品牌名稱

少數(shù)派

企業(yè)規(guī)模

11-50人

Teambition合作少數(shù)派：項(xiàng)目管理

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(1)客戶介紹

少數(shù)派是垂直于數(shù)字科技領(lǐng)域的高質(zhì)量創(chuàng)作社群，目前已經(jīng)匯聚全球 3000 多名各行各業(yè)的專業(yè)作者，通過(guò)專業(yè)用戶的 PGC 內(nèi)容生產(chǎn)模式，打造高品質(zhì)的硬件、軟件和服務(wù)消費(fèi)指南，獲得了極高的品牌影響力。Teambition 是少數(shù)派驅(qū)動(dòng)團(tuán)隊(duì)高效生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)內(nèi)容的核心工具。

(2)項(xiàng)目背景

Teambition 保持了簡(jiǎn)潔的設(shè)計(jì)理念，同時(shí)更符合國(guó)內(nèi)團(tuán)隊(duì)的使用習(xí)慣，解決我們?nèi)粘?chuàng)作管理的大部分需求，推薦給追求高效協(xié)作的團(tuán)隊(duì)嘗試。

老麥，少數(shù)派創(chuàng)始人

(3)解決方案

項(xiàng)目：工作分配更清晰

企業(yè)工作經(jīng)常需要跨部門(mén)分工合作，由于工作內(nèi)容不同，需要參與的部門(mén)也不盡相同，例如編輯部的日常發(fā)稿工作僅需要編輯負(fù)責(zé)，商務(wù)合作則需要商務(wù)、編輯和運(yùn)營(yíng)共同參與，而遇到一些大型活動(dòng)時(shí)，就需要編輯、運(yùn)營(yíng)、設(shè)計(jì)、商務(wù)甚至是開(kāi)發(fā)等多個(gè)部門(mén)合作完成。

在 Teambition 中，少數(shù)派根據(jù)工作內(nèi)容的不同創(chuàng)建多個(gè)「項(xiàng)目」，作為 Teambition 的核心功能，管理者可以根據(jù)實(shí)際情況將員工分配至不同的「項(xiàng)目」中，這樣不僅能保證每個(gè)「項(xiàng)目」中出現(xiàn)的都是和任務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，也能確保只有參與者能夠接收到任務(wù)通知。一些因舉辦活動(dòng)而組建的「項(xiàng)目」則可以在活動(dòng)完成之后歸檔。

「項(xiàng)目」頁(yè)面

同時(shí)，因?yàn)椤疙?xiàng)目」之間是相互獨(dú)立的，每個(gè)「項(xiàng)目」都可以按需做個(gè)性化設(shè)置，如「項(xiàng)目」公開(kāi)性是「企業(yè)所有成員可見(jiàn)」還是「僅項(xiàng)目成員可見(jiàn)」，是否需要添加不同的任務(wù)類型和自動(dòng)化規(guī)則等。

任務(wù)看板：任務(wù)執(zhí)行更高效

「任務(wù)板」是「項(xiàng)目」的主要呈現(xiàn)形式，Teambition 的「任務(wù)板」采用了「看板系統(tǒng)」的展現(xiàn)方式，每個(gè)任務(wù)板分成多個(gè)任務(wù)列表并列排放，列表中的卡片就是一個(gè)個(gè)任務(wù)，通過(guò)將卡片拖拽到不同列表，代表此任務(wù)的當(dāng)前狀態(tài)，這種方式直觀且便于操作，所有人都能迅速定位到自己的任務(wù)，管理者也能快速掌握任務(wù)的當(dāng)前進(jìn)度。

用任務(wù)列表劃分工作進(jìn)度

每個(gè)項(xiàng)目工作內(nèi)容不同，少數(shù)派在設(shè)置列表時(shí)也會(huì)拆分為多個(gè)維度。

例如編輯部的工作全都圍繞發(fā)稿進(jìn)行，主編需要知道每個(gè)編輯目前負(fù)責(zé)了幾個(gè)選題，以及各選題進(jìn)行情況，所以任務(wù)列表會(huì)根據(jù)寫(xiě)稿流程分為「收集箱」「確認(rèn)選題」「本周進(jìn)行」「等待檢查」和「完成」五部分。

