編輯｜吳桐

但在實際項目推進過程中，經常會遇到問題：

出現問題，大家都在互相推責，沒有明確負責人；

各模塊工作一直在延期，項目總是遇到卡點；

需求不斷在增加，項目范圍到底是什么？

...

出現以上問題的原因多半是沒有做好——項目啟動會。今天結合我們實際做咨詢項目的經驗，來聊聊什么是項目啟動會，又該如何做好？

什么是項目啟動會？

項目啟動會，即kick-off meeting（開工會議）。一般是在項目中標后或者合同簽訂后，甲方、乙方召開的第一次正式會議，雙方負責人和團隊進行正式接觸和了解，這關系到后續項目能否按時保質保量的完成。

說簡單點，啟動會類似于古代的誓師大會，把大家集中在一起，告訴大家要做什么？如何做？以及達成后的結果是什么？以此來鼓舞團隊士氣，順利推進項目。

一個好的開始等于成功的一半，所以啟動會的重要性也不言而喻。通過啟動會主要可以達成幾點作用：

所以，召開一次成功的啟動會，可以助力項目順風順水。了解了啟動會的意義后，接下來，我們詳細聊下如何組織啟動會。

如何組織項目啟動會？

成功的會議，其80%的工作都是在會前完成，無論什么會議都一樣。在會議開始前做好準備和溝通工作，可以保證會議過程順利的推進。

尤其重點要準備完善好會議材料，內容包含：項目背景、項目目標、項目成員介紹、項目組織架構、項目計劃、管理機制、項目風險分析等，這些內容可以通過PPT的形式呈現。

在完成以上啟動會主體材料后，就可以著手組織開會，進行會議邀請，建議發出邀請時包含以下信息：

會議主題：項目啟動會的主題

會議議程：包括會議開始時間、預計時間

參會人員：雙方需要參與的人員

會議地址：線上&線下（注明清楚）

文檔附件：需要在會議中參閱的文檔

在進行正式會議時，要注意避免討論。因為項目啟動會和一般會議不同，屬于信息同步會，雖然會包含少量討論，但主要內容需要盡可能在會前做好溝通，而不是在會上臨時討論。

會議最后切記要做好收尾環節，要做到有總結、有待辦，并及時做好會議紀要，發送給雙方進行歸檔。

項目啟動會注意事項

1、計劃并非做的越細越好

前期的項目規劃非越細越好，主要有兩點原因：

第一，制定遠期完整的規劃工作量很大，所需時間較長；

第二，項目的不確定性，導致一旦有變更，計劃就要全部調整，調整遠期的工作量巨大。

2、確保有高管參與

尤其涉及到戰略層面的項目，必須雙方高管參與才能保證后續項目的開展和推進，所以要協調高管時間行程安排，確保高管能夠及時參與。

3、會議節奏要把控

項目經理作為主持人要把控好整場會議的節奏，把會議的目的、要求、內容等清晰完整的表達出來。可以提前進行演練，做到不冷場，不超時。

4、做好會議紀要

會議討論結果要形成書面文件，最后發送雙方郵件進行留存。會議紀要主要記錄點：

1、參會人員、時間、地點

2、項目背景、項目目標

3、項目團隊、組織架構和主要負責人

4、項目關鍵里程碑、時間線和交付物

5、項目管理機制

6、項目的主要風險

以上就是準備一場項目啟動會的要點。“工欲善其事，必先利其器”，啟動會的召開也是一個小項目，記住項目管理的流程和方法，一定可以事半功倍！