Teambition合作PP醬：項目管理

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(1)客戶介紹

「PP 醬」是一家專門為企業定制 PPT 和 Keynote 的創新型設計服務公司，服務過阿里巴巴、希爾頓、蘇寧環球、海爾、交通銀行等知名企業。隨著業務的不斷發展，PP 醬在「項目管理」、「服務流程」和「跨區協作」等方面面臨諸多挑戰，使用 Teambition 將這些難題逐一化解，公司的業務發展也隨之進入另一個新階段。

(2)項目背景

我們的服務都是在線溝通完成，存在了跨地區合作、多部門參與以及多項目同時管理等問題，Teambition 很好地解決了以上問題，我們已經很依賴于 Teambition 來實現更高效的協同辦公。

周國，PP 醬創始人

(3)解決方案

多地設計團隊跨城市協同

PP 醬有一部分優秀的兼職設計師分布在國內不同城市，Teambition 在跨地域的項目協作上是很好的工具。

準確傳遞客戶需求，降低返工成本

以往在傳遞客戶需求時總是存在遺漏和誤讀的風險，而降低這種風險可以大大減少返工的成本。在使用 Teambition 后，與客戶溝通的信息終于不再四散各地：每個項目的客戶需求和反饋意見統一放在「分享」中；如需討論，就在項目內的「群聊」進一步溝通。

養成使用習慣后，項目組員都知道在哪里獲取第一手的客戶需求和反饋，避免層層轉達后造成需求誤讀。即便設計師分布在不同城市，也能實現「協作無間」，一起服務好每一個客戶項目。

「分享」相當于項目內的在線文檔，支持成員在線編輯與討論。

成員習慣在這里圍繞項目中的事務溝通，溝通內容沉淀在項目中，不必另建微信群或者翻看郵件尋找對話記錄。

「群聊」相當于一個基于項目的微信群。

工作內容沉淀在項目中，組員變動不影響項目進度

設計類項目時常會遇到更替設計師或商務經理的情況。不同于使用 IM 通訊軟件或者通過郵件溝通，Teambition 的過程內容都沉淀在項目中，成員無論合適加入都能查看到完整的歷史記錄，項目進展、文件分享和事務討論都不必「再轉發一次」。無論是在什么節點加入，新成員總是能夠在第一時間自主獲取信息，快速進入協同工作狀態。

新成員加入后也能看見之前的過程。

多個部門一起協同工作

借助 Teambition，PP 醬以「項目」為單位，圍繞一個個項目展開工作，每個項目都會涉及到設計部、商務部、財務部或運營部等多個部門的參與。讓不同部門成員在同一套規則體系、同一工作流下協作，是使用 Teambition 后才實現的工作模式。

打破部門界限，圍繞「項目」協作

進入每一個設計項目， Teambiton 經典的「看板視圖」可以讓項目流程和任務分配情況一目了然。每個階段中的各項任務可以由不同部門的成員負責，比如「商務溝通」中的任務執行者可能來自銷售部門，而「初稿制作」中的任務由由設計部門負責。

各部門成員不僅能隨時更新自己的任務信息和狀態，也能同時了解上下游的工作進展，方便多部門間的快速需求對接和緊密協作。

項目的商務和設計流程都看板上清晰呈現，讓來自不同部門的項目組員輕松協作。

管理者和組員都有自己的項目視角

Teambition 提供豐富的項目視角，管理者和執行組員都能找到合適自己的打開方式。

管理者使用 Teambition 的「時間視圖」及時掌握項目進行總體的規劃和進展。

項目成員在「工作臺」查看近期任務，可以直接從這里進入任務。

任務完成情況公開透明，組員自我驅動

「統計」公開透明地從項目和人員的維度來展現任務的完成情況，對于任務具體執行者來說，項目組其他成員的良好完成情況是一種變相的激勵。成員自我驅動去完成更多任務，節省了以往管理人員多次提醒進度的精力，也更尊重執行人員。

各成員的任務完成情況公開透明。

有序管理多個并行項目，精細組織服務流程和文件

我們選擇使用協同工具的一個核心需求就是多項目并行場景下如何有序地進行任務分配，這方面 Teambition 并沒有讓我們失望。

周國，PP 醬創始人

通過 Teambition 建立規范的服務工作流

以往為客戶服務時，只有簡略的幾個時間節點，使用 Teambition 后 PP 醬詳細拆解了合作過程中需要進行風險追溯的環節，合理地分配到各個部門，保證復盤時可以完整地再現工作流程，出現問題也可以保證權責到人。

細致地規范整個服務流程，每個關鍵事項都權責到人。

(4)價值體現

「文件」是設計類項目的重要工作內容，能否管理好文件和文檔也是確保項目有序推進的重要一環。使用 Teambition 的文件功能可以很方便地進行素材對接，最新版本的文件和文檔都沉淀在項目中，實時同步給項目組所有成員；過程文件也都被保留，成員在任何時候都可以追溯到歷史版本，防止設計部門出現文檔異常或丟失等風險。