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企業(yè)合規(guī)驅(qū)動(dòng)合同智能化升級(jí),解決“合同管理五大難”

冪律智能
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2023-03-07 10:22
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企業(yè)合規(guī)驅(qū)動(dòng)合同智能化升級(jí),解決“合同管理五大難”

本文根據(jù)冪律智能CEO涂存超在2022WELEGAL法盟大灣區(qū)峰會(huì)的分享整理

大家下午好,我是來自冪律智能的涂存超,非常榮幸冪律智能再次以協(xié)辦單位的身份參加這次大灣區(qū)的峰會(huì)。

我今天給大家?guī)淼姆窒碇黝}是企業(yè)合規(guī)驅(qū)動(dòng)的合同智能化升級(jí)。合同智能化升級(jí)是冪律這幾年專注的方向和賽道,我們也在合同智能化升級(jí)方面做了一些探索和實(shí)踐,歡迎對智能合同,對法律科技感興趣的朋友們一起參與交流。

先簡單自我介紹一下,我自己不是法律人,但一直在法律圈里活躍。我來自清華大學(xué)計(jì)算機(jī)系,在讀書期間進(jìn)行人工智能領(lǐng)域下面的自然語言處理的方向研究,這個(gè)方向就是教計(jì)算機(jī)理解文本。在博士期間和幾個(gè)同學(xué)一起創(chuàng)建了冪律智能公司。冪律成立以來的使命是用科技推動(dòng)法律服務(wù)更好更普及,我們把目光聚焦于智能合同的賽道,通過AI算法的應(yīng)用在合同領(lǐng)域提升合同質(zhì)量,降低合同風(fēng)險(xiǎn),帶來更智能化的升級(jí),冪律團(tuán)隊(duì)在技術(shù)方面的優(yōu)勢獲得了國內(nèi)非常頂級(jí)投資機(jī)構(gòu)的第一輪融資。

回到今天這個(gè)主題,去年國資委10月份正式發(fā)布了企業(yè)合規(guī)的辦法,有一個(gè)專門的章節(jié)是講信息化建設(shè),把合規(guī)制度和風(fēng)險(xiǎn)記錄記錄到整個(gè)信息化系統(tǒng)里面,包括通過信息化的手段把一些具體的合規(guī)要求,以及具體的一些法務(wù)措施納入到管理當(dāng)中。這個(gè)辦法當(dāng)中提到了要把合規(guī)的信息化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng),比如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)打通,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。可以看到對于合規(guī)的管理最終的落地,離不開信息化的手段落實(shí)到具體的系統(tǒng)里面。同時(shí)這里面也提到我們應(yīng)該利用一些大數(shù)據(jù)先進(jìn)手段才能實(shí)現(xiàn)對于合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的整體及時(shí)的預(yù)警和快速處置。企業(yè)的合規(guī)管理最終落地,離不開信息化的建設(shè),通過智能化的手段提高合規(guī)管理的質(zhì)量和水平。

回到合同的話題,每個(gè)人都非常熟悉并不陌生,我們?nèi)粘9ぷ饕彩呛秃贤诖蚪坏溃贤鳛槠髽I(yè)商業(yè)行為的主要載體,企業(yè)日常商業(yè)行為,花錢、收錢都是以合同作為承載,合同也是交易雙方權(quán)利義務(wù)最主要的法律依據(jù)。當(dāng)然對于企業(yè)來說,一個(gè)合同寫得好不好,中間審查得好不好,最后履約狀態(tài)好不好,這個(gè)環(huán)節(jié)非常影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的質(zhì)量和成敗。我們在最開始做智能合同方面探索時(shí),包括我在內(nèi)的內(nèi)部解決官與產(chǎn)品經(jīng)理同國內(nèi)三十多家企業(yè)有非常深入交流。大家溝通了目前合同方面的現(xiàn)狀,痛點(diǎn)是什么,央企、外企、民企都有,整個(gè)交流下來,大家一談到合同管理普遍反饋就是家家有本難念的經(jīng)。合同管理太難了,涉及到多個(gè)部門的決策,而且這個(gè)事情很難被推動(dòng),也很難推動(dòng)別人,很難管理。但幾百家企業(yè)總結(jié)下來還是有一些普遍的共性,我們把大家反饋的和提到的問題做了一個(gè)總結(jié),叫“合同管理的五大難”。五大難分別是什么問題呢?就是孤掌難鳴,鞭長難及、暗箭難防、神鬼難測、眾口難調(diào)。下面具體講一講:

