Dropbox與Monarch Investment的成功案例展示
取代過時的工具
作為一家房地產公司，Monarch Investment Group 盛情接待客戶，因能夠親自為投資者管理投資組合，并為租客維護建筑而自豪。因此，當 Monarch 發現內部工作流并不利于遍布 15 個州的 1,000 名員工彼此協作時，他們感到非常吃驚。分析師 Curtis Pottle 指出，資產經理經常四處奔波，無法訪問 Monarch 內部服務器上的關鍵文件，比如平面圖、法律合同以及再融資協議。“我們必須通過電子郵件將文件發送給資產經理，但他們經常回信問我們文件在哪里。”Pottle 說。電子郵件收件箱變得雜亂無章，以致于許多員工不得不隨身攜帶包含所需文件的厚厚的活頁夾。Monarch 還希望更有效地控制敏感信息，特別是當員工離職時。“我們需要確定員工離職時不會帶走一堆社會保險號。”Pottle 說。在評估多項解決方案后，Monarch 看中了 Dropbox Business 提供的一流安全機制和深受用戶喜愛的特質。“平臺簡單易懂，沒有讓我們看了就怕。”分析師 Analyst Greg Hidlay 說道。
“Dropbox Business 讓所有人都輕松了許多。資產經理可以更加專注于物業管理，而不必四處尋找文檔。我也不必發送那么多的電子郵件，從而節省大量的時間。”
優化的控件讓共享更便利
使用 Dropbox Business 后，Monarch 在共享文件夾里整理所有物業檔案（如經營協議和建筑規范）。通過 Dropbox，資產經理隨時都能使用手機訪問所需的 Excel 電子表格和 PDF 文件，更快評估交易或再融資方案。現在所有文件都在按客戶名稱和內容類型組織的統一文件夾層次結構中，資產管理員無需再通過電子郵件向總部索要所需的信息。“現在他們可以輕松找到所需文件，然后直接在移動應用中通過鏈接發送出去，輕松搞定。”Pottle 如是說。此解決方案讓管理員可以直接管理員工群組的權限，而不必分別為每個員工設置權限。“群組功能極其方便而有效。”Hidlay 說道，“當有人調至其他團隊時，只需將他們移入新群組，他們的文件夾訪問權限就會自動改變。”編輯和只讀功能可進一步對權限進行自定義，確保只有相應的人員才能更改文檔。 員工離職時，Monarch 不會為文件的去向而煩惱，因為有帳戶轉移和遠程清除等功能。“我們可以輕松地將離職員工的文件轉給替代者，還能確保他們無法從其他設備訪問公司資料。”Pottle 說。
“我們之前就已經在使用 Dropbox 個人帳戶，不過通過遷移到 Dropbox Business 所獲得的安全性是無價的。”
提升員工效率
Monarch 表示，Dropbox 不僅提升了資產管理員外出辦公時的效率，還為公司提供更嚴密的安全保障。“所有人都輕松了許多。”Pottle 說，“資產管理員可以更加專注于物業管理，而不必四處尋找文檔。”擴展版本歷史記錄功能也是大救星。“我們曾多次誤刪重要文檔。”Hidlay 說，“幸好只要點三下鼠標就可以還原一切。這讓我們在睡覺時都安穩許多。”Pottle 指出，總體而言，員工的效率都得到了提升。“Dropbox 就像是魔法一樣。”他表示，“員工自然而然地開始使用 Dropbox，然后推薦給同事。沒有人強迫他們使用，而這正是提升工作效率的最佳方式。”
