隨著時代的發展，傳統的辦公方式已經滿足不了日益加速的工作需求。而為了提高辦公的效率，在線協作文檔應運而生。在線協作文檔，廣泛指建立在Web端，存放在服務器，可在某一時間內由多人共同編輯的文檔類型。相對于傳統文檔來看僅僅只多了一個在線共同編輯的功能，然而其所帶來的的辦公的便捷卻遠遠不止看上去這么簡單。以下就為大家盤點盤點在線協作文檔的特點與優勢。

在線協作文檔在傳遞信息中解決了傳統文檔中文檔信息的時效性問題，正確性問題等常見問題，其作用包括但不限于：

在線協作文檔存放在服務器內，編輯者在文檔上做的所有修改都會發送到服務器，實時返回文檔的最新結果。這樣其他編輯者打開文檔時就是前幾秒（根據在線協作文檔類型的不同，實時存檔時間也不同）內文檔的狀態，在進行編輯時始終以最新改動的在線協作文檔為基礎去改寫。傳統文檔在文檔傳輸過程中會因為傳輸時間點的不導致編輯者需要及時確認不同時間點的文檔之間的差異，如果稍有差錯會因為錯過某一個文檔而造成信息丟失，從而大大增加信息誤差。

依托于服務器發送和接受請求的特性，現在的在線編輯文檔完全可以做到記錄文檔每一次編輯時的詳情，編輯者在進行校對文檔時可以憑借編輯歷史向編輯者詢問相關事宜。傳統文檔存放在本地的特性注定了其編輯記錄不會被記錄下來，如果有無心之人或有心之人修改了文檔，便不可溯源。

傳統文檔的編輯需要工作人員在各設備上安裝相關的編輯器，在遇到需要暫時用新設備的情況是，更是需要安裝編輯器保存文檔這一操作流程。對于部分行業來說這非常的麻煩，屬于與工作無關的額外事項，拉低了編輯人員的工作效率。在線協作文檔表現形式基本上在Web端，只需要操作設備能夠鏈接網絡瀏覽網頁，那么就可以進行即時編輯，無需配置對應的編輯器。

傳統文檔受限于其格式與文件本身的限制，將整個文檔鏈接到某一站點非常困難。因為不僅僅需要文檔進行配合，目標站點對于文檔解析的強弱能力也是有大有小，且不能保證文檔解析的過程中內容的一致性。而在線協作文檔本身就是存放在web上，可以鏈接其他站點進行內容的直接傳輸，不會因為文檔格式文件屬性等問題造成信息傳輸失敗。最經典的例子，Baklib提供的幫助中心編輯后臺內，對相關內容的改動可以直接反應到對應的內容。