威派格屬于“強(qiáng)枝弱干”型企業(yè)，總部人員精簡，各業(yè)務(wù)大區(qū)人員配置較多，側(cè)重營銷的模式也影響了威派格的財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)。以滿足業(yè)務(wù)發(fā)展管理訴求為核心目標(biāo)，賦能一線業(yè)務(wù)端的財(cái)務(wù)BP占到了50%左右，BP端與負(fù)責(zé)賬務(wù)處理的財(cái)務(wù)共享端以及負(fù)責(zé)預(yù)算分析、財(cái)務(wù)內(nèi)控、稅務(wù)、資金管理等的專業(yè)財(cái)務(wù)形成了威派格的“財(cái)務(wù)三支柱”。

如何服務(wù)好“客戶”？報(bào)銷作為一項(xiàng)鏈接人員廣泛的業(yè)務(wù)，威派格財(cái)務(wù)部門首先入手的就是提升報(bào)銷體驗(yàn)，解決效率問題。

01 以客戶為中心——威派格費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的進(jìn)化史

最初，威派格基于OA系統(tǒng)自行開發(fā)了一套費(fèi)控系統(tǒng)，但系統(tǒng)的靈活性、便捷性不足，使用體驗(yàn)不盡人意，因此在2021年年底引入了一個差旅服務(wù)平臺。雖然解決了部分差旅報(bào)銷問題，但不能解決其他費(fèi)用的報(bào)銷問題，而這部分費(fèi)用報(bào)銷數(shù)量不少且金額較大，比如說商務(wù)活動的墊付款。

作為集團(tuán)型企業(yè)，此時的威派格已經(jīng)部分開展了財(cái)務(wù)共享工作，報(bào)銷開始做集中化管理，各大業(yè)務(wù)區(qū)需要將發(fā)票郵寄至總部進(jìn)行處理，這對報(bào)銷的時效性產(chǎn)生了較大的影響，通常需要1周甚至更長的時間，如果遇到大型的商務(wù)活動，業(yè)務(wù)人員墊資壓力巨大。

而對于后端財(cái)務(wù)審核人員來說，對于報(bào)銷單的審核，包括電子發(fā)票的重復(fù)報(bào)銷、發(fā)票連號等風(fēng)險點(diǎn)全靠財(cái)務(wù)人員一單單人工審核，單據(jù)量大，工作機(jī)械重復(fù)，人效十分低下。

從企業(yè)成本角度來看，報(bào)銷耗費(fèi)的成本也不低。

因此，威派格對費(fèi)控系統(tǒng)進(jìn)行了重新審視，選擇更換。

02 替換報(bào)銷系統(tǒng)，威派格有哪些考量？

• 開放的生態(tài)合作，與差旅服務(wù)平臺實(shí)現(xiàn)對接

• OCR整體解決方案突出，解決低附加值的工作量，大幅優(yōu)化報(bào)銷體驗(yàn)

• 契合企業(yè)未來發(fā)展，為未來布局與建設(shè)提供解決方案，與威派格共成長

• 專業(yè)的服務(wù)能力，為威派格財(cái)務(wù)管理體系優(yōu)化起到標(biāo)桿和啟智的作用

1）開放的生態(tài)合作，與差旅服務(wù)平臺實(shí)現(xiàn)對接

在選擇新的報(bào)銷平臺時，威派格的首要訴求就是不要“二選一”，即不摒棄已經(jīng)上線使用的差旅服務(wù)平臺的同時解決其他的所有報(bào)銷需求，因此希望報(bào)銷系統(tǒng)能夠提供開放接口實(shí)現(xiàn)平臺對接。在威派格考察選型過程中，一些費(fèi)控廠商不愿提供開放接口或高昂的接口費(fèi)用讓人望而卻步，而每刻一直開放的生態(tài)合作理念與威派格的訴求不謀而合，讓威派格無需做這道選擇題。

2）OCR整體解決方案突出，解決低附加值的工作量，大幅優(yōu)化報(bào)銷體驗(yàn)

想要解決業(yè)務(wù)端的使用體驗(yàn)以及財(cái)務(wù)共享端低附加值的工作量，威派格非常看重費(fèi)控平臺OCR能力來滿足信息的自動抽取，來提升業(yè)務(wù)端報(bào)銷以及財(cái)務(wù)端審核的效率。

3）契合企業(yè)未來發(fā)展，為未來布局與建設(shè)提供解決方案，與威派格共成長

考慮到未來的發(fā)展建設(shè)，威派格需要一些長遠(yuǎn)考慮的解決方案，為未來上線的功能留足空間，比如說一些對公業(yè)務(wù)，未來電子檔案的整體布局和集成，甚至是合同管理等方面，每刻都給出了可行性建議，以求做好整體規(guī)劃，分步實(shí)施，進(jìn)行持續(xù)性的優(yōu)化。

4）專業(yè)的服務(wù)能力，為威派格財(cái)務(wù)管理體系優(yōu)化起到標(biāo)桿和啟智的作用

威派格認(rèn)為，系統(tǒng)實(shí)施過程中，顧問這個角色是非常重要的，能夠起到標(biāo)桿和啟智的作用。標(biāo)桿，需要顧問能夠?yàn)槠髽I(yè)管理流程和邏輯給出更好的建議或解決方案，能夠說服客戶有更好的方案去解決；啟智，意味著啟發(fā)智慧，希望顧問能夠引導(dǎo)著客戶去向標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的管理方向去思考。

03 威派格財(cái)務(wù)數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)——數(shù)字化的背后是管理優(yōu)化和流程再造

陳總在談到財(cái)務(wù)數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)時，他認(rèn)為系統(tǒng)的背后是管理和流程，是一個組織管理優(yōu)化和流程再造的一個過程。如果不去對企業(yè)管理流程做梳理和重構(gòu)，一味地要求系統(tǒng)客制化，雖然現(xiàn)階段看起來似乎滿足管理需求，但是最后無論是隨著系統(tǒng)升級，還是隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，它最終還是無法滿足企業(yè)管理的訴求。

本著這樣的核心理念，陳總基于自己的財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出了三個階段：說得清、管得住和幫得上。

說得清

這一階段，由于企業(yè)前期各個業(yè)務(wù)部門信息化程度不同，管理的精細(xì)化程度不夠，導(dǎo)致數(shù)據(jù)處于一個混沌期。因此，讓各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的邏輯互通，數(shù)據(jù)來源可追溯， 確保數(shù)據(jù)說得清，解決主數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的問題是核心。

管得住

在數(shù)據(jù)說得清的情況下，這個階段企業(yè)再去上一些比較強(qiáng)的具有約束性、管控性的系統(tǒng)，進(jìn)行更多的風(fēng)險管控，更精細(xì)化地解決問題。

幫得上

到這個階段企業(yè)才應(yīng)該考慮數(shù)據(jù)可視化，或者多維度決策支持的問題。因?yàn)橹挥欣砬逅袛?shù)據(jù)的來龍去脈，真正反映業(yè)務(wù)，基于這個基礎(chǔ)才能談未來，去做業(yè)務(wù)決策支持方面的工作。