第一個(gè)是“孤掌難鳴”,主要是針對在合同場景的一些業(yè)務(wù)人員。大家經(jīng)常反饋,新上了一個(gè)系統(tǒng),新系統(tǒng)可能用的效果不太好,法務(wù)反饋這個(gè)業(yè)務(wù)不太支持,這個(gè)系統(tǒng)不太好用。業(yè)務(wù)也有充分理由覺得這個(gè)系統(tǒng)不上手。如果管理者一廂情愿去推動(dòng)這個(gè)事情,對業(yè)務(wù)來說,一方面是對整個(gè)效率沒有提升,另一方面對行為習(xí)慣的培養(yǎng)也是事倍功半的效果。“孤掌難鳴”是看系統(tǒng)對大家的工作習(xí)慣有沒有更改,在他具體的使用過程當(dāng)中真的實(shí)現(xiàn)了效果,還是他只是需要簡單的合同審批。之前是改完合同隨便群里一發(fā),現(xiàn)在是系統(tǒng)使用起來比較復(fù)雜,很多人員不愿意被這樣管理。

第二個(gè)是“鞭長難及”,剛才是一些業(yè)務(wù)人員的反饋,鞭長難及是法務(wù)反饋的問題。合同里面的風(fēng)險(xiǎn)很多是發(fā)生在合同提交后、法務(wù)審批和審查之前,前期埋藏了一些風(fēng)險(xiǎn),比如業(yè)務(wù)明明有最新的模板,但是他用了舊的模板,里面很多條款內(nèi)容在后期已經(jīng)修改過,已經(jīng)規(guī)避了。但是業(yè)務(wù)在前期起草合同的時(shí)候,為了簽約,為了成單,對一些合同條款進(jìn)行自行修改,到了法務(wù)修改的環(huán)節(jié)這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)前期埋藏下去了。前期法務(wù)沒有很好的抓手把前期的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行比較好的把控,這就造了鞭長難及的情形。

第三個(gè)是“暗箭難防”,我們在進(jìn)行企業(yè)調(diào)研的時(shí)候,發(fā)現(xiàn)這個(gè)現(xiàn)象特別普遍,就是大家誰也不能保證法務(wù)審?fù)暌环莺贤@個(gè)合同是百分之百?zèng)]問題的。大家不可能說這個(gè)合同百分之百安全,百分之百?zèng)]有風(fēng)險(xiǎn)。我們當(dāng)時(shí)有幾個(gè)體會(huì),第一個(gè)體會(huì)就是法務(wù)實(shí)際在審合同的時(shí)候,大家不是完全抱著這個(gè)合同百分之百?zèng)]有風(fēng)險(xiǎn),更多的是在效率和質(zhì)量當(dāng)中進(jìn)行一個(gè)選擇和抉擇。我今天上午和豐巢科技的李總交流,他跟我提到他們法務(wù)部每年要審28萬份合同,大多是跟他們租快遞柜相關(guān)的合同,其中有6萬份不是他們自己的標(biāo)準(zhǔn)合同,一些可能是對方提供的合同,或者是被對方改的合同,審核工作壓力很大。有的同事一天要審幾十份非標(biāo)準(zhǔn)合同,在這種情況下還要讓一個(gè)法務(wù)能夠把合同每個(gè)字過一遍,保證合同里面沒有太多風(fēng)險(xiǎn),這是不太可能的事情。審核的工作是做效率和風(fēng)險(xiǎn)的權(quán)衡,人是不可能聚精會(huì)神把每一個(gè)字過一遍,只有機(jī)器適合做。

