目前市場上，每年到了固定時節都會涌現出紛繁復雜的活動會議，而活動也是需要挑時間的。我們今天所討論的活動周期，實則就是指活動的時間與節奏。具體要點如下：

• 如何把握好不同規模活動會議時間的籌備？

• 大型活動應該提前多久開始籌備？

• 什么時候該做活動？

• 活動會議中有哪些關鍵的時間節點？

這些問題其實都是我們在舉辦活動會議中經常遇到的問題，很多時候，一場活動會議的失誤，往往是因為活動組織者對時間的把握沒有經驗，考慮不周，經常處于前期不知所措，后期手忙腳亂的狀況。

一、會議/活動項目時間節點確認

1.提案

在初步想法得到確定之后，應該將活動的主題進行簡單詮釋。需要注意的是，活動主題一定要鮮明，符合活動想要表達的思想、內容和風格，簡明而要有創意。并且將整個初步的活動想法向上級進行提出。

2.方案修改與確認

與上級探討公司需求以及用戶需求，平衡二者之間的關系，將方案進行反復修改與確認，直到完成最終方案稿。

方案定稿（各種可行性分析和確認）

——活動場地的確認

——時間確認

——設備、節目等資源的確認

——平面、視頻設計制作

——制作物料、禮品清單

——制作活動執行方案

——應急演練和預案

3.報價修改與確認

會議活動的整體方案確定后，開始進入預算清點與確認環節，包含場地租賃；舞臺、燈光、音響、背景板、簽到墻、指引等現場布展費用；以及演藝節目、禮儀小姐、攝影攝像、線下執行、各環節禮品或獎品等費用。核算好后將預算表與上級確定好，向財務匯報并進行審批。

4.合同簽訂

與客戶、服務商、廠商、贊助商等合作時，需要提前擬定好相關產品服務合同，與其溝通協調好后簽訂合同。

5.預付款

收到預付款后開始進入活動的籌備環節

6.籌備執行期

方案修改和完善以及前期的事宜準備好后，正式進入籌備執行階段，召集活動的工作人員召開前期會議，建立項目群組，進行活動全程交流，梳理活動節點，分配好各項工作，確定好各負責人，活動總負責人根據推進時間節點跟蹤完成情況和處理突發問題。多數情況下會涉及到活動會議場地的篩選、物料的準備、參與人員的邀約、活動效果的評估等工作。

7.宣傳期

宣傳期分為四大時期，分別為：預熱期、啟動期、發酵期和收尾期。

（1）活動會議正式宣傳前，先進行一個小的預熱，多拋一些懸念，例如來參加本次活動會議的嘉賓咖位是多少？活動是否有大獎，大獎大概多大等？

（2）活動會議正式發布時，一定要將活動的主題、參與方式、注意事項以及具體時間安排情況全部告知，防止后期出現參會者不明晰的狀況。

（3）在發酵期就是要將活動引至高潮，不斷引發話題，甚至可以搭配輔助的小活動來呼應整個活動主題，擴大影響力。

（4）收尾期，線下活動會議需要對撤場進行嚴格要求，對接好供應商、整理所有物料和文件，完善好后續的手續。線上的在活動收尾的過程也可以說是長尾宣傳維護期，例如發布一些關于活動文章與總結，可以將整個活動做一個小的復盤，讓參與者有一定的滿足感。

8.尾款

收復尾款，開具發票。

9.復盤總結

整場活動結束后，召集會議，總結活動過程中的出色表現和不足之處，給予正確的評判，為以后的活動開展提供經驗支持。

二、會議活動的時間選擇

會議活動時間的選擇，主要表現在兩個方面，一是根據歷史活動敲定活動時間，二是根據營銷熱點、節日、重大事件等進行挑選活動時間。可見，時間點對于活動而言，不僅是必需的，同時也是具有選擇性的。

這里的選擇性指的是，只有活動時間的選擇是合適的，才能讓活動達到甚至超出預定的目標。那么，怎么選擇最佳的活動時間呢？

1.節假日：給用戶一份貼心的體驗

在我國，基于風俗習慣或紀念要求，由國家法律統一規定的用以慶祝及度假的休息時間廣受人們的歡迎和喜愛，如傳統意義上的春節、清明節、端午節和中秋節，又有非傳統意義的元旦、勞動節和國慶節。在這些節日里，人們一般會有相應的活動和消費行為。而對企業舉辦活動會議來說，可以借助這些時間節點，進行與之相關的主題營銷，尤其是線下的活動更會爆滿。

