固定會議時間

開啟高效遠程會議的第一步就是為遠程會議確定一個合適的日期及時間。

建議為團隊會議選擇一個固定的時間，例如在每周一召開團隊會議，固定的團隊會議時間有助于團隊成員合理規劃日程安排，并形成一個持續的溝通渠道。

為分布式團隊找到適合每一個人的會議時間并不容易，特別是當團隊成員身處不同時區。為大家推薦兩個時區工具，可以直觀的看到不同時區的時間：Every Time Zone，Worldtimebuddy。

設定會議規則

一旦確定了會議日期和時間，制定一套遠程會議規則就非常重要了，這將幫助團隊充分利用每一次會議。可以通過郵件分享團隊成員這些規則，或者將它們作為討論要點添加到會議議程中。

下面是一些遠程會議的指導方針:

· 找一個沒有背景噪音的地方

· 有人發言時將自己的麥克風靜音

· 盡量開啟視頻，這樣每個人都能看到你的面部表情

· 在會前熟悉會議議程，并準備好發言

· 不輕易打斷他人的發言，你可以先寫下自己的想法，之后進行說明

· 開會時不要盯著手機或做其他事情

· 為每個討論話題設定時間限制

提前規劃議程

沒有議程規劃的會議必定是一場無效且混亂的談話，因為大家可能需要花費15～20分鐘來弄清楚這次會議的目的。

會前商討會議議程，清晰的討論話題不僅能幫助團隊成員為會議做適當的準備，還能促進會議討論，讓每個人（特別是比較內向的團隊成員）都感到有權利參與討論。

分配會議角色

“怎樣才能讓遠程員工在開會時保持專注？”，這可能是每個分布式團隊都在經歷的問題。

建議為參會者分配并輪換不同的會議角色：討論協調人、會議計時員和會議記錄員。這有助于提高會議的參與度，促使參會者為會議的成功投入更多的精力。另外，在會議討論中，詢問特定參會者的意見也有助于提升成員的會議參與感。

會議紀要和任務

會議記錄對分布式團隊尤其重要，它可以幫你將討論想法記錄下來，當有遠程成員錯過會議時，會議紀要將更快幫助其同步信息。如前所述，在遠程會議中，可以指定團隊中的一人記錄討論點，指定另一成員在會議結束時檢查分配的任務。

使用會議桌特有的「會議紀要」和「任務管理」功能為團隊打造了一個集中的信息樞紐，成員可以快速了解優先項及項目任務，讓團隊保持在既定運行軌道上。

會后跟進

會議是大多數頭腦風暴和決策制定的地方，團隊負責人應在會后跟進關鍵要點。在會議結束后通過電子郵件重述決策或行動，有助于加強決定和明確信息。

跟進的另一個重要部分是詢問與會者參會體驗，以及是否有意見反饋，以使團隊會議更富有成效，讓未來的遠程會議更高效。