工作訂單管理包括計劃和監控整個公司的工作活動所需的流程和策略。工單管理程序有助于提高員工的生產力，并確保公司提供的產品和服務的質量。

什么是工單管理？

工單管理類型

雖然任何公司都可以應用工單管理原則，但根據公司運營的復雜性，有不同的方法來規劃工作。 

• 制造業：制造業的工作訂單由生產計劃和主生產計劃定義。根據產品的數量及其復雜性，生產計劃可以劃分為工單，以便每個員工負責特定的操作。 
• 維護：維護作業的工作訂單將執行維修或校準等活動所需的多項任務組合在一起。例如，維修訂單包括以下步驟：確定問題及其原因，找到解決方案，然后執行維修。
• 專業服務：雖然專業服務提供商通常使用項目管理軟件跟蹤工作，但工作訂單可用于一次性活動。 

工單管理的好處

工單管理對企業有多重好處，最重要的是：

• 提高生產力：確切地知道他們必須做什么、何時到期以及如何去做的員工是最有效率的，因為更少的時間被浪費在弄清楚他們的工作內容上。通過管理工單也可以顯著減少空閑時間和錯誤。
• 提高質量：工單根據員工的資格、經驗和可用性為員工分配任務。這樣可以避免讓不合格的員工負責復雜的活動，例如制造或維護操作。因此，每項活動都由最合格的員工執行。因此，這有助于保持公司提供的高質量產品和服務。
• 更好的問責制：監控工單可以讓公司確定哪些有效，哪些無效，以及誰應對管理有缺陷的產品和低質量服務等問題負責。使用這些信息，管理人員可以采取糾正措施來限制低于標準操作的潛在損害。 

工單管理的基本要素

工單管理包括以下基本要素：

• 模板：由于大多數工作往往是重復性的，因此公司需要可以重復使用和重新利用各種活動的工作訂單模板，而不是每次創建新訂單時都必須從頭開始。 
• 工作流程：雖然簡單的工作很簡單，但復雜的流程需要工作流程來將任務分配給不同部門和團隊的多個員工。 
• 計劃：在工作訂單方面需要進行計劃，因為它們需要與員工以及他們對公司每個部門執行的活動的可用性相匹配。 
• 監控：實時跟蹤工作訂單使管理人員能夠分析員工的效率并確定每個人是否正在執行分配給他們的任務。 
• 溝通：執行工單所需的所有信息都需要與負責的員工溝通。此外，需要通知員工工單的任何更改，以確保他們在正確的時間執行正確的活動。
• 分析：分析工單可以深入了解哪些工作有效，并幫助公司識別問題和趨勢。 

工單管理最佳實踐

為確保工單管理帶來最佳結果，公司應考慮以下最佳實踐：

• 識別和管理瓶頸：歷史工單數據可用于識別經常發生且公司應解決的問題。瓶頸，如效率低下的員工或缺乏資源，可能會減慢運營速度并對生產力和質量產生負面影響。通常需要采取糾正措施來應對這些挑戰，例如重新分配員工或重新分配資源。
• 調整訂單和重新分配工作：無論管理者如何規劃工作，總會有例外和不可預知的變化。由于這些可能會產生連鎖反應并影響其他操作，因此需要盡快識別并迅速解決它們。為此，經理可以即時修改訂單并重新分配資源。例如，可以將生病的員工替換為具有相同資格的同事。
• 建立目標和關鍵績效指標 (KPI)：為了更好地分析工單的有效性，公司需要制定明確和現實的目標。KPI 是可衡量的值，顯示公司管理工作訂單的效率。KPI 將預定義的目標與實際績效進行比較以識別差異。例如，維護部門的目標可能是每天進行 50 次維修，但僅完成 45 次，這意味著其性能低于預期。