我們之前交流過國內(nèi)頭部的互聯(lián)網(wǎng)公司,內(nèi)部對合同審查要求比較高,而且對法務(wù)的培養(yǎng),包括整體法務(wù)的水平也相對來說比較高。但是他們就有一個(gè)現(xiàn)象,你拿同一份合同找企業(yè)內(nèi)部的兩個(gè)法務(wù)來審,可能不是特別重要的合同,大家最后反饋的審核結(jié)果一定不一樣,肯定有差異,這個(gè)現(xiàn)象非常普遍。因?yàn)椴煌姆▌?wù),大家的專業(yè)知識(shí)背景、審核經(jīng)驗(yàn)和工作習(xí)慣不同,業(yè)務(wù)是催著法務(wù)馬上要,還是過兩天給,這些因素都對審核合同有一定差異,法務(wù)不能百分之百保證有把握,這是暗箭難防。

第四個(gè)是“神鬼難測”,這個(gè)比較好理解,很多合同產(chǎn)生的問題和糾紛,不是前期的環(huán)節(jié),而是在合同履行過程當(dāng)中雙方發(fā)生了一些糾紛,或者履約不暢的情形。針對后續(xù)的履約怎么管理,法務(wù)一方面是沒有抓手,另一方面是很難進(jìn)行預(yù)測,往往后續(xù)履約過程當(dāng)中出現(xiàn)問題,法務(wù)作為救火隊(duì)員來解決問題。

第五個(gè)是“眾口難調(diào)”,同一個(gè)系統(tǒng)很難適配不同的企業(yè),不同企業(yè)所處的行業(yè)、規(guī)模,關(guān)注點(diǎn),導(dǎo)致使用習(xí)慣的差異非常大。一方面不太能指望每個(gè)企業(yè)都有足夠的人員成本、足夠的精力和預(yù)算給企業(yè)定制一套系統(tǒng)。另外我們也不太能指望一套系統(tǒng)能夠適配所有企業(yè),這兩者之間的關(guān)系怎么更好的協(xié)調(diào)?是我們在最開始訪談幾百家企業(yè)之后總結(jié)出來的問題。

想要更好的解決在合同管理當(dāng)中出現(xiàn)的種種問題,其實(shí)離不開智能技術(shù)和智能化的手段,為什么這么說呢?其實(shí)也是冪律的智能合同審查和智能合同管理兩款產(chǎn)品最主要的驅(qū)動(dòng)力,我們之前在做企業(yè)調(diào)研的時(shí)候會(huì)預(yù)先準(zhǔn)備一個(gè)非常詳細(xì)的問題清單,每個(gè)企業(yè)關(guān)于合同的問題到具體場景的問題都有涉及。訪談過后發(fā)現(xiàn)得出一個(gè)非常出乎意料的反饋,一是我們問到企業(yè)一些比較大的數(shù)據(jù),你這個(gè)企業(yè)每年有多少合同,你這個(gè)合同的標(biāo)的是多少,這個(gè)大家都能回答上來。但是我問到,你這個(gè)企業(yè)每年的模板使用率、變更率多少,具體條款的采納率多少,這個(gè)能回答的企業(yè)寥寥無幾。其實(shí)大家每天多在跟合同打交道,跟合同模板打交道,但是能回答上來的幾百家企業(yè)里面不超過幾家,這個(gè)反饋挺讓我們驚訝。我們想這個(gè)問題到底在哪兒,并不是大家對這些數(shù)據(jù)不關(guān)心,因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)對大家改進(jìn)自己的工作質(zhì)量,甚至提高模板質(zhì)量都是非常重要的,更多的還是目前的一些管理系統(tǒng)或管理手段限制了大家對這些數(shù)據(jù)的使用,大家之前更多的是關(guān)注合同的流程,這個(gè)流程推進(jìn)到哪里,是不是能推進(jìn)得更快,但是合同文本本身蘊(yùn)含了非常多我們關(guān)注的數(shù)據(jù)。如果想要把合同文本本身的數(shù)據(jù)更多挖掘出來,合同管理從流程化的管理聚焦到合同本身,離不開智能技術(shù)的加持,我們通過智能技術(shù)把合同文本里面的內(nèi)容抽取出來,這是我們在技術(shù)賽道的應(yīng)用。不管是智能審查還是智能抽取,數(shù)據(jù)分析,對這個(gè)原始的合同通過基于規(guī)則和AI理解的技術(shù),無論是粗粒度、細(xì)粒度的抽取,把這種原始的非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)變成一個(gè)結(jié)構(gòu)化的信息,有了這個(gè)結(jié)構(gòu)化的信息之后我們才能進(jìn)行進(jìn)一步的智能審查、智能抽取,對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和后續(xù)的應(yīng)用。

