(1)客戶(hù)介紹

深圳市同辰建筑設(shè)計(jì)咨詢(xún)有限公司/   行業(yè)：建筑設(shè)計(jì)咨詢(xún)/   使用目的：項(xiàng)目管理、異地團(tuán)隊(duì)管理

“今年五月簽約后，我們?nèi)珖?guó)三百多個(gè)運(yùn)營(yíng)中的項(xiàng)目都轉(zhuǎn)移到了Worktile進(jìn)行全方位跟蹤管理，同時(shí)全公司的審批流程也都轉(zhuǎn)移到Worktile進(jìn)行。那些因?yàn)轫?xiàng)目周期很長(zhǎng)，日常聊天工具溝通產(chǎn)生的信息不對(duì)稱(chēng)、不明確以及項(xiàng)目進(jìn)度拖延等問(wèn)題，都有了很大程度改善。得益于Worktile，公司整體的人員管理能力和業(yè)務(wù)能力都有了比較大的提升。”

——同辰建筑項(xiàng)目經(jīng)理

(2)項(xiàng)目背景

深圳市同辰建筑設(shè)計(jì)咨詢(xún)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)同辰建筑）創(chuàng)建于2012年，是集“設(shè)計(jì)顧問(wèn)、成本優(yōu)化、建設(shè)管理、信息技術(shù)”于一體的綜合性咨詢(xún)服務(wù)企業(yè)。歷經(jīng)8年積淀，同辰建筑的業(yè)務(wù)范圍已經(jīng)擴(kuò)展到全國(guó)30多個(gè)省份，為客戶(hù)累計(jì)創(chuàng)造超100億的價(jià)值。

隨著業(yè)務(wù)量不斷發(fā)展，原有線(xiàn)下項(xiàng)目、人力管理的方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展需求；除此之外，全國(guó)范圍內(nèi)分公司及辦事處的逐漸設(shè)立也對(duì)信息的有效溝通造成較大困擾。

正是這樣一系列的需求，才有了同辰建筑與Worktile合作的契機(jī)。

(3)解決方案

項(xiàng)目管理：從不斷拖延到準(zhǔn)時(shí)交付

同辰建筑構(gòu)建深圳、上海雙中心，雙核發(fā)展模式，已經(jīng)在深圳、上海、北京、長(zhǎng)沙、武漢、西安、成都、鄭州、昆明、重慶等全國(guó)十大重點(diǎn)區(qū)域分別設(shè)立了分公司及辦事處，業(yè)務(wù)范圍拓展到了30個(gè)省份、自治區(qū)、直轄市等，這種分散再加上傳統(tǒng)的線(xiàn)下項(xiàng)目管理方式，給項(xiàng)目進(jìn)度管理帶來(lái)了不少的障礙。因?yàn)槊總€(gè)人都要同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目，且項(xiàng)目周期一般都比較長(zhǎng)。通過(guò)線(xiàn)下方式去管理，管理層很難準(zhǔn)確去把控各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。

——Worktile是如何幫助解決項(xiàng)目管理問(wèn)題的？

Worktile平臺(tái)對(duì)同辰建筑最大的價(jià)值是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的整合和云端一體化管理。

在項(xiàng)目信息上，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過(guò)項(xiàng)目看板能快速了解到自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目、參與的任務(wù)、今天要做的事、本周計(jì)劃、更長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)等；在進(jìn)入某項(xiàng)目之后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、參與人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、優(yōu)先級(jí)、任務(wù)描述、溝通記錄、子任務(wù)、關(guān)聯(lián)任務(wù)、附件等一系列信息將得到展示。除了能夠獲取詳細(xì)的項(xiàng)目信息，項(xiàng)目的變動(dòng)也能通過(guò)@等多種方式快速通知到相關(guān)人。

在項(xiàng)目進(jìn)度上，通過(guò)Worktile工作流可對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全程追蹤，從提出想法到最終交付產(chǎn)出的各關(guān)鍵階段；并通過(guò)拆分各階段的任務(wù)、指定負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)來(lái)驅(qū)動(dòng)協(xié)作，輕松幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人掌控項(xiàng)目進(jìn)展和流程。除此之外，還可以通過(guò)看板、表格和列表等展示方式，直觀查看每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，每個(gè)成員的任務(wù)完成情況，以針對(duì)任務(wù)設(shè)置相應(yīng)的提醒策略。

在項(xiàng)目溝通上，Worktile除了提供一對(duì)一私聊、多人群聊之外，在溝通和分享上有極大的自由度。比如：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能將私聊中討論的內(nèi)容就地建成任務(wù)并指派；如果想在討論過(guò)程中對(duì)某個(gè)任務(wù)/文件關(guān)聯(lián)，也只需通過(guò)一個(gè)點(diǎn)擊就能實(shí)現(xiàn)；除此之外，大家也可以在每個(gè)項(xiàng)目中就問(wèn)題展開(kāi)討論。當(dāng)然，這里也只是講述了部分Worktile的溝通能力。

“Worktile在項(xiàng)目信息、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目溝通等方面幫我們構(gòu)建了比較良好的解決方案，所以團(tuán)隊(duì)管理、項(xiàng)目進(jìn)度等問(wèn)題也都有了很大程度的改善”?

