用戶需要提前制定數字檔案管理計劃，并對需要管理的文檔資料進行分類整理和數字化處理。

該系統具備多重安全保障機制，如數據加密、權限管理、備份和還原等功能，確保檔案數據的安全性和完整性。

該系統提供完善的售后服務，包括培訓、升級、維護等，確保用戶在使用過程中遇到的問題得到及時解決。

用戶可以通過自動備份設置和手動導出備份文件的方式，實現數據的備份和恢復。

該系統支持常見的文本文檔、圖片、音視頻和PDF等文件格式。