系統可對檢索的數據定位后（當然也可以不通過檢索直接定位），可對其進行借閱登記。系統可對借閱時間進行監控，當檔案借閱出去，借閱人未按時送回，這時系統會自動彈出提示，并可打印出催還單，還可適時監控當前借閱

用戶利用此功能，可對多個庫進行一次性的檢索查詢，大大提高了檢索的效率及速度，對于檢索出的記錄，可以查看其所關聯的掃描文件，對檢索出的檔案記錄，系統可進行查、借閱登記。

本功能提供了將檔案掃描的原件及其對應的錄入信息從數據庫中刻錄到光盤上的功能，可以制作出符合國家標準的通用電子光盤檔案，利用廉價的光盤永久保存檔案的原件信息，增加了數據的安全性。制作成的光盤可脫離檔案系

年報處理功能，能夠根據檔案數據自動生成年報，檔案系統中沒有的數據可以手工輸入，形成年報。

可以將現有數據直接轉入編研庫，提高編寫效率。

具有模糊查詢、高級查詢、分類查詢等檢索功能，對檔案檢索查詢的權限完全受檔案管理軟件中權限設置的控制，充分保證檔案的安全性。可支持多種圖形圖像等電子文件的瀏覽和顯示，并支持多媒體文件的播放。