而一些具有特殊含義的節日，如父親節、母親節、兒童節、情人節、圣誕節等，也是企業和商業舉辦活動會議的有利時節。

2.季節周期：推出用戶需要的產品

在人們的日常生活中，不同的季節適合不同的活動會議，從季節的階段性考慮，可分為兩種，具體如下：

（1）選擇季節初期或末期：對于用戶來說，季度初期會有慢慢的激情，末期也會因為KPI有了很明確的方向和目的，針對這樣的情況，有利于用戶做很好的時間安排于規劃，在此期間舉辦的活動會議也更容易讓人接受。而且企業和組織可以根據自身實力適當地做出讓利于優惠，更容易獲取現金流。

（2）選擇季節中期：可分為兩種情況來分析。一是電商類平臺，其推出的活動一般是促銷型；二是內容類平臺，會根據具體的季節相關主題，同時活動一般持續時間不會太長，從而有利于用戶的參與。如盱眙龍蝦節等。

3.紀念日：提升知名度和形象

市場營銷經理要籌辦活動會議，一般都會以時間由頭來進行，除了節日和季節變化外，還可以利用各種紀念日——這樣既可以完成活動營銷的目標，同時在一定程度上還可以提升自身品牌的知名度和形象。

而活動會議方式的選擇，既可以是沒有確定紀念日的周年慶，也可以是確定某一天為紀念日的周年慶活動。如蘇寧818紀念日活動；“世界讀書日活動”。

4.熱點事件：抓住機會提升點擊率

所謂“熱點”，即受社會群眾關注的信息，包括社會熱點、生活熱點、娛樂熱點和科技信息等，這些信息都可以作為活動會議開展的時間選擇節點。

如世界杯是人們一直比較關注的熱點事件，5G、人工智能、VR也是近年來大家較為關注的熱點，圍繞這些熱點或時間節點推出相關的活動會議是不錯的選擇。

5.品牌包裝節日：借勢大品牌日活動

市場營銷經理除了可以借助節假日、紀念日、季節變化和熱點來進行活動會議的籌辦外，也可以“自造熱點”，對品牌和產品進行包裝，創造一個新的屬于自己的包裝節日。如人們熟悉的“雙十一”，就是淘寶平臺炒出的一個節日，而且，隨著淘寶平臺在電商領域巨大的影響力，這一品牌包裝節日已經跨越平臺，成為眾多商家和消費者參與的節日。

企業可以借助這一思路，開展自己公司的“品牌紀念日”活動，如維多利亞的秘密這一時裝品牌，每年都會推出時裝秀。

三、按照時間周期劃分活動規模      

不同規模的活動需要注意的事項是不同的，我們不能根據網絡上一些大型活動的案例來硬套入自己的活動中，每一場活動都有自身的特色與主觀能動性，根據多年來活動會議舉辦的經驗，總結出以下幾點關于不同周期適合的會議活動規模，并提出相應的注意事項 。

1.為期較短的活動（一周的）

（1）形式：

線上舉辦的抽獎活動；線下小規模的沙龍活動

（2）規模：

線上3000-10000人參與；線下100人以內。

（3）需要注意：

·把控好上線時間

·檢測并留存好活動數據

2.為期比較久的活動（1-3個月的活動）

（1）形式：中大型線下活動

（2）規模：200-500人線下

（3）需要注意：

a.項目交集：

·會有多個專題/多個項目相互交集

·在策劃活動會議時，需要考慮各項目和小型活動之間的相關性

·依據各自活動會議的相關性設置好合理的推廣方式。

b.關鍵時間節點：

·活動規劃與設計完成的時間

·活動正式上線的時間

·其他會議活動舉辦過程中里程碑式的時間節點

c.負責人：

·明確好會議活動中每個環節的負責人

·落實/溝通好每個人的工作內容和工作目標

3.系列活動（月度/季度/年度新活動）

（1）形式：中大型線下活動；每年會在固定時期舉辦。

（2）規模：200-500人線下

（3）需要注意：除了以上大型活動需要注意的基礎點外，系列性活動更注重以下兩個方面

a. 活動創意

由于每一年都會舉辦，所以活動主題的選擇是需要特別注意的點，每一年的參會者會對主題有很大的期待，這也是溝通連接的重要節點，是一場活動能否持續性地成為品牌的關鍵。

b.活動人群

每一年都會舉辦的系列活動中的老客戶一定是最多的，如何將這些老客戶合理地利用，帶來更多的新客戶是需要重點設計的環節。

例如常見的會議有： 年會、每年的經銷商大會、會員日大會、專題會....