Worktile合作江蘇鴻創(chuàng)律師事務(wù)所：項(xiàng)目化管理+簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)用

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(1)客戶介紹

一家江蘇的律師事務(wù)所。

(2)項(xiàng)目背景

初次接觸到Worktile是在2018年夏天，當(dāng)時(shí)律所的同事們對(duì)這個(gè)新事物是持排斥態(tài)度的，因?yàn)檫@意味著工作量的加大，要把手上目前正在代理的案件都輸入項(xiàng)目中去，而且，每天的最新進(jìn)展也要及時(shí)在上面反映。對(duì)于習(xí)慣自由的律師來(lái)說(shuō)，這就像孫悟空頭上的緊箍咒，讓他們感覺不舒服。

新生事物從接觸到接受，都是有個(gè)過程的，需要先理解它，再去執(zhí)行，在Worktile公司的多次遠(yuǎn)程培訓(xùn)及積極幫助下，現(xiàn)在律所所有的案件均已通過 項(xiàng)目模式 進(jìn)行上傳和記錄。

(3)解決方案

在實(shí)現(xiàn)案件及時(shí)錄入項(xiàng)目之后，我們還在worktile團(tuán)隊(duì)的幫助下，按照一審、二審、再審、執(zhí)行等類別分別建立模板，我們?cè)谶@個(gè)模板的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同案件的具體情況，修改或新建任務(wù)，使每個(gè)案件的個(gè)性化得到充分體現(xiàn)。

再好的軟件，都不可能滿足客戶所有的個(gè)性化需求，因此，在實(shí)際使用當(dāng)中，如何讓這個(gè)工具最大限度發(fā)揮作用，達(dá)到我們的使用目的，軟件管理者就要在原有工具的基礎(chǔ)上進(jìn)行拓展和定制，讓大眾化的產(chǎn)品也能夠滿足自身特殊的需求，讓公司員工能喜歡并依賴上該工具，從而讓接下來(lái)的管理工作更好開展。

最初，我們只是使用Worktile里面的項(xiàng)目功能，進(jìn)行案件錄入。由于每位律師習(xí)慣了以往的工作方式，涉及案件的相關(guān)材料都會(huì)直接保存在其電腦上的文件夾里，所以，總是存在Worktile無(wú)法及時(shí)錄入，甚至忘記錄入的現(xiàn)象。直接影響律所主任對(duì)每個(gè)案子最新進(jìn)展的了解。

在這樣的情況下，我們啟動(dòng)了簡(jiǎn)報(bào)的使用，讓每位員工每天下班前提交日?qǐng)?bào)，并作為績(jī)效獎(jiǎng)考核的一項(xiàng)內(nèi)容。有了日?qǐng)?bào)的配合，律所員工慢慢養(yǎng)成了每天的工作每天錄入的習(xí)慣。

到后來(lái)，律所要求每位員工提交周報(bào)，對(duì)一周的工作做匯總和下周工作的計(jì)劃。律所主任除了在項(xiàng)目中進(jìn)行點(diǎn)評(píng)和下任務(wù)外，也在日?qǐng)?bào)和周報(bào)中進(jìn)行工作調(diào)整、安排和點(diǎn)評(píng)。

到目前為止，已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了律所主任可以不用跟律師溝通就能通過Worktile里面的內(nèi)容了解相關(guān)案件的進(jìn)展情況。由于主任的及時(shí)反饋，讓每位提交日?qǐng)?bào)和項(xiàng)目的律師又能第一時(shí)間了解自己工作中存在的問題，并加以糾正。使律所工作出現(xiàn)了良性循環(huán)的發(fā)展。

(4)價(jià)值體現(xiàn)

我們規(guī)定所有案件設(shè)置為全體可見，這樣 每個(gè)律師手上的案件進(jìn)展其他人都能看到 ，主任對(duì)每個(gè)案件的把關(guān)和意見反饋也是全體成員可視，無(wú)形中制造了一個(gè)互相促進(jìn)互相激勵(lì)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，讓每位律師對(duì)每一個(gè)案件都更細(xì)心更認(rèn)真。

因?yàn)槿蝿?wù)安排都是文字化，也避免了一些信息在其他方式的傳遞中存在的損耗，任務(wù)也變得更清晰明了。