專家團(tuán)｜蔣祎：HR系統(tǒng)報(bào)表與分析工具選型心得（上）

蔣祎 Johnny

+ 關(guān)注

2022-08-04 11:24

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為什么報(bào)表如此重要？

考察或?qū)W習(xí)HR系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)的報(bào)表是我最關(guān)注的功能之一。

在我的私藏CoreHR測(cè)試場(chǎng)景中，每一個(gè)場(chǎng)景的測(cè)試都是以在報(bào)表里看結(jié)果作為結(jié)尾的。

報(bào)表，不僅是HR系統(tǒng)的輸出產(chǎn)物，其價(jià)值更在于：

支持決策。在選型篇中提到：提供更實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)分析結(jié)論，幫助各層級(jí)管理者做出更及時(shí)、更高質(zhì)量的的決策，這才應(yīng)該是數(shù)字化的最重要的需求和最終的目標(biāo)。數(shù)據(jù)分析結(jié)論，就是通過(guò)系統(tǒng)報(bào)表輸出，或者將系統(tǒng)輸出的報(bào)表再加工得到的。
效率提升。無(wú)論將數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)是否麻煩，系統(tǒng)輸出報(bào)表一定比HR手工維護(hù)臺(tái)賬、整理報(bào)表省時(shí)省力。一次維護(hù)（例如維護(hù)一次調(diào)崗），各種報(bào)表同步更新。同一列各單元格格式不一致等數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題也不復(fù)存在。而且目前大多數(shù)HR系統(tǒng)還支持報(bào)表定時(shí)生成，直接發(fā)送至相關(guān)人員郵箱，喂到用戶嘴邊。這些都是上系統(tǒng)的提升點(diǎn)。
持續(xù)進(jìn)步。隨著使用系統(tǒng)的深入、業(yè)務(wù)的發(fā)展，新的報(bào)表需求會(huì)不斷涌現(xiàn)。小蔣在HR系統(tǒng)上線后的第一年里，陸陸續(xù)續(xù)做了超過(guò)100張圖表。這些都將成為各類系統(tǒng)用戶（經(jīng)理、HR等）看得見(jiàn)摸得著的持續(xù)創(chuàng)新點(diǎn)，不斷提升系統(tǒng)的使用價(jià)值和用戶對(duì)系統(tǒng)的信心。

HR對(duì)報(bào)表和分析工具需求的層次

主要有這幾個(gè)方面：

專家團(tuán)｜蔣祎：HR系統(tǒng)報(bào)表與分析工具選型心得（上）

這幾個(gè)層次自上而下愈發(fā)深入，對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析技能和工具的要求越來(lái)越高，不過(guò)使用頻率、普及程度越來(lái)越低。

對(duì)于HR系統(tǒng)輸出明細(xì)表的需求

四個(gè)層次中，第一層是后面三層的基礎(chǔ)，因此需要重點(diǎn)考察。

HR的日常工作中需要不少明細(xì)表（比如花名冊(cè)、入職人員信息表、待續(xù)簽人員信息表等）；同時(shí)，人力部也免不了要整理各種明細(xì)表上報(bào)，或者提供給有需要的業(yè)務(wù)部門，而且內(nèi)容、樣式各不相同。

HR對(duì)于明細(xì)表的業(yè)務(wù)需求，主要有這幾點(diǎn)：

對(duì)于臨時(shí)需要的報(bào)表，要能快速制作；
對(duì)于經(jīng)常需要的報(bào)表，要求系統(tǒng)能盡量按需要的內(nèi)容和格式輸出，盡量減少二次加工。
報(bào)表要能分享給各類用戶（分公司HR、業(yè)務(wù)部門主管等），用戶只能查看權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)（如本公司、本部門）。

這對(duì)報(bào)表工具的功能提出如下要求：

1.報(bào)表工具能夠方便地增刪字段、設(shè)置篩選條件和排序方式。

（北森報(bào)表工具添加新字段）

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2.HR系統(tǒng)的報(bào)表工具需要能夠拉通不同的表，比如在離職員工表清單中顯示最近績(jī)效考核結(jié)果。

下圖為在SAP HR云Advanced Report工具中做跨表連接：

3.能添加計(jì)算列，寫公式進(jìn)行計(jì)算，比如通過(guò)生日計(jì)算年齡、通過(guò)首次工作日和工齡排除時(shí)間計(jì)算工齡。

下圖為SAP HR云Advanced Report工具的公式編輯器：

SAP

3.4

53條點(diǎn)評(píng)

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4.按指定格式輸出字段，典型的是日期的格式，比如有些上報(bào)的報(bào)表要求的格式是YYYY/MM/DD，有些又是YYYYMMDD，還有的是YYYY-MM-DD；有時(shí)我們也需要將日期轉(zhuǎn)換成年份或者月份。

下圖為Zoho People的報(bào)表工具，選擇日期型字段的輸出格式。

有些系統(tǒng)的報(bào)表工具不能直接選擇輸出的日期格式，但能用計(jì)算列寫公式的方式實(shí)現(xiàn)。

Zoho People

3.3

63條點(diǎn)評(píng)

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5.轉(zhuǎn)換口徑輸出。不同報(bào)表要求的口徑，或者說(shuō)維度的顆粒度可能不同，需要寫條件公式轉(zhuǎn)換。例如，系統(tǒng)記錄的戶口所在地記錄是“XX省XX市”的形式，而深圳的HR需要報(bào)表按“深戶”/“非深戶”輸出。就需要新增一個(gè)計(jì)算列，按規(guī)則進(jìn)行轉(zhuǎn)換后輸出。

下圖為FineBI計(jì)算列的公式編輯界面：

目前不少系統(tǒng)用類似Excel的方式寫公式，但我個(gè)人認(rèn)為這未必是最好的方式，因?yàn)閺?fù)雜的Excel公式（例如有多重IF條件）可讀性是很差的。

帆軟FineBI

4.1

112條點(diǎn)評(píng)

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下圖是Tableau的計(jì)算列公式編輯界面，邏輯更加清楚：

（Tableau除了支持IF函數(shù)，還支持CASE函數(shù)，真的很棒）

Tableau Online

3.5

46條點(diǎn)評(píng)

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6.按要求的樣式輸出。比如表頭名稱、單元格顏色、邊框樣式等。

下圖為SAP HR云Advanced Report工具的樣式編輯器：

7. 按查看權(quán)限輸出，包括行的權(quán)限和列的權(quán)限，例如部門主管查看員工花名冊(cè)，只能看到部門內(nèi)的人，部門內(nèi)目前有幾個(gè)人報(bào)表就只輸出哪些行；如有有一列是身份證號(hào)，而部門主管沒(méi)有看身份證的權(quán)限，則那一列不顯示或顯示為空。

8.系統(tǒng)能定時(shí)自動(dòng)生成，并發(fā)送給指定人員的郵箱/IM，或發(fā)送到指定位置（SFTP），同樣要考慮各指定人員的數(shù)據(jù)權(quán)限。

從上面的功能需求不難看出，對(duì)于明細(xì)表來(lái)說(shuō)，報(bào)表功能強(qiáng)不強(qiáng)，很大程度取決于寫公式的能力強(qiáng)不強(qiáng)，取決于公式編輯器支持的函數(shù)多不多。在實(shí)際的報(bào)表制作中，常用的函數(shù)有這些：

基礎(chǔ)計(jì)算：加減乘除

邏輯運(yùn)算：IF...ELSE、AND、OR

日期計(jì)算：取日期中的年份/季度/月度/日數(shù)，日期加減

數(shù)值計(jì)算：舍入、取余、取整

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