學校簡介：

       江西中醫藥大學創建于1959年，是國家中醫藥管理局與江西省人民政府共建高校。現設本科專業27個，全日制在校生23000余人，擁有2個博士、6個碩士學位授權一級學科點，設立3個國家級、42個省部級科研平臺，創建并發展了國家級高新技術企業——江中（制藥）集團，擁有3個直屬、9個非直屬附屬醫院，創辦全球首家熱敏灸醫院——江西熱敏灸醫院，組建江西省中醫康復（熱敏灸）聯盟。

一、系統建設背景

        隨著各項業務的不斷發展，學校提出建設人事管理信息系統，主要基于以下原因：一是人事信息日常采用紙質管理方式，無法為人才管理提供實時數據支撐；二是各崗位無法實現信息及時互通，業務難以動態協同，“信息孤島”現象嚴重；三是人事部門人少事多，具有時效性的業務經常滯后辦理，沒有“小秘書”進行有效提醒；四是業務辦理周期較長，互動性較差；五是高層次人才引進工作無法實現高效、透明的全過程管理；六是缺乏一套基于全校人才大數據分析的科學支撐模型，決策周期較長，無法適應新形勢下的學校人才管理戰略落地。

       建設初期，學校預設了系統想要達成的目標：第一，立足于建設具有中醫藥高校特色的高校人事管理信息系統，摸清學校現有人才資源家底、人才結構組成，改變傳統紙質方式，實現人事信息系統化管理；第二，實現包括入、轉、調、離在內的各類人事業務在線辦理，釋放更多精力，從事人才管理工作；第三，創建多種預警機制，變被動工作為主動提供服務，提升服務效率；第四，全面梳理和規范業務流程，提高各崗位業務協同，通過權限分工實現資源共建共享；第五，利用信息平臺，促使高層次人才引進更加公開、透明、高效，為人才隊伍建設（引進、培養）以及人才隊伍發展戰略，打下堅實的信息支撐基礎；第六，實現人事系統與教學、教務、科研等系統集成，實現數據互聯互通，為大數據分析提供精準數據支撐。

二、系統建設歷程

       學校2014年做了大量準備和調研工作，2016年開始正式實施人事管理信息系統項目，通過不斷優化實現了人事業務的線上操作。人事管理信息系統的建設是一個漫長的過程，學校采取了一次性招標、分步實施的原則，在同一個公司流程下做開發升級，不僅可以節省成本，還能夠在某種程度上保障系統達成預期的建設目標。

01成功要素

       系統想要建設成功，需要有三個保障要素：一是明確各個模塊之間的管理流程和權限，讓學校的管理模式和信息化有效融合；二是全校各級領導對系統建設的重視與支持；三是投入時間與精力。

02建設思路

       建設過程遵循以下思路：第一，人事系統不能僅僅服務于人事處，而是各個職能部門、教職工、二級單位都能使用；第二，須與學校數據中心進行信息打通，使人事系統信息通過數據中心平臺與OA、財務、教務、科研等各信息化子系統實現信息無縫對接；第三，使人事系統成為全校子系統的教職工信息源頭，向學校各職能部門及時提供準確的教職工信息，也可從其它子系統中讀取相應信息，實現實時或定期的數據傳遞。

03建設感悟

       通過一期的順利建設，學校總結出系統建設的心得體會：系統建設前的需求分析是信息化建設成敗的重要前提；選擇一個開放性、交互性強的系統是信息化建設成功的保障；數據的有效性、完整性、準確性是信息化運行的支撐；不斷的交流溝通是將傳統管理模式信息化的重要手段；不斷地實踐、發現并解決問題是建立符合自身需求信息化系統的重要途徑；信息化管理理念的培養是信息化建設不斷推陳出新，適應學校發展的橋梁。

04建設成效

       目前，學校人事管理信息系統涵蓋了教職工管理、人事異動、薪酬管理、人事檔案管理、報表管理、教職工自助平臺等主要模塊，創建了普通教職工、各二級單位負責人、職能部分、校領導四類權限，教職工從學校門戶進行單點登入，可以與OA、信息中心、指紋考勤、財務、教務、科研等各子信息系統實現信息互聯互通，各子系統直接在信息中心的信息池進行數據轉換，抓取符合本系統設計字段的數據信息，提高了效率，降低了成本。

教職工管理

      系統構建涵蓋全校各部門的組織架構，梳理出89個部門、560個科室、979個崗位信息，支持新增、合并、劃轉、撤銷等功能操作；收錄全校范圍各類教職工近2000余人信息，創建了基本信息、黨派信息、教育情況、職稱職務、家庭成員、崗位聘任、人事管理、人才項目、繼續教育、薪酬管理、證書證件等94類個人信息子集，實現了職工的全生命周期管理；教職工可以上傳職稱、聘書、獎懲、資格證書和學歷學位證書等附件信息，人事、科研、教務等部門登錄系統點擊相應附件即可查閱或下載，真正做到了為教職工提供高質量的服務，達到了信息共享。

