息收集、流轉、傳達、搜索都能在一部手機上簡單完成，知識管理越來越輕便化。

高校是知識密集型組織，擁有最為豐富的知識資源，進行知識管理、通過對各種形態的知識進行共享與創新，有助于大學成為學習型組織，有助于讓知識資源發揮最大用處、提高高校的核心競爭力，更好的完成大學教學、科研、服務社會、文化傳承的社會功能。