有了智能技術(shù)的加持,應(yīng)該怎么樣進(jìn)行合同智能化升級(jí),我主要分享冪律在這一塊的實(shí)踐,由于時(shí)間有限我挑幾個(gè)典型的場景,分別是合同的起草、合同的履約、合同的審查、合同的最終分析。

首先是合同的起草,大家非常有經(jīng)驗(yàn),不知道大家背后的企業(yè)是如何起草合同的,比如我們有一個(gè)合同起草系統(tǒng),我可以線上進(jìn)行起草。但是大部分企業(yè)目前的實(shí)際情況是線下模板把這個(gè)合同起草好,再上傳到自己的合同審批系統(tǒng),把表單填一遍,后續(xù)進(jìn)入到審批流程。其實(shí)這個(gè)工作一方面是線下起草方式準(zhǔn)確性很難把握,另一方面是在線下把合同信息都填一遍,再到合同審批里面再填一遍,填一個(gè)表單,這個(gè)操作非常浪費(fèi)工作精力,有沒有更好的解決方案呢?當(dāng)然最理想的方案,也是把我們對于合同管理邏輯應(yīng)用到這個(gè)系統(tǒng)里面,我們把所有模板進(jìn)行在線管理、更新、制作,比如合同模板的更新一定要用最新的模板,你不能找舊模板,每個(gè)位置的模板怎么更新都會(huì)有管控的,在起草的過程中是不同形式的起草,這個(gè)主體可以多處進(jìn)行相應(yīng)填充,包括里面一些具體的文字性、日期性的內(nèi)容都可以在進(jìn)行相應(yīng)的把控。

這里面還有一些特殊的場景,像合同里面一些特定的條款,每個(gè)企業(yè)都有自己內(nèi)部的條款級(jí)別的標(biāo)準(zhǔn)模塊,可以在起草過程當(dāng)中進(jìn)行非常強(qiáng)的把控,每一個(gè)條款只能在特定范圍內(nèi)進(jìn)行相應(yīng)勾選,這樣的勾選在合同里面進(jìn)行相應(yīng)的回顯,這是我們起草合同最終的一個(gè)選擇。大家的實(shí)際情況還有非常多場景,這也是為什么大家會(huì)反饋很難推,如果說只是推我們自己內(nèi)部法務(wù)部的同事很好推,但是很多起草工作場景是其他部門的同事,他們?nèi)绻撇粍?dòng),還是習(xí)慣于之前的起草方式,能不能比之前更優(yōu)的方案呢?這就是一個(gè)具體的演示,我們按照線下的方式,直接上傳,上傳完之后可以免去大家填第二遍表單的動(dòng)作,幫助大家匹配是不是用了最新的模板,以及更改了哪些地方,更改的地方能不能接受,以及你在合同里面填的信息填充到表單里面,而且這個(gè)填充是模板填充還是非標(biāo)合同這都是支持的。這是在合同起草場景,我們希望能夠讓大家不用填兩遍。