       系統實現了業務辦理自動預警提醒與跟蹤服務，人事專員梳理需要預警的業務，根據所設置的時間系統會自動提醒，點擊即可辦理，人員變化情況相應崗位和科室能夠第一時間掌握，工作遺漏或者拖延的情況大大減少，人事各科室各崗位之間工作的銜接及有效性得到大幅提升，實現從人找事到事找人的轉變。

人事異動

       系統構建了入職辦理、試用期考核、轉正、簽訂合同、崗位聘任、人事任免、職稱評定、人員調動、離職、離崗創業、人員退休、各類請假、繼續教育、出國出境、去世辦理等各類學校日常應用的異動辦理流程，所有的業務流程通過表單的形式來操作，可以記錄員工相關數據的變化過程，方便回查。例如，用表單方式記錄員工工資的演變過程，新人接手就能夠快速上手。

薪酬管理

       系統薪酬管理與人事異動進行了業務聯動，能夠觸發薪資調整，自動關聯到各類薪酬業務辦理表單，系統根據計算規則自動計算出薪酬變化結果，并將涉及到的基本工資、績效工資、社保、獎勵工資、扣款等工資變化數據記錄到本人的薪酬子集。例如，有的員工學歷晉升后需要調整工資，系統會彈出相應的表單提醒進行工資處理，完畢后提交計財處所需的工資變動審批單，核對無誤后打印報表遞交財務處。

人事檔案管理

       系統嚴格按照干部檔案的目錄標準，收錄了履歷材料、自傳材料、鑒定考核、學歷學位、職稱、學術、培訓、政審、黨團材料等人事檔案需要記錄的十大類別信息，收集的相關材料按照這幾類順序編寫，實時更新完善。老師離職或調離時可以按照目錄整理材料，新員工檔案材料經常不是同時到達，可以先填寫引進費、引進待遇、工資待遇、聘合同期限、適用期截止日期等信息，等檔案材料齊全再統一進行復核，復核結束，檔案信息就會處于相對固化的狀態，所有信息將不再產生變動。

報表管理

       以前年底最頭疼的是報表業務，需要用Excel表做各種統計，現在系統內置了各類信息登記表、人才數據統計報表與花名冊，可以從系統里面實時抓取數據信息，人為調整核實，大大減輕了人力部門的工作量；同時，系統構建了涵蓋國內外訪學、近5年新進博士（碩士）、專業技術聘任、專業技術資格、今后五年內預計退休人員情況等幾十類人才信息數據動態分析模型，根據日常業務使用頻率，把常用統計鑲嵌在固化的模塊里，點擊即會實時生成柱狀圖、餅狀圖、折線圖等圖表，能夠查看相關數據以及背后的具體人員信息。

教職工自助平臺

       自助平臺為教職工提供了各類個人業務申請辦理表單，教職工可通過不同類別的業務申請與學校各級管理部門形成良性互動。例如，試用期員工轉正填寫轉正申請定級表，表單自動讀取系統原有信息，員工補充完整后部門領導審批，人事處匯總處理，勞資科兌現相應的轉正定級工資；教職工訪學需要經常請假，以前需要提交各種各樣的紙質表，現在在線上填寫請假申請表，教務處、組織部、人事科根據管理權限依次審批；請病假可以直接上傳診斷證明附件，人事處辦理完畢反饋請假審批情況，假期結束線上銷假，不需要再到人事處辦理。

三、系統建設價值

      目前，學校人事管理信息系統一期建設完成，對于學校智慧校園的建設，提供了堅實的數據支撐，取得了顯著成效：一是支撐業務，滿足信息化時代下人力資源管理當前和未來的發展需求；二是規范流程，確保人事管理制度在各層級、各單位或部門得以執行；三是提升效率，提高各項人事管理業務的準確度，職工滿意度增強；四是支撐決策，為領導提供實時、準確的人力資源數據及分析；五是全員參與，人事部門和職工都能夠通過線上辦理業務，享受信息共享所帶來的便捷；六是高度集成，人事與其它信息系統形成集成化的應用，能夠快速響應學校的重大戰略決策。

       信息化是一個不斷完善的過程，后期學校會繼續深化現有系統的模塊功能，完善考核、社保、師資人才評價等業務，使得系統更趨完善，業務銜接更流暢；建立線上專家庫，實現職稱評審、崗位聘任線上評審；探索校院二級管理下的績效模式，為學校和二級單位績效決策提供數據支撐；與學校信息化平臺深度融合，實現業務一站式服務模式，提高人力資源管理價值，促進人力資源管理向數字化、精細化、戰略化轉型！