項(xiàng)目預(yù)算是估算項(xiàng)目從開始到結(jié)束的成本的過程。為了確定項(xiàng)目的預(yù)算，團(tuán)隊(duì)會(huì)考慮完成項(xiàng)目每個(gè)階段的成本，大致需要多長(zhǎng)時(shí)間才能完成，以及可能阻礙進(jìn)度的潛在障礙。

什么是項(xiàng)目預(yù)算？

預(yù)算是必不可少的，因?yàn)樗鼈冇兄谠O(shè)定預(yù)期，并且對(duì)于讓項(xiàng)目獲得關(guān)鍵利益相關(guān)者的批準(zhǔn)也至關(guān)重要。預(yù)算還可以確保有適當(dāng)?shù)馁Y金可用，并有助于衡量團(tuán)隊(duì)的績(jī)效。概述預(yù)算細(xì)節(jié)的文件應(yīng)在整個(gè)項(xiàng)目期間進(jìn)行監(jiān)控、更新和審查。

制定預(yù)算時(shí)經(jīng)常使用項(xiàng)目管理軟件。這些工具有助于管理目標(biāo)和各種長(zhǎng)期項(xiàng)目，以及協(xié)調(diào)構(gòu)成預(yù)算的各個(gè)任務(wù)。

項(xiàng)目預(yù)算的方法

估計(jì)項(xiàng)目的規(guī)模和成本并不容易，但有不同的方法可以簡(jiǎn)化它。這六種技術(shù)將提高項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)確性，并使整個(gè)過程更加無縫。

• 類比估算：利用過去項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)據(jù)和最佳實(shí)踐，就當(dāng)前項(xiàng)目的成本制定意見或策略。找出過去和現(xiàn)在項(xiàng)目之間的相似之處和不同之處使這種方法成為可能。
• 三點(diǎn)估計(jì)：一種明智而務(wù)實(shí)的方法，包括基于最壞、最好和最可能的預(yù)算方案的加權(quán)平均值。這種方法迫使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在確定預(yù)算時(shí)考慮多個(gè)角度，從而進(jìn)行更現(xiàn)實(shí)的成本估算。
• 掙值分析：在項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)估計(jì)項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)確性。該團(tuán)隊(duì)不斷將每個(gè)階段的成本與之前的估計(jì)進(jìn)行比較。 
• 參數(shù)估算：從相關(guān)項(xiàng)目的某些部分獲取成本變量和數(shù)據(jù)點(diǎn)，并將它們應(yīng)用到當(dāng)前項(xiàng)目中，允許項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)數(shù)據(jù)創(chuàng)建預(yù)算。查看常見元素之間的統(tǒng)計(jì)關(guān)系可以使項(xiàng)目預(yù)算更加準(zhǔn)確。
• 自下而上的方法：估計(jì)項(xiàng)目的各個(gè)元素，如里程碑、任務(wù)和階段，并將它們匯總以獲得項(xiàng)目成本。如果正在創(chuàng)建工作說明并且項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提前了解所有項(xiàng)目細(xì)節(jié)，則使用此方法。
• 自上而下的方法：預(yù)先估計(jì)項(xiàng)目預(yù)算總額并從中確定各個(gè)要素。當(dāng)項(xiàng)目?jī)r(jià)格固定且預(yù)算一成不變時(shí)，最好使用這種方法。預(yù)測(cè)可用于清楚地了解每個(gè)元素將如何影響價(jià)格。 

項(xiàng)目預(yù)算的基本要素

有一些與縮小項(xiàng)目預(yù)算相關(guān)的特定要素和成本。一般來說，這些元素是：

• 勞動(dòng)力成本：考慮到員工完成項(xiàng)目的成本，這意味著工資、工資稅、福利和任何間接費(fèi)用。
• 材料采購(gòu)成本：考慮完成項(xiàng)目所需的有形物品，例如物資、設(shè)備和各種貨物。

除了這些核心要素外，這些成本還可以分為兩個(gè)綜合類別：

• 固定成本：為項(xiàng)目建立的預(yù)算細(xì)節(jié)不會(huì)改變。一個(gè)固定成本的例子是供應(yīng)商根據(jù)團(tuán)隊(duì)完成項(xiàng)目所需的特定項(xiàng)目數(shù)量的報(bào)價(jià)。
• 可變成本：可能會(huì)根據(jù)活動(dòng)而改變的預(yù)算細(xì)節(jié)。可變成本示例是一名自由職業(yè)者同意在該項(xiàng)目上工作 40 小時(shí)。如果項(xiàng)目超時(shí)，成本會(huì)增加。

項(xiàng)目預(yù)算的好處

當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)花時(shí)間估算預(yù)算和相關(guān)成本時(shí)，它可以帶來許多好處。當(dāng)不確定項(xiàng)目預(yù)算對(duì)團(tuán)隊(duì)是否值得時(shí)，請(qǐng)記住這些好處。

• 確保項(xiàng)目資金：項(xiàng)目預(yù)算提供了利益相關(guān)者想要知道的洞察力，即在項(xiàng)目開始之前需要多少資金來確保項(xiàng)目的安全。它還詳細(xì)說明了何時(shí)需要這筆錢。
• 更好的決策：在項(xiàng)目正式開始之前制定預(yù)算有助于確定在項(xiàng)目?jī)?nèi)的較小步驟中投資多少。它還可以幫助組織確定全年投資的其他項(xiàng)目。
• 促進(jìn)未來的思考和規(guī)劃：了解一個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算有助于估算未來項(xiàng)目的預(yù)算。參與預(yù)算計(jì)劃的人最好做好準(zhǔn)備，成為未來對(duì)話的一部分。

項(xiàng)目預(yù)算最佳實(shí)踐

 在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)制定預(yù)算時(shí)，記住這些最佳實(shí)踐是個(gè)好??主意。這樣做將有助于確保估算值盡可能接近最終數(shù)字。

• 關(guān)注公司的需求：在制定預(yù)算時(shí)，請(qǐng)記住任何項(xiàng)目的底線是幫助組織實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)并取得成功。了解項(xiàng)目對(duì)組織的價(jià)值是提高預(yù)算準(zhǔn)確性的一步。
• 將項(xiàng)目分解為步驟和里程碑：為了準(zhǔn)確估算項(xiàng)目的成本，團(tuán)隊(duì)通常會(huì)將其分解為更小的步驟或里程碑。這有助于了解預(yù)期或即將發(fā)生的事情。 
• 增加應(yīng)急費(fèi)用和稅收：安全總比后悔好，所以為了確保團(tuán)隊(duì)不會(huì)超出預(yù)算，增加應(yīng)急費(fèi)用和稅收以計(jì)劃隨著時(shí)間的推移可能發(fā)生的變化。這樣做也有助于確保估算接近最終預(yù)算。 
• 與利益相關(guān)者保持開放的溝通：在制定預(yù)算時(shí)，必須與從成功完成中受益最大的人進(jìn)行持續(xù)溝通。關(guān)鍵利益相關(guān)者還可以幫助確保預(yù)算準(zhǔn)確，并對(duì)范圍進(jìn)行潛在調(diào)整。 
• 適應(yīng)不斷變化的參數(shù)：從項(xiàng)目預(yù)算到完成，可能會(huì)發(fā)生不可預(yù)見的情況、事件和場(chǎng)景。為此制定計(jì)劃可以使團(tuán)隊(duì)靈活地適應(yīng)外部或內(nèi)部的變化。