挑戰(zhàn)

采用自動(dòng)化財(cái)務(wù)文檔處理
來(lái)提高 準(zhǔn)確性和生產(chǎn)力

解決方案

ABBYY FlexiCapture

結(jié)果

新的自動(dòng)文檔處理系統(tǒng)
使生產(chǎn)力提高了 33%

凱捷中國(guó)商務(wù)服務(wù)是一家專(zhuān)注于金融服務(wù)行業(yè)的坐落在中國(guó)廣東省佛山市南海區(qū)的業(yè)務(wù)流程外包 (BPO) 中心。該公司一直致力于幫助客戶通過(guò)基于分析的業(yè)務(wù)流程外包讓他們可以敏捷迅速的對(duì)業(yè)務(wù)做出響應(yīng)。凱捷中國(guó)商務(wù)服務(wù)是凱捷集團(tuán)的一部分，凱捷集團(tuán)是全球最重要的咨詢、技術(shù)和外包服務(wù)提供商之一。

挑戰(zhàn)

凱捷中國(guó)商務(wù)服務(wù)為客戶每天處理約2,000份財(cái)務(wù)文件。 該文檔包括英語(yǔ)、繁體和簡(jiǎn)體中文的購(gòu)買(mǎi)到付款發(fā)票，采購(gòu)訂單和收據(jù)。 在收到文件的硬拷貝后，應(yīng)付賬款團(tuán)隊(duì)在ERP系統(tǒng)中手動(dòng)輸入來(lái)自紙張的特定數(shù)。

據(jù)，如采購(gòu)單號(hào)、發(fā)票編號(hào)、發(fā)票日期、發(fā)票編號(hào)和發(fā)票金額，以便進(jìn)一步分析。 使用此類(lèi)文件處理方案，凱捷中國(guó)商務(wù)服務(wù)面臨著一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)的挑戰(zhàn)。 BPO 中心必須解決昂貴的紙質(zhì)文件存儲(chǔ)，以便在發(fā)生爭(zhēng)議或錯(cuò)誤時(shí)找到特定的財(cái)務(wù)文件。但是，這需要花費(fèi)很多時(shí)間在物理存檔中找到所需的一份文件。此外，由于發(fā)票處理缺乏透明度，導(dǎo)致在管理和業(yè)務(wù)分析上效率低下。加之由于人為因素，勞動(dòng)密集型手工工作導(dǎo)致的準(zhǔn)確性問(wèn)題，為了提高工作流程效率并為客戶創(chuàng)造新的經(jīng)濟(jì)利益，改變工作流程的需求變得至關(guān)重要。

解決方案

為了實(shí)現(xiàn)重要的業(yè)務(wù)目標(biāo)，凱捷中國(guó)商業(yè)服務(wù)公司決定實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)文件處理的自動(dòng)化。在尋找合適的軟件時(shí)，他們聯(lián)系了ABBYY 合作伙伴—— WCL Solution Limited。

他們?yōu)樵擁?xiàng)目選擇的產(chǎn)品是ABBYY FlexiCapture—— 一個(gè)可擴(kuò)展的文檔捕獲平臺(tái)，具有高精度的亞洲語(yǔ)言識(shí)別能力。 該解決方案包括一個(gè)通用模板，可幫助凱捷中國(guó)處理許多不同類(lèi)型的發(fā)票。此外，因?yàn)锽PO 中心要必須要處理眾多特定類(lèi)型的發(fā)票，另一個(gè)好處是可以為更多的發(fā)票創(chuàng)建自定義模板，來(lái)提高識(shí)別的準(zhǔn)確性。

如今，文件處理看起來(lái)完全不同。 在紙質(zhì)發(fā)票被分類(lèi)并用條形碼標(biāo)記后，它們進(jìn)入自動(dòng)化工作流程系統(tǒng)。 從這一刻開(kāi)始，用戶便可以跟蹤它們的狀態(tài)。 在第一階段，掃描財(cái)務(wù)文檔，并通過(guò)Hot Folder將文檔圖像定向到ABBYY FlexiCapture。 Hot Folder被用于根據(jù)系統(tǒng)負(fù)載來(lái)調(diào)度批處理。 在識(shí)別和數(shù)據(jù)提取步驟之后，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)定義的一組規(guī)則自動(dòng)執(zhí)行驗(yàn)證。 用戶還可以在檢查站驗(yàn)證提取數(shù)據(jù)的正確性。 最后，結(jié)果會(huì)自動(dòng)導(dǎo)出到CSV文件以供進(jìn)一步使用。

結(jié)果

部署三個(gè)月后，凱捷中國(guó)商務(wù)服務(wù)部門(mén)將發(fā)票處理自動(dòng)化了83％。在識(shí)別準(zhǔn)確性方面，新系統(tǒng)顯示出優(yōu)異的結(jié)果。 在過(guò)去的6個(gè)月中，客戶在打印發(fā)票上的準(zhǔn)確率為95％，在手寫(xiě)發(fā)票上的準(zhǔn)確率為83％。從業(yè)務(wù)角度來(lái)看，該公司已經(jīng)獲得了額外33％ 的生產(chǎn)力。

“作為第一個(gè)在凱捷集團(tuán)實(shí)施ABBYY OCR的單位，我們已經(jīng)成功克服了亞洲語(yǔ)言識(shí)別的困難。 通過(guò)創(chuàng)建自動(dòng)化的端到端發(fā)票處理系統(tǒng)，我們最終擺脫了手動(dòng)數(shù)據(jù)輸入，將我們的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字和無(wú)紙化環(huán)境。 新系統(tǒng)不僅提高了效率，而且還降低了客戶的成本“。

高級(jí)參與經(jīng)理Violet Liu, 凱捷中國(guó)商務(wù)服務(wù)