編輯平時(shí)想到的選題都會(huì)先放在「收集箱」內(nèi)，這些選題經(jīng)過(guò)討論后，確認(rèn)要做的選題會(huì)移動(dòng)到「確認(rèn)選題」列表交由指定編輯負(fù)責(zé)，不做的選題則直接在「收集箱」內(nèi)歸檔。根據(jù)選題優(yōu)先級(jí)，需要本周執(zhí)行的選題會(huì)移動(dòng)至「本周執(zhí)行」，初稿完成后將卡片移動(dòng)至「等待檢查」，由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一檢查并排期，待文章發(fā)布至首頁(yè)后卡片則會(huì)移動(dòng)至「完成」。

編輯部任務(wù)列表

通過(guò)建立子任務(wù)進(jìn)一步明確分工

在商務(wù)合作時(shí)，大家更關(guān)注每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，從接洽立項(xiàng)到執(zhí)行再到后期反饋，任務(wù)列表同樣是按照?qǐng)?zhí)行流程進(jìn)行劃分，列表中的每個(gè)卡片則代表了一個(gè)合作項(xiàng)目，但在項(xiàng)目執(zhí)行階段會(huì)涉及到商務(wù)、編輯、運(yùn)營(yíng)等多個(gè)部門(mén)的同事參與文章撰寫(xiě)、活動(dòng)運(yùn)營(yíng)等多項(xiàng)任務(wù)，此時(shí)除了任務(wù)列表之間的「橫向進(jìn)度」之外，每個(gè)卡片也都會(huì)通過(guò)子任務(wù)的方式建立一個(gè)「縱向進(jìn)度」。

商務(wù)合作任務(wù)列表

初期接洽時(shí)，商務(wù)會(huì)將篩選后的合作項(xiàng)目添加在「接洽詢問(wèn)」列表中，并在備注中簡(jiǎn)單介紹合作方背景資料及合作需求，相關(guān)資料可以直接上傳到 Teambition 并附在卡片中，編輯和運(yùn)營(yíng)同事此時(shí)會(huì)根據(jù)需求制定合作方案。

確認(rèn)合作后，商務(wù)會(huì)對(duì)卡片內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步補(bǔ)充，根據(jù)約定添加整個(gè)項(xiàng)目的截止日期，并在卡片內(nèi)創(chuàng)建子任務(wù)和子任務(wù)截止時(shí)間，分派給編輯或運(yùn)營(yíng)同事。在執(zhí)行過(guò)程中，由于商務(wù)是主要負(fù)責(zé)人，因此編輯和運(yùn)營(yíng)在完成每個(gè)子任務(wù)時(shí)都會(huì)收到相應(yīng)的提醒，方便及時(shí)得知項(xiàng)目的進(jìn)展情況。

在卡片中設(shè)定「子任務(wù)」

在編輯和商務(wù)完成所有分派的子任務(wù)后，將卡片移動(dòng)至「后續(xù)工作」，商務(wù)負(fù)責(zé)后期反饋，整個(gè)項(xiàng)目完成后，主負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目卡片自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至「已完成」，每月回顧之后進(jìn)行歸檔。

在創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí) Teambition 提供了 40 多種模板，涵蓋了產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷、行政人事等多個(gè)方面，每個(gè)模板都有已經(jīng)劃分好的任務(wù)流程，只要找到合適的項(xiàng)目就能快速創(chuàng)建項(xiàng)目并設(shè)置好任務(wù)列表。

統(tǒng)計(jì) & 周報(bào)：項(xiàng)目進(jìn)度一目了然

各部門(mén)在每周的例會(huì)上都會(huì)回顧上周部門(mén)成員的工作情況，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也需要定期查看項(xiàng)目成員的工作情況以及項(xiàng)目的進(jìn)展，Teambition 提供的「周報(bào)」和「項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)」功能可以供管理者方便地查看這些信息。

