北京市建筑設計研究院有限公司（簡稱BIAD），是與共和國同齡的大型國有獨資建筑設計企業，擁有員工四千余人，是典型的知識密集型企業，隨著業務規模的擴大，每年的差旅支出高達幾千萬元。
 

BIAD擁有下屬設計部門50余個，分公司及下屬企業近20家，集中化財務管理難度大。受體制內嚴格管控，BIAD在費用支出方面受到限制頗多，傳統的"事后管理"模式給企業帶來諸多問題。例如，設計師商務考察時臨時改變行程，無奈購買頭等艙，但事后因超標而受到上級審計追責。另一方面，按照財務制度，員工通過傳統方式在領導和財務人員之間反復溝通確認，造成大量時間和人力資源浪費。
 

如何實現員工與領導、財務人員的溝通順暢和信息共享？怎樣有效管理員工的差旅行為？BIAD試圖尋找經濟、好用的管理和費控工具，最終被紅橘費用管理系統所吸引。
 

企業全程費控，保證每一筆費用合規透明

紅橘費用管理系統顛覆傳統的"事后管理"模式，將采購制度嵌入到預算中，確保事前、事中、事后全方位管控。通過與BIAD財務NC系統無縫對接，自動讀取、實時更新財務數據，預算使用達到預設額度時系統預警提醒。
 

采購制度是規范員工行為的重要依據，紅橘將差旅政策植入系統，例如，BIAD規定員工在預訂火車票時只能選擇一等或二等坐席，機票只能預訂經濟艙，如違反相關規定，系統會限制預訂行為；規定機票價格不得高于當日平均票價50%，如遇特殊原因購買高價票，需直屬領導審批。

整合產業資源，讓客戶享受最大優惠

紅橘費用管理系統不僅集成多家票務服務商，還直連航司，為BIAD提供多種比價通道，通過自行比價，員工可選擇滿足個人偏好、經濟實惠、符合公司制度的方案。紅橘連同BIAD與航司議價，力爭讓BIAD享受最大優惠。未來，紅橘科技將擴大生態平臺半徑，打通辦公用品、會務、用車等多個產業，引入更多優質的供應商，滿足企業日常采購的需求，打造一站式智慧平臺。

移動端應用，員工滿意度提升

通過紅橘費用管理系統，BIAD實現移動端差旅申請、機票、酒店、火車票等票務預訂和費用報銷審批。不受時間和空間的限制，高效靈活，最大程度滿足用戶的需求；領導隨時了解下屬的申請和出差安排，減輕審批和財務人員的工作壓力，提升工作效率。

2016年年初， 項目一期正式上線，針對職能部門、第一設計院、2A2設計所等幾百名員工；已成功完成與NC系統對接，差旅報銷單據轉入NC系統后直接生成財務憑證，方便對賬和員工使用，2016年3-4月將完成產品的全員應用。
 

BIAD辦公室主任丁明達談到："將預算和差旅規則植入系統，員工可以摒棄厚厚的差旅手冊，現在只要在系統中能訂上票，就能確保是遵照差旅制度，為報銷掃清障礙。同時，通過手機來申請、預訂和報銷，靈活便捷，大幅提升工作效率。我們相信，經過一段時間的應用，公司的差旅費用會有一定幅度的降低，讓我們拭目以待。"