第二個(gè)是合同履約環(huán)節(jié)。這是非常頭痛的點(diǎn),不像其他工作有限范圍內(nèi)就能做好,合同履約涉及的角色更多,想要把履約環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)到業(yè)務(wù)人員,財(cái)務(wù)人員,甚至是業(yè)務(wù)場景里面,還涉及到項(xiàng)目繳付實(shí)施的人員,涉及到內(nèi)外溝通,跟客戶溝通履約的情況,想把履約管好的難度是更高的。具體到履約場景,大家最直觀的一個(gè)痛點(diǎn)是來了一個(gè)合同,要把履約日程手動(dòng)創(chuàng)建一遍,但這樣它的準(zhǔn)確性非常難保證,也很難保證有效的執(zhí)行。我們是怎么做呢?其實(shí)也是剛才的一個(gè)觀點(diǎn),這些信息我們明確的寫在合同里面,我為什么還要再手動(dòng)填一遍呢?這個(gè)就是我們的演示過程,比如一個(gè)合同提交審批了,在提交審批之后,自動(dòng)的在合同里面把大家約定好的履約事件進(jìn)行自動(dòng)抽取,我們合同什么時(shí)候簽訂,什么時(shí)候到期,什么時(shí)候給對方開票,該繳付、驗(yàn)收,我們會(huì)自動(dòng)幫助大家進(jìn)行履約合同的抽取,抽取的信息會(huì)更加直觀的顯示,和各個(gè)辦公系統(tǒng)進(jìn)行打通,實(shí)現(xiàn)信息的通知。另一點(diǎn)是公司的信息也有提示,這個(gè)公司在合同過程當(dāng)中有沒有違約的行為,不好的評價(jià),我們都會(huì)在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)監(jiān)控,對項(xiàng)目方進(jìn)行提醒。

第三個(gè)是合同審查,這是大家最關(guān)注的環(huán)節(jié),因?yàn)楹贤瑢彶檫@件事情,做好了這個(gè)價(jià)值不好體現(xiàn)出來,但是出問題了你一定是背鍋的。合同審查也算是我們冪律智能的最大的方向,我們都有相應(yīng)的解決方案,基本上是兩個(gè)思路,也是大家正常審合同的方式。一個(gè)是是否是我方模板,如果說是我們的模板,沒有修改的話,可以自動(dòng)幫助你交給法務(wù)的審批,如果沒有就進(jìn)行差異比對。如果不是我們的模板,就進(jìn)行差異化的比對。這是個(gè)操作案例,我們這個(gè)是掃描件的版本,在這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中調(diào)用自動(dòng)比對來顯示掃描版和定稿版里的差異,這也是針對模板比對的方式。

下面就是我們針對非標(biāo)合同的用戶,為了更直觀的呈現(xiàn),我們是用智能審查的產(chǎn)品做一個(gè)設(shè)計(jì),這個(gè)是完全公開的,可以使用。我們合同設(shè)定完以后可以上傳,審查完了之后有配制化的審查清單,不同的企業(yè)審查標(biāo)準(zhǔn)不一樣,我們可以個(gè)性化配制自己的審查清單,基本等個(gè)幾秒到幾十秒就會(huì)有相應(yīng)的審查結(jié)果。具體來說,我們看到了有風(fēng)險(xiǎn)的地方有一些鏈接,有一些審查點(diǎn)會(huì)給大家提供相應(yīng)的法律法規(guī)的案例參考,不僅告訴你風(fēng)險(xiǎn),也告訴你依據(jù)的是哪里的法律文本。