在項(xiàng)目設(shè)置內(nèi)打開(kāi)「統(tǒng)計(jì)」功能，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就可以查看這個(gè)項(xiàng)目中的任務(wù)總量，已完成和逾期任務(wù)，以及每個(gè)項(xiàng)目成員的任務(wù)完成情況，在「報(bào)表管理」中你還能根據(jù)需求篩選想要查看的數(shù)據(jù)?！附y(tǒng)計(jì)」功能提供了多個(gè)維度的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并通過(guò)柱狀圖、折線圖等多種形式直觀地展現(xiàn)這些數(shù)據(jù)。通過(guò)查看這些數(shù)據(jù)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以重新評(píng)估項(xiàng)目排期，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并作出調(diào)整。

項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)

「周報(bào)」功能則會(huì)統(tǒng)計(jì)公司所有項(xiàng)目的完成情況，周報(bào)主要分為完成任務(wù)數(shù)量、逾期任務(wù)數(shù)量和新增任務(wù)數(shù)量三個(gè)指標(biāo)，方便企業(yè)管理者查看，對(duì)整個(gè)公司的情況有一個(gè)總的了解。

周報(bào)

日程：用 Teambition 將會(huì)議執(zhí)行得更到位

Teambition 還提供了日程安排功能，在項(xiàng)目設(shè)置中打開(kāi)「日程」功能，即可隨時(shí)安排需要項(xiàng)目成員共同參與的活動(dòng)，例如編輯部每周會(huì)提前用「日程」安排好本周的選題會(huì)時(shí)間，并在卡片備注中寫(xiě)好每次選題會(huì)的議題以便編輯提前準(zhǔn)備。

開(kāi)會(huì)時(shí)，編輯提前準(zhǔn)備的選題和會(huì)議記錄則會(huì)用 Thoughts 來(lái)記錄，Thoughts 是 Teambition 推出的知識(shí)庫(kù)類型在線寫(xiě)作工具，作為 Teambition 的一部分，Thoughts 可以輕松和項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，在項(xiàng)目任務(wù)卡片中關(guān)聯(lián)相關(guān)資料，或是在 Thoughts 文檔內(nèi)關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)任務(wù)。

每周選題會(huì)前負(fù)責(zé)人會(huì)在 Thoughts 內(nèi)創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的選題會(huì)文檔，并在項(xiàng)目日程中添加開(kāi)會(huì)時(shí)間和參與者，并將 Thoughts 中創(chuàng)建好的文檔關(guān)聯(lián)至日程內(nèi)，參與者可以在開(kāi)會(huì)前先在文檔內(nèi)添加想要在會(huì)上討論的選題和相關(guān)背景資料。

日程

會(huì)議記錄的最終目的除了方便記錄開(kāi)會(huì)內(nèi)容，還需要將開(kāi)會(huì)時(shí)確定的任務(wù)具體落實(shí)下去。在選題會(huì)上確認(rèn)的任務(wù)，可以在 Teambition 內(nèi)直接創(chuàng)建任務(wù)，并在卡片內(nèi)關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的會(huì)議記錄文檔，方便任務(wù)執(zhí)行者查看會(huì)議上討論的細(xì)節(jié)要點(diǎn)。

會(huì)議記錄

當(dāng)然作為一個(gè)知識(shí)庫(kù)類的服務(wù)，Thoughts 的功能不止是寫(xiě)會(huì)議記錄這么簡(jiǎn)單，利用 Thoughts ，團(tuán)隊(duì)成員可以在線編寫(xiě)文檔，分享自己搜集到的資料素材，或是將團(tuán)隊(duì)現(xiàn)有的規(guī)范文檔放在 Thoughts 中方便所有人查看。

Thoughts 首頁(yè)

(4)價(jià)值體現(xiàn)

除了上面這些我們?cè)趨f(xié)作中經(jīng)常用到的功能，Teambition 還提供了 OKR 目標(biāo)管理、自建應(yīng)用等針對(duì)不同工作場(chǎng)景的強(qiáng)大功能，而在連通性方面，Teambition 可以和印象筆記、石墨文檔、億方云、金數(shù)據(jù)、ProcessOn 等國(guó)內(nèi)常用工具互聯(lián)，足以滿足多數(shù)公司的團(tuán)隊(duì)協(xié)作需求。

如果你正在尋找合適的團(tuán)隊(duì)協(xié)作管理工具，不妨試著從 Teambition 開(kāi)始。

老麥，少數(shù)派創(chuàng)始人