采用自動化財務文檔處理，提高準確性和生產力

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挑戰

采用自動化財務文檔處理
來提高準確性和生產力

解決方案

ABBYY FlexiCapture

結果

新的自動文檔處理系統
使生產力提高了 33%

凱捷中國商務服務是一家專注于金融服務行業的坐落在中國廣東省佛山市南海區的業務流程外包 (BPO) 中心。該公司一直致力于幫助客戶通過基于分析的業務流程外包讓他們可以敏捷迅速的對業務做出響應。凱捷中國商務服務是凱捷集團的一部分，凱捷集團是全球最重要的咨詢、技術和外包服務提供商之一。

挑戰

凱捷中國商務服務為客戶每天處理約2,000份財務文件。該文檔包括英語、繁體和簡體中文的購買到付款發票，采購訂單和收據。在收到文件的硬拷貝后，應付賬款團隊在ERP系統中手動輸入來自紙張的特定數。

據，如采購單號、發票編號、發票日期、發票編號和發票金額，以便進一步分析。使用此類文件處理方案，凱捷中國商務服務面臨著一個關鍵業務的挑戰。 BPO 中心必須解決昂貴的紙質文件存儲，以便在發生爭議或錯誤時找到特定的財務文件。但是，這需要花費很多時間在物理存檔中找到所需的一份文件。此外，由于發票處理缺乏透明度，導致在管理和業務分析上效率低下。加之由于人為因素，勞動密集型手工工作導致的準確性問題，為了提高工作流程效率并為客戶創造新的經濟利益，改變工作流程的需求變得至關重要。

解決方案

為了實現重要的業務目標，凱捷中國商業服務公司決定實現財務文件處理的自動化。在尋找合適的軟件時，他們聯系了ABBYY 合作伙伴—— WCL Solution Limited。

他們為該項目選擇的產品是ABBYY FlexiCapture—— 一個可擴展的文檔捕獲平臺，具有高精度的亞洲語言識別能力。該解決方案包括一個通用模板，可幫助凱捷中國處理許多不同類型的發票。此外，因為BPO 中心要必須要處理眾多特定類型的發票，另一個好處是可以為更多的發票創建自定義模板，來提高識別的準確性。

如今，文件處理看起來完全不同。在紙質發票被分類并用條形碼標記后，它們進入自動化工作流程系統。從這一刻開始，用戶便可以跟蹤它們的狀態。在第一階段，掃描財務文檔，并通過Hot Folder將文檔圖像定向到ABBYY FlexiCapture。 Hot Folder被用于根據系統負載來調度批處理。在識別和數據提取步驟之后，系統根據預定義的一組規則自動執行驗證。用戶還可以在檢查站驗證提取數據的正確性。最后，結果會自動導出到CSV文件以供進一步使用。