具體來說我們目前的服務(wù),大家有兩種使用方式,一種是線下審查方式,線下打開文檔,這個(gè)是和我的產(chǎn)品可以互相配合,我把里面提示的一些條款復(fù)制到線下的文檔里面,還有一個(gè)方式是直接打開產(chǎn)品的編輯模式可以實(shí)現(xiàn)最新及時(shí)修改和記錄,給大家提供了很多修改建議,很多提示文案可以查一些記錄和提示信息,這是智能審查解決的場景問題。我們審查完了之后也可以把中間所有的修改過程,插入的批注、內(nèi)容都可以導(dǎo)入到文檔里面,和線下的是一樣的。

最后一點(diǎn)是數(shù)據(jù)分析。大家認(rèn)為合同里的數(shù)據(jù)分析是最簡單的,我把數(shù)據(jù)拿到,拿個(gè)折線圖把結(jié)果呈現(xiàn)就行了。合同的難點(diǎn)不是呈現(xiàn)信息是什么,而是這個(gè)信息數(shù)據(jù)來自哪里。對于大家常見的合同里面的數(shù)量,數(shù)字的金額,我們在表單里面都填過了,在很多過程信息里面都有記錄了,當(dāng)然這些是最簡單也是最常見的分析。如果我們想分析合同的條款,在整個(gè)審核過程當(dāng)中接受到的信息,被拒絕的信息,它往往是藏在合同本身里面,通過AI的技術(shù)能夠?qū)贤谋具M(jìn)行細(xì)致的分析,才能達(dá)到之前不能分析到的維度。

下面是兩個(gè)具體的案例,一個(gè)是南方電網(wǎng),南方電網(wǎng)是我們非常重要的客戶,也是國資委直管的中央企業(yè),我們對他們的智能化系統(tǒng)升級(jí)的思路,南網(wǎng)有非常完整合同管理系統(tǒng)的建設(shè),我們給他們提供一些智能化模塊進(jìn)行智能化的升級(jí),像智能審查、智能匹配這些能力,這些智能化升級(jí)的功能對他們的效率提升非常明顯,基于基本的智能化能力能夠?qū)λ麄兊暮贤M(jìn)行全面分析。右邊是我們基于分析能力給他們呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)分析平臺(tái),幫助他們對于合同進(jìn)行更完整的分析和決策。

企業(yè)合規(guī)驅(qū)動(dòng)合同智能化升級(jí),解決“合同管理五大難”

這個(gè)是三一集團(tuán),也是制造業(yè)的頭部企業(yè),他們和南網(wǎng)不太一樣,他們是完整采購了整個(gè)智能審查平臺(tái)的解決方案,這個(gè)合同如果說沒有進(jìn)行修改,我們可以幫助它智能化審批通過。右邊是三一集團(tuán)的法務(wù)幫助我們站臺(tái),分享他們的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。

企業(yè)合規(guī)驅(qū)動(dòng)合同智能化升級(jí),解決“合同管理五大難”

最后是我們的感悟,大家對AI有關(guān)注是聽到高頻的詞匯,聊天機(jī)器人、自動(dòng)生產(chǎn)圖像應(yīng)用等等,這些是AI比較火的方向,正是因?yàn)榧夹g(shù)不斷推陳出新,拓展我們的想象力和想象邊界,讓我們關(guān)注到之前沒有關(guān)注到的問題,通過對合同智能化的探索,更明白智能化是企業(yè)發(fā)展和升級(jí)的方向。

這些是我們服務(wù)的一些企業(yè),以國央企為主,還有一些集團(tuán)企業(yè)、互聯(lián)網(wǎng)、制造業(yè)等行業(yè)客戶。大家如果對智能化感興趣可以和我們來交流。謝謝大家。

[免責(zé)聲明]

原文標(biāo)題: 企業(yè)合規(guī)驅(qū)動(dòng)合同智能化升級(jí),解決“合同管理五大難”

本文由作者原創(chuàng)發(fā)布于36氪企服點(diǎn)評;未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。

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