——同辰建筑項(xiàng)目經(jīng)理

團(tuán)隊(duì)協(xié)作：從信息不對(duì)稱(chēng)到快速達(dá)成共識(shí)

除了因分公司和辦事處分散造成的信息不對(duì)稱(chēng)以外，每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行到一定的階段，都需要其他相關(guān)部門(mén)或外部人員進(jìn)行聯(lián)合協(xié)作，比如結(jié)構(gòu)圖復(fù)審等。此前，一般都是通過(guò)郵件、聊天等工具進(jìn)行溝通。而因?yàn)轫?xiàng)目周期長(zhǎng)，很容易出現(xiàn)信息不對(duì)稱(chēng)和糾紛等情況，團(tuán)隊(duì)管理、業(yè)務(wù)的進(jìn)度管理難度也因此加大。

——在解決信息不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題上，Worktile給團(tuán)隊(duì)帶來(lái)了什么幫助？

針對(duì)信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題，Worktile的解決方案是需求信息的完整溯源，溝通記錄的永久保留。因?yàn)樵赪orktile，不同部門(mén)的人都可以被添加進(jìn)同一個(gè)項(xiàng)目，從而在云端組成一個(gè)任務(wù)小隊(duì)，通過(guò)我們上面講過(guò)的溝通方式解決問(wèn)題和討論。

并且，過(guò)程中的討論記錄、文檔等都是默認(rèn)永久保留，就算是中途加入新人，只要給與權(quán)限，新人也可以通過(guò)任務(wù)的關(guān)聯(lián)脈絡(luò)完整的獲取項(xiàng)目需求信息。就算溝通記錄被人為刪除，也可以通過(guò)活動(dòng)記錄進(jìn)行回溯查看。

除此之外，在與其他部門(mén)進(jìn)行集體性任務(wù)的時(shí)候，Worktile能幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人快速獲取相關(guān)人員的日程安排，以及做到日程信息的有效發(fā)布和自動(dòng)提醒。

因?yàn)樵赪orktile建立日程任務(wù)的過(guò)程中，你可以通過(guò)日程表輕松了解到誰(shuí)在當(dāng)下時(shí)間點(diǎn)是有會(huì)議或任務(wù)的，從而避免與每個(gè)人都進(jìn)行溝通確認(rèn)。在建立日程之后，無(wú)論是在移動(dòng)端和網(wǎng)頁(yè)端，臨近任務(wù)時(shí)間點(diǎn)都會(huì)收到多次提醒，以確保人員的準(zhǔn)時(shí)參與。

“Worktile對(duì)于我們這個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)特別合適的工具，因?yàn)榛谒⑵饋?lái)的項(xiàng)目和溝通，都能被快速的響應(yīng)，或者找到適合的方法來(lái)驅(qū)動(dòng)。”

——同辰建筑項(xiàng)目經(jīng)理

成果文件管理：從費(fèi)時(shí)費(fèi)力到隨時(shí)查找導(dǎo)出  

在同辰建筑，設(shè)計(jì)類(lèi)的業(yè)務(wù)除了產(chǎn)出的設(shè)計(jì)成果、第三方確認(rèn)函等文件要保存下來(lái)之外，還需要根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目的階段節(jié)點(diǎn)來(lái)篩查，但是在引入Worktile之前這些都沒(méi)有很好的解決方式。

——現(xiàn)在同辰建筑的項(xiàng)目成果文件管理有什么變化？

項(xiàng)目成果文件管理問(wèn)題，在Worktile，無(wú)論是通過(guò)項(xiàng)目、企業(yè)網(wǎng)盤(pán)以及子產(chǎn)品Wiki都能有效的解決。而這里，同辰建筑主要是以項(xiàng)目為主要解決方案。我們?cè)谏厦嬉灿刑岬剑琖orktile的項(xiàng)目信息都是默認(rèn)永久保留的，在任何時(shí)候都能根據(jù)項(xiàng)目的階段分類(lèi)快速找到，或者通過(guò)全局搜索來(lái)實(shí)現(xiàn)。除了這種簡(jiǎn)潔的管理方式之外，還可以主動(dòng)將個(gè)人工作文件或是項(xiàng)目文件儲(chǔ)存在Worktile的個(gè)人網(wǎng)盤(pán)或企業(yè)網(wǎng)盤(pán)。

“自從使用Worktile項(xiàng)目管理之后，我們就基本沒(méi)有了成果文件管理的問(wèn)題，無(wú)論是查找還是導(dǎo)出都特別方便”

——同辰建筑項(xiàng)目經(jīng)理

(4)價(jià)值體現(xiàn)

目前，同辰建筑與Worktile的聯(lián)結(jié)已經(jīng)初見(jiàn)成效。正是不斷創(chuàng)新變革的管理理念，讓我們Worktile有機(jī)會(huì)與同辰建筑建立起合作，在其成長(zhǎng)的過(guò)程中提供一份助力。也希望有更多的企業(yè)能通過(guò)Worktile，實(shí)現(xiàn)管理的簡(jiǎn)單高效，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的不斷創(chuàng)新升級(jí)。