為數據尋求更安全的避風港

國際難民援助計劃發現，要幫助難民逃離極端組織的迫害并安全移居他國，需要世界各地的人眾志成城，齊心合作。該非營利組織設在紐約、貝魯特和安曼的團隊與數千名公益律師及法律系學生合作，為復雜案件中沒有律師代表的難民提供幫助。要收集必要的證據來幫助難民贏得安置官司并非易事。但除此之外，IRAP 還面臨一個挑戰：如何讓極少有機會面對面的這些法律專業人士有效協作。隨著該組織從耶魯大學法學院的一個小型學生團體成長為一個在 15 個國家/地區幫助難民重新安置的國際組織，對團隊成員來說通過電子郵件審核所有客戶信息和案件文件幾乎是不可能完成的任務。“我們花費大量的時間在收件箱中翻找案件文件，而且常常要在電子郵件會話中重復附加材料。”法務部副總監 Lara Finkbeiner 指出。Finkbeiner 說，更令人擔憂的是，來自沖突地區的客戶別無選擇，只能隨身攜帶印制的案件文件，如果被錯誤的人員發現，他們將面臨很大的風險。她說：“隨著我們的援助對象從伊拉克難民擴大到世界各地的難民，我們需要一個安全的解決方案來幫助我們擴張。”

啟用虛擬律師事務所

借助 Dropbox Business，IRAP 的 27 位內部員工現在可以通過與其網絡的無縫連接來開展業務，表現絲毫不遜于大型律師事務所。“從紐約收到我的共享文件夾后，我會向我的客戶收集證據，客戶可能在中非共和國、約旦，或是其他任何地方。”紐約大學法學院 IRAP 分部的成員 Zara D. 說，“我們在貝魯特的律師可以立即看到新的證據被添加到案件文件夾。”團隊成員在將文件從阿拉伯語翻譯成英語時會使用評論功能，確保推動案件所需的所有信息都集中在一個位置。“我們會在文件預覽的邊緣做一個基本的翻譯，而不是保存兩個單獨的版本，”Finkbeiner說。 即使是在網絡連接時斷時續的一些中東地區，IRAP 的團隊也能在 Dropbox Business 的幫助下保持密切聯系。客戶現在可以將敏感的文件拍成照片，而不需要隨身攜帶，方便案件團隊將所有證據安全保存在 Dropbox 中。“我們非常樂意將客戶的信息保存在 Dropbox Business 上，因為我們可以控制誰擁有訪問權限以及可以在多長時間內訪問，”Finkbeiner 說。該解決方案還讓貝魯特和安曼的工作人員在對沒有互聯網的客戶進行家訪時也能繼續工作。“我們可以在離線情況下將證據添加到正確的文件夾。“Finkbeiner 說，“回到辦公室后，Dropbox 的同步速度遠遠快于我們嘗試過的任何其他平臺。” 在紐約總部，Dropbox Business 讓 IRAP 能更輕松地管理其財務和人力資源工作。“將所有信息都保存在一個地方，對我們的日常運作非常有幫助。”發展總監 Kelly Blundin 指出，“隨著案件的變化，我們增加和解除的合作伙伴有很多，Dropbox Business 讓我們的工作輕松了許多，因為我們只需取消共享文件夾或移除某個